關于學校檔案管理的幾點思考

黨霞

【摘要】筆者所在的高中校辦學規模不斷擴大，教育質量不斷提高，但檔案管理工作卻比較薄弱。本文就改進檔案管理工作現狀的對策進行了探討，希望能提高學校檔案的管理水平。

【關鍵詞】學校；檔案管理；工作現狀；對策

學校檔案工作匯集和整理了學校多年來的知識和成果，記錄了學校的發展和歷史，是學校從無到有、從小到大的歷史記錄。隨著學校一年又一年的發展進步，學校檔案工作也需做好年度的收集、整理和歸檔工作，從而為學校階段性的回顧總結和展望部署做好信息資源保證。筆者所在學校為一所高中校，檔案工作基本屬于邊緣工作，不被領導和學校重視，但檔案工作的重要性不言而喻，它是領導正確決策、研究工作、編書修志、處理重大問題的依據，完善學校的檔案工作，筆者建議需從以下幾點著手去做。

一、校長重視，全體參與

檔案工作作為學校工作的一部分，校領導也應給予一定的關注。在做學校年度工作計劃時，建議校領導把檔案工作列入其中，在開學的行政會議上，將檔案的收集匯聚工作的要求，傳達到學校各個環節部門，規定各部門做好本部門檔案的收集、整理工作，并配合檔案室做好年度全校檔案的整理和歸檔工作。在學校的教職工大會上對每位教職工進行檔案意識的培訓，增強職工的檔案管理意識，讓他們都能支持和參與學校的檔案工作。

二、健全機構，落實責任

檔案工作若想實現規范化管理，必須建立完善的檔案管理工作制度。應當建立的制度有《檔案工作人員崗位責任制》

《工作保密制度》《檔案歸檔制度》《查（借）閱檔案制度》等制度。檔案管理制度完善了，才能保證檔案管理人員在工作中有章可循，真正實現檔案資源進出及時，資源共享。另外，學校在制定檔案工作的規章制度時，要明確責任，使學校各處室在日常工作中重視本部門檔案的收集、整理等工作，組織上充分保證，是檔案工作順利開展的必要條件。其次，建議學校建立檔案管理工作領導小組，由校領導任組長，各處室負責人為成員，然后辦公室牽頭負責具體工作。另外，一定要配備一名專職或兼職檔案管理員，人員安排到位是檔案工作順利開展的有力保證。

三、收集歸檔，查漏補缺

收集、歸檔工作是檔案工作人員的基本工作，只有將收集、歸檔工作及時做好，才能確保檔案材料齊全、完整。文件、基建、會計等重要檔案要及時歸檔；不重要的文件、資料也要定期收集、歸檔。工作不能等、不能拖，一定要有時有序地展開。檔案工作有計劃，有總結，有過程資料，同時根據學校檔案員的建議，適時完善，定期分類歸檔。

檔案工作除了要做好收集整理外，還要及時查漏補缺。對于學校缺失的重要文件，一定要及時到上級部門查找復印，補充完善豐富檔案資源。

檔案工作是一項積累性工作，在日常工作中，管理人員不能坐在檔案室里等著收集資料，一定要做到勤問，始終保持工作中的主動性。平時一定要注意學校重大活動的開展情況，然后深入科室進行聯系，及時、主動地收集活動的檔案信息資料，充分挖掘、收集學校活動的重要檔案資源，從而使學校檔案資料內容充實豐富。

四、強化業務，提高能力

檔案管理工作人員需要定期參加學習培訓，學習檔案資料收集整理等工作新的要求和方法，學習檔案專業知識理論，不斷提高業務能力。同時，應該向經驗豐富的兄弟單位取經，汲取他們的工作經驗和方法。再次，有機會的話，學校應該組織或者邀請檔案局的專家到校指導，直接面對面地學習專業的理論和操作，提高檔案工作人員的工作效率和能力。

五、合理運用現在信息，提高工作效率

網絡信息化時代的到來，對檔案工作提出了更高的要求，具體包括技術上有電子化收集整理的要求，內容上有豐富完善的要求。檔案工作信息化、電子化是新時期檔案事業發展的重要方向。

學校檔案也要與時俱進，應該從手工操作走向現代化管理，積極推進檔案文檔的現代查詢功能，檔案利用者查詢起來將更便捷。使學校檔案室不僅成為一個管理部門，更是一個信息提供中心。

六、提供檔案的開發利用工作

檔案工作從根本上講是一項服務工作，檔案工作人員要為學校師生提供完整、完善的檔案查詢服務，態度上也要熱情周到。同時要積極配合學校的整體工作，開發學校檔案的教育功能，為學校各種展覽、展出、慶祝等活動提供優質完善的檔案資料。從收藏到有效利用，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。

我校的檔案工作開展多年，工作一直有條不紊地展開著，現存的問題有：硬件設施不齊備，電子檔案和影像檔案相對較少等。以后的工作中，我們一定要虛心學習，借鑒兄弟學校和上級領導部門的先進經驗，從而不斷提高檔案工作管理水平。

【參考文獻】

[1]普瓊.分析中學檔案管理工作現狀與對策研究[J].辦公室業務，2017（4）：125.

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