淺談如何做好檔案管理的保密工作

張法強

【摘要】因檔案信息涉及國家利益和安全、社會秩序、個人穩私等內容，所以檔案保密工作顯得尤為重要。在如今網絡發展迅速的信息時代，如何充分發揮各類檔案的效能，使其為社會主義建設服務，又確保不發生失泄密問題，是一個值得思考的課題。

【關鍵詞】檔案管理；保密工作

一、做好檔案存放過程的管理工作

（一）分別保管。絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

（二）提高人員素質。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。由于檔案管理人員經常接觸黨和國家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

（三）做好檔案密級的調整工作。對涉密檔案的變化調整，不僅要立足于當前的實際工作，還要著眼于長遠。歷史的經驗教訓告訴我們，以往關于檔案保密的制度還不健全，適應不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內容。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規化的需要，應建立以下三個制度：1.建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密。2.建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案館、室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動。3.建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

（四）加強日常管理。加強絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

二、做好檔案利用過程中的監督工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下幾個方面實施：

（一）制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

（二）隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質：一是政治素質。要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業。二是業務素質。要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規。三是文化素質。要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

（三）監督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室可安裝監控器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤。勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機。二是眼勤。勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中。三是手勤腦勤。勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

三、檔案保密工作的基本對策

（一）正確處理檔案保密與使用的關系。檔案的保密是為了更好地使用，但在傳統保密觀念的影響下，檔案工作中普遍存在重保輕用、利用不足的現象。人們在查閱涉密檔案時通常會有類似“這些材料是涉密的，我能引用嗎，會不會出什么問題呢”的顧慮，甚至有些管理者也認為，不用信息是最好的防止泄密的方法。長此以往，大量有價值的檔案被束之高閣，得不到充分利用，變成一文不值的廢紙，這對于檔案資源來說，是一種浪費，檔案管理人員的價值無法在利用檔案的效果中體現出來。事實上，涉密檔案當然應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。因此，在理清檔案保密與使用關系的基礎上，要改變傳統的保密觀念，在嚴格做好保密工作的同時，做到檔案的科學使用，切實完善工作職能。對檔案工作者來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

（二）加強對電子檔案的科學管理。隨著計算機技術及信息化的發展，檔案形式已不僅是傳統的紙質文件，取而代之的是各種電子表格，電子文檔，檔案材料的修改、定稿、整理、歸檔也不再是以手工抄寫為主，而是計算機工具的運用。電子計算機的使用在給檔案管理工作帶來快捷、方便的同時也帶來了安全的隱患。目前對電子檔案的管理還存在許多不盡人意的地方，如存儲在磁盤、光盤上的電子檔案沒有做好防消磁、防損壞及備份副本的工作，導致不能正常的使用；存有電子檔案的計算機沒有做到內外網的分離，沒有對內外網服務器部署好防火墻，導致電子檔案信息泄露；沒有對電子檔案的使用權限做好控制，導致內部人員可以隨意更改、編輯電子檔案等等。因此，要加強電子檔案的科學管理，根據電子檔案的秘密等級進行有效管理，明確借閱制度，使用權限，規范借閱手續，同時對存有涉密檔案信息的計算機、存儲載體與互聯網物理隔離，這樣才能保證對電子檔案的安全管理與正常使用。

（三）從發展的角度做好檔案密級的調整工作。由于各個檔案的特殊性及所涉及的內容不一樣，而且隨著時間的推移和文件貫徹情況的變化，檔案保管過程中的密級常常會發生變化，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。因此我們要根據實際情況從發展的角度定時調整檔案的秘密等級，以方便檔案的借閱與使用。密級的變化通常有三種，即升密、降密和解密。調整密級的標準主要是解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，在調整密級的同時要主動接受保密部門對調密工作的監督指導，切實搞好涉密檔案的清查鑒定，做好密級調整工作。

（四）以人為本，做好開放檔案的保密工作。堅持以人為本，是科學發展觀的本質和核心，也是做好檔案工作的一個指導方針。檔案的管理是為了更好地使用，要根據不同檔案的性質、內容及實際的使用情況，確定可以開放的檔案。比如：人事檔案的部分信息可以向個人開放。雖說我國目前的人事檔案提供利用僅僅面向組織，任何個人都不能查閱自己的人事檔案。但是在實際工作中經常遇到當事人需要查閱自己檔案的事例，這按照人事檔案的利用制度是絕對不允許的。然而，這種利用制度與公開、透明的現代法治精神不相符合。我們應當以人為本，對于只要不屬于保密范圍的信息，個人應該享有對自己檔案的知情權，當然，知情權只是意味著個人可以查閱檔案，并不具有修改權。因此，對于不同性質的檔案，我們應該有不同的檔案開放制度，有不同的檔案開放人群，但無論怎樣，以人為本是要放在第一位的，即檔案工作是為了更好地為人服務，為我國改革開放和新時期社會主義現代化建設服務。對檔案的合理開放，也有利于增強人們的檔案意識，增強對檔案工作的監督，對檔案管理人員價值的肯定。當然，在檔案開放之前，要做好檔案開放前的各項工作，如對開放檔案做嚴格的審查，確定哪些檔案是可以開放的，哪些是絕對需要控制的。提高開放檔案案卷內的質量，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求等等。