借鑒臺灣檔案數位典藏做法促進檔案信息共享建設

潘秀明

【摘要】臺灣檔案的數位典藏項目已實施近15年，重點檔案基本全部數字化（數位化），本文通過對臺灣高校數位典藏做法進行分析，促進福建高校建設的發展。

【關鍵詞】臺灣檔案；數位典藏；福建高校

數位典藏（digital archive）指的是以數位方式處理（拍攝、全文輸入、掃描等），并加上元數據（Metadata）的描述，以數位檔案的形式儲存。臺灣檔案的數位典藏，是檔案信息的數據化處理和收藏。該項目已實施近15年，重點檔案已經基本全部數字化（數位化）。具有起步早、層次高、成效大的特點，基本形成了網絡利用、高效便捷、資源共享的良好態勢。數字化成果降低了利用者獲取資料的門檻，不僅使利用者可以在短時間內獲得大量的數據資料，還可以整合不同領域的數據，進行跨時間和地域的研究。隨著大數據時代的來臨，臺灣的檔案同行們更加注重數據的“加值”開發。即在數字化階段，為數據做好更多的注解，為今后的深度開發做好準備。

一、臺灣檔案信息資源建設

（一）注重地方歷史檔案資源的收集。臺灣檔案大致分為兩大類，一是機構團體的檔案，這是由公私機構團體所產生或接受的原始記錄，如函、令、報告書等，這類由各行政機關或事業單位形成的檔案，保存在檔案形成單位，主要為它們本機關行政工作服務，不對外開放；另一個是個人文書集藏和家族民間文書，這個由個人所產生或保存的第一手資料，日記、照片、文稿、畫作等，或為維系家族宗親生活與財產證明所留下來的一手記錄，含地契、圖畫、族譜、傳統商業書信等，這類檔案保存在歷史研究單位或文物保管單位的檔案，一般除涉及個人隱私部分，均對社會各界開放。如宜蘭縣史館和蘭陽博物館都十分關注地方檔案歷史文化的保護與傳承。做法上，一是每隔一個階段都要對宜蘭縣政府檔案科擬銷毀的檔案中選取與宜蘭縣地方歷史有關材料，接收進館保存。二是通過展覽，讓民眾了解檔案館，增強參觀者對檔案典藏單位的信任，讓參觀者自覺提供捐贈線索，擴大史料收集范圍。三是把地方耆老請到館內，口述宜蘭歷史形成口述檔案，征集他們手中的歷史物件、檔案，以此來豐富館藏。從展覽效果來看，正因為藏品都來自民間，如老地契、老照片、老證件等，展示的是民眾熟悉的物件，講述的是民眾身邊的故事，大家喜聞樂見。臺灣同行的這些做法，都是為了地方歷史文化的保護與傳承。

（二）注重“講好一個故事”的展覽形式。臺灣同行舉辦展覽的做法和理念同樣值得借鑒。理念上，宜蘭縣史館、蘭陽博物館和東華大學都不約而同地提出要“講好一個故事”，這就要求一是要合理規劃展覽的位置和流線，方便民眾參觀。二是要合理規劃展覽內容，使之成為一個相互銜接的“故事”。做法上，一是合理規劃主題。在檔案展示的主題確定前，多深入學校、村、社區調查研究，多與學校老師、村、社區熱愛社會工作的資深人士溝通交流，征求檔案展示主題意向，使展覽更貼近群眾。三是展覽采用開放式。參觀者不需預約，只要在正常工作時間內可隨時參觀，還為展覽設計了豐富多彩的紀念印戳，參觀者可以蓋章留念，增加了參觀者的親近感、參與感。四是展覽內容注重互動性，布展多采用聲像檔案，將一些珍貴的聲像檔案轉換為數字視頻供觀眾實時觀看，特別注重利用各種高新技術與青少年展開互動，如3D建模等技術的運用，布展形式活潑多樣、生動溫馨，融趣味性、知識性于一體，在潛移默化中加深了記憶。五是關注參觀者的感受。在檔案展示過程中，讓大人、孩子等不同類別的受眾，寫下參觀感受，然后將這些觀后感遴選展出，增強受眾的參與感和“回頭率”。

“歷史像地圖，可以讓我們在時間里旅行”，這是一個小學生寫下的觀后感，純真、樸實，非修飾性的語言最能體現對檔案與歷史的真實認知。

二、臺灣高校檔案數位化建設

（一）注重通過數字化為檔案數據“加值”服務。無論是東華大學還是政大的數位典藏數據庫的網站應用設計都盡可能考慮使用者的需求，史料分類明確，檢索功能強大，給學者以很大的助力，讓他們更便捷更高效地查閱和利用檔案。為了方便專家學者研究，政治大學圖書資訊與檔案學研究所提出了

