淺談加強企業檔案安全工作的辦法和途徑

肖玲

【摘要】檔案承載著歷史、見證著歷史，是一種非常寶貴、不可再生的信息資源，是單位整體乃至職工個人的發展歷史，一旦損毀或泄密，將會造成不可挽回的損失。檔案的安全顯得尤為重要，為提升檔案工作水平，充分發揮檔案的價值，本文就檔案安全及措施提出一些意見建議和思考。

【關鍵詞】檔案信息；安全；措施

檔案是一個單位的寶貴財富，揭示了單位整體乃至職工個人的發展歷史，一旦損毀或泄密，將會造成不可挽回的損失。二一一大隊于1956年6月成立，公司的檔案室保管著建隊以來的文書檔案、會計檔案、實物檔案等各類型檔案及全隊成果地質資料。2006年取得檔案AA認證，檔案館堅持高起點、高標準、嚴要求的原則穩步推進各項工作。嚴格按照檔案管理“九防”要求，建立健全各項制度。購買并安裝了專業的檔案管理軟件，極大地方便了檔案的歸檔、整理、保管和利用等一列工作，提高了檔案的查全率和查準率；初步實現了紙質檔案和電子檔案同步管理，為實現檔案資源共享以及數字檔案館建設奠定了基礎。一直以來，公司領導高度重視檔案安全工作，將檔案安全作為企業檔案管理的工作之本。

一、加強領導明確責任履行監管職責

堅持貫徹“以人為本、服務先行、安全第一”的戰略，始終把安全工作作為重要工作來抓。一是按照“統一領導、分級管理”的原則，加強對檔案安全工作的領導，切實履行對檔案安全工作的監督管理。二是按照“誰主管、誰負責、誰實施、誰擔責”的原則，進一步明確并落實檔案安全主體責任。三是在干部職工中牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，認真貫徹執行檔案各項規章制度，加強檔案風險防范管理。

二、建立健全檔案安全制度和長效機制

為了做好檔案安全管理工作，二一一大隊印發《機關檔案管理規定》《檔案館安全保密制度》《檔案庫房管理制度》

《文書檔案管理制度》《地質資料檔案借閱辦法》等各項內部制度，完善的檔案制度管理體系，避免因制度缺陷影響檔案安全。

三、全面強化措施徹底消除安全隱患

（一）加強檔案信息安全管理，保障檔案數據真實、完整、可用、安全。認真執行國家有關檔案工作的保密制度，確保檔案信息的安全完整。對所保存的涉密檔案，在管理和利用時依照國家有關法規并根據實際工作需要，嚴格執行審批手續，確保無擅自開放或擴大利用范圍現象。加強檔案網絡安全基礎設施建設，對檔案專用計算機與外網實行物理隔離，與互聯網相連的計算機或其它電子信息設備嚴格禁止存儲、處理和傳遞涉密檔案信息。

（二）加大軟硬件投入，確保檔案載體安全。堅持貫徹“預防為主，防治結合”原則，加強對檔案實體及庫房安全的管理，確保檔案安全。加大對檔案安全工作的硬件投入，從源頭上保證檔案安全。配備消防器材，配備檔案專用防蟲防霉藥，定期檢查電源電器，確保用電安全；庫房配備防盜門、視頻監控系統、溫濕度記錄儀、空調等，完善安全設施；配備檔案鐵皮柜、檔案保密柜、防磁柜、智能光盤柜等專用于保管紙質檔案及特殊載體檔案，做到檔案保管設備齊全。

（三）加強日常管理，認真貫徹落實各項規章制度。進行出、入庫登記，檔案借閱利用須履行相應審批手續。建立庫房情況登記簿，檔案管理人員每日檢查庫房安全情況，記錄庫房溫度、濕度，定期清掃庫房，確保現存檔案無霉變、褪色、破損等現象。妥善保管和利用檔案資料，并按照審批、登記、發出的程序向單位內外提供檔案借閱利用服務。每年定期組織安全大檢查，對檔案庫房、用電線路等進行重點檢查，排除隱患。要求做到責任到人，措施到位，防止各種危害檔案安全的事件及其他重特大事故的發生。

（四）加強檔案安全的宣傳教育工作，不斷提高檔案管理人員的安全責任意識、技能水平和業務素質。采用多種形式開展教育活動，廣泛宣傳檔案安全保密工作的重要性和必要性，使檔案安全教育經常化、制度化。

四、存在問題及下一步工作的幾點思考

在信息化的新環境下，檔案安全形勢較為嚴峻。二一一大隊檔案工作雖取得了顯著成績，但與國家建立人防、物防、技防三位一體的檔案安全工作新格局要求仍存在一定差距，針對存在的問題，我們將做好以下幾點：

（一）加強學習教育，提高職工檔案意識。認真學習貫徹落實黨的十九大和習近平總書記系列重要講話精神，進一步完善檔案工作體制機制，進一步建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系。繼續加大宣傳力度，讓干部職工了解檔案工作，增強檔案憂患意識和戒懼之心，增強責任感和使命感，不斷加強安全觀念。

（二）加快推進檔案館（室）建設，改善檔案保管基本條件。目前，檔案庫房面積不足，容量較大，采用空調對溫濕度控制不太穩定，影響檔案安全工作。努力達到“九防”要求，特別是防火，這是難點，也是重中之重，必須防患于未然；在軟件建設方面，配齊人員，健全制度，嚴格管理，重安全、嚴保密。

（三）強化檔案信息的安全管理，改善數據備份和遷移策略。與相關單位對接，對館（室）藏重要檔案和數字檔案要異地異質備份保管，并及時進行檢查、遷移；密切跟蹤新技術、新知識、新要求，做好數字檔案室建設和地質資料信息共享平臺建設的前期準備工作，使寶貴的檔案資料可以得到更長久的保存和更充分的利用。

在今后的工作中，我們將以黨的十九大精神為統領，以“追趕超越”目標為指引，按照檔案工作的各項要求，牢固樹立安全意識，堅持執行安全制度，強化安全責任，不斷完善檔案安全保障，服務單位經濟工作的大局，改革創新，積極進取，有力發揮檔案資源對各項工作的信息支撐和決策作用。