對新時期“增值型”辦公室建設(shè)的幾點思考

楊寶蓮

【摘要】本文結(jié)合工作實際，從創(chuàng)新工作方法、建立工作規(guī)范、抓好政策研究、做好牽頭抓總、提升能力水平等幾個方面進行了闡述，提出了新時期“增值型”辦公室建設(shè)的措施和建議。

【關(guān)鍵詞】辦公室工作；增值型

企業(yè)辦公室是單位管理的重要樞紐，是機關(guān)的指揮中心、參謀中心、協(xié)調(diào)中心和服務(wù)中心。在新形勢下，辦公室工作要不斷創(chuàng)新，不斷提高工作成效，跟得上時代潮流，努力建設(shè)“增值型”辦公室，以高效履職為企業(yè)健康發(fā)展作出貢獻。

一、緊跟發(fā)展需求，積極創(chuàng)新工作方法

在新時代、新時期，要想做好辦公室工作，首先要“高站位、寬視野”，及時關(guān)注新時代賦予的新形勢，深刻認識企業(yè)快速發(fā)展面臨的內(nèi)外部環(huán)境，要錘煉戰(zhàn)略眼光、培養(yǎng)創(chuàng)新思維。各項業(yè)務(wù)工作要主動對標，勇于學(xué)習(xí)和借鑒先進管理理念，打破傳統(tǒng)職能型管理模式，不斷提高工作效率。在辦公室內(nèi)部要落實崗位責(zé)任制，不但要完成日常工作，更要思考如何通過創(chuàng)新自己的工作為單位發(fā)展“增值”。積極創(chuàng)造創(chuàng)新管理氛圍，定期召開創(chuàng)新管理專題例會，管理人員結(jié)合自己崗位做典型發(fā)言，相互賦能，找到改進工作方法的切入點。有針對性地開展“增值型”部門建設(shè)，將辦公室各項業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)起來、結(jié)合起來，實現(xiàn)“分管協(xié)調(diào)”和“具體負責(zé)”有機統(tǒng)一，互為抓手，共同創(chuàng)效，充分發(fā)揮辦公室合力，凸顯辦公室在推動企業(yè)發(fā)展中不可替代的重要作用。

二、建立工作規(guī)范，不斷提升工作質(zhì)量

“基礎(chǔ)不牢，地動山搖”，基礎(chǔ)管理工作的重要性不容置疑。結(jié)合在辦公室的工作感受，筆者從兩個方面提出自己的看法：一是辦公室人員，特別是辦公室領(lǐng)導(dǎo)要推動建立多維度工作規(guī)范體系，規(guī)范崗位職責(zé)標準、明確目標要求。一個單位的發(fā)展需要厚積薄發(fā)，經(jīng)驗的積累是管理創(chuàng)新的前提和基礎(chǔ)，是企業(yè)核心競爭力的體現(xiàn)。“做了”和“做好了”是完全不同的概念，要想使辦公室工作起到“增值”作用，需要逐步量化、細化和提高工作標準。要把系統(tǒng)地制定崗位工作規(guī)范當成一件極為重要的大事來抓，一個人積多年的經(jīng)驗和心血沉淀成一本標準和規(guī)范，本身就是一項值得尊敬和獎勵的行為，必須從精神和物質(zhì)上給予肯定。二是持之以恒開展年度重點基礎(chǔ)管理工作，以問題為導(dǎo)向，深入查找目前業(yè)務(wù)工作中的管理短板，制定年度重點基礎(chǔ)管理工作計劃。在工作推進過程中運用PDCA管理方法，做好過程協(xié)調(diào)、階段檢查，通過認真組織、嚴格計劃、過程監(jiān)督，完善規(guī)章、總結(jié)評估、考核獎懲等工作，確保基礎(chǔ)管理工作取得實實在在的進展，業(yè)務(wù)工作每年都能上新臺階，不斷提升單位基礎(chǔ)管理水平。