“檔案支援數位人文”的工作理念和做法。所謂“數位人文”，用人文的解析角度去了解研究對象的整體脈絡和內在的意義結構，并以信息化、數字化等工具幫助理清研究主題的細節，對資料進行梳理和探勘，從而形成在“人”與“數位工具”之間不斷往返與對話而最具生產力的工作模式。在數據“加值”基礎上，專門開發了一套數位人文研究平臺，在一般檢索功能基礎上，建立了詞頻分析、資料探勘、資訊視覺化等功能，對數字化的成果進行相互關聯、更容易對數據進行分析、整合。例如詞頻功能，就是把某個關鍵詞（人物或地名等）在館藏檔案數據中的分布情況，通過視覺化的效果，呈現在利用者面前，指明了參考方向，充分體現了以人為本的理念。

（二）注重檔案數位典藏資料庫建設，促進檔案資源信息區域共享。東華大學圖書館數位典藏資料庫，除涉及個人隱私部分，均在互聯網上共享，整個臺灣的圖書館及37所大專院校之間相互有合作，通過文獻傳遞服務系統，共享文獻目錄、館際借記書等方式，直接上網免費查閱并進行下載。老師學生只要申請即可憑借學生證、教師證，在東部地區11所大專院校一證通行。東華大學圖書館設有月眉館訊，里面有一個版塊是專門用于報道活動的消息，資源推廣，讓學生第一時間了解訊息，只要登入圖書館網站就可以閱覽。

（三）注重檔案專題化建設，提升檔案人文服務。臺灣高校檔案部門在建設檔案全文數據庫的同時，注重對海量數據進行整合、挖掘，建設了多樣化的專題數據庫，例如政治大學就建立了“我樂多齋”“臺灣政治與社會發展海外史料資料庫”“民俗臺灣”等多個專題數據庫，提供多種檢索手段。在加強網絡遠程利用的同時，還針對普通利用者不易掌握檢索利用方法的情況，在信息社會共享的過程中通過專題數據庫可極大地方便利用者，使民眾可以不受時空和地域的限制，經檔案資訊查詢窗口，隨時上網查詢檢索，提高了檔案信息檢索效率和服務質量，擴大了檔案信息的傳播速度和傳播范圍。

三、借鑒臺灣高校做法，促進福建高校建設

兩岸專業檔案館信息資源共享建設做法各有千秋，但我省高校檔案建設各自為政，信息資源共享不盡人意。當前，福建省已經確定了數字化工作的目標，“閩委辦〔2015〕1號文”規定：到2020年，綜合檔案館館藏檔案80%要完成數字化。臺灣在檔案收集、檔案數字化以及利用服務、信息共享方面的許多經驗對于我省和高校更好地做好檔案數字化工作，對數字化成果進行“加值”開發服務具有重要的啟發作用。臺灣高校在檔案數字化與信息共享方面積累了不少好的經驗和做法，值得我們借鑒。

（一）立足本地區優勢和獨特歷史文化，開展檔案資源建設。收集較為完整的反映本地區經濟發展和社會變遷的地方特色檔案資料，收集反映本地區歷史的民俗文化、名人、老字號等檔案資料。

（二）加快館藏檔案數字化建設進程。已完成館藏數字化任務的檔案館，可嘗試對重要的、珍貴的檔案，以專題形式開展檔案深度注解工作，起示范作用。

（三）充分利用現代信息技術手段，加快檔案信息資源共享。加快高校檔案信息資源共享平臺建設，推動全省高校館際共享和跨館出證工作，滿足教師開展科學研究和社會大眾對檔案信息的需求。

（四）高校可與地方檔案資源共享，合作舉辦展覽。要挖掘開發具有地方特色的檔案文化精品，發揮檔案社會科學普及教育社會基地優勢，普及科學知識和歷史知識。要緊扣社會熱點、重大活動、重大事件、重要紀念日等舉辦群眾喜聞樂見的檔案展覽。舉辦展覽時，可根據不同群體的需求共同為展覽選題，借助高校各類人才齊全、水平高和信息化設備齊全等優勢舉辦各類展覽。展覽時可采取文學、圖片、三維動畫等形式進行，讓教職工和社會民眾走進高校檔案館，利用新學期開學舉辦有益青年學生身心健康的各種檔案史料教育活動，幫助青年學生成長。

【基金項目：福建省中青年教師教育科研項目（JASI60538）】