信息化背景下水利工程檔案管理存在的問題及策略

張明蘭

【摘要】水利工程檔案管理是工程建設中重要的組成部分，確保資料的收集、整體、存儲等，傳統的水利工程檔案管理方法大多是依靠人工操作，效率低、準確率低，不利于后續檔案查詢與管理。但是信息化技術的出現有效改善了檔案管理的現狀，解決了在檔案管理過程中存在的諸多問題，如何加強信息化檔