三、抓好政策研究，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策

在新時期、新形勢下，辦公室要站在單位“轉(zhuǎn)型升級，二次創(chuàng)業(yè)”工作大局的高度思考和研究問題，主動作為，做好參謀助手。及時編制政策學(xué)習(xí)手冊。將國家和上級單位最新戰(zhàn)略舉措、產(chǎn)業(yè)政策、重大部署分類匯編成冊，提供各級領(lǐng)導(dǎo)和員工學(xué)習(xí)，推動全員轉(zhuǎn)變思維、革新觀念，增強辦公室服務(wù)發(fā)展、推動發(fā)展的能力。逐步建立政策研究體系。統(tǒng)籌政策研究力量，促進辦公室與機關(guān)各業(yè)務(wù)部門之間政策研究成果共享，針對轉(zhuǎn)型升級發(fā)展過程中關(guān)聯(lián)程度高、影響程度大的政策，如事業(yè)單位分類改革、軍民融合快速發(fā)展等重要政策，以政務(wù)信息的形式進行專項解讀。同時，加大對重大政策的宣傳工作，將新出臺政策和部署傳遞到各管理層級，使各級干部職工能及時了解單位戰(zhàn)略部署和發(fā)展動態(tài)。把握并做好重要政策的落實。目前國家將深化國有企業(yè)改革、推進事業(yè)單位分類改革，這將對現(xiàn)有管理模式帶來很大沖擊。在大原則框架下，辦公室要在工作細節(jié)上深入思考、深入研究，真正掌握相關(guān)政策，主動提出科學(xué)的、能夠解決瓶頸問題的建議供單位領(lǐng)導(dǎo)決策。

四、做好牽頭抓總，促進重大決策落實

辦公室處在溝通上下、聯(lián)系各方的樞紐位置，也是重大決策部署督促落實的抓總部門。大家都知道，只是自己干的工作好掌握，需要協(xié)調(diào)別的部門共同完成的工作有難度。而辦公室的很多工作都需要各部門配合，通過多年的經(jīng)驗，深刻體會到牽頭抓總需要站位高、大局觀強，以單位利益和工作開展順暢為第一要素，同時要堅持原則，唯我獨尊或是不承擔(dān)責(zé)任都不可能帶動別的部門大刀闊斧推進工作。另外，重大決策部署的落實需要辦公室真正發(fā)揮督查督辦作用：一是要抓好重點工作的持續(xù)督辦，拉條掛賬，定期檢查，確保“件件有回音，事事有落實”。二是抓好日常工作的隨時督辦，對上級領(lǐng)導(dǎo)在日常調(diào)研和現(xiàn)場辦公部署的重點工作，做好貫徹落實，形成工作程序，壓實責(zé)任出實效，推進決策部署落地生根、開花結(jié)果。

五、抓好兩個建設(shè)，提高人員能力水平

“打鐵還需自身硬”，辦公室工作要想真正起到“增值”作用，必須提高綜合實力。要重點抓好兩方面建設(shè)：一是抓好業(yè)務(wù)建設(shè)，充分發(fā)揮部門例會作用，從細從實做好崗位培訓(xùn)，大到優(yōu)化工作流程、小到一個通知的起草，要全面具體，使業(yè)務(wù)培訓(xùn)成為管理創(chuàng)新的推手。二是要抓好隊伍建設(shè)，從提高思想認識、明確職業(yè)規(guī)劃入手，打造一支充滿工作熱情，有一定管理技能，“想干事、能干事”的辦公室人員隊伍。“增值型”辦公室人員需要具備三項基本素質(zhì)：一是認識問題和處理問題的能力，認識問題的能力決定于作風(fēng)，也反映了功底和水平；處理問題的能力，取決于知識和經(jīng)驗的積累，取決于思想方法。二是較強的思考力、表達力和執(zhí)行力，要具備不斷思考改進工作的良好素質(zhì)，口頭表達要能說清楚，不失當、不越界，還有應(yīng)變能力和快速反應(yīng)能力；書面表達除了掌握公文寫作要求的格式規(guī)范外，還要能抓住要點、言簡意賅、表達通順、邏輯清楚。三是過硬的作風(fēng)素養(yǎng)，要有責(zé)任意識，認真負責(zé)；要有大局意識、態(tài)度積極；要系統(tǒng)嚴謹，全面而不片面，對待工作要做到馬上就辦，有聲有色有力度，對重點工作抓住不放，負責(zé)到底，辦出結(jié)果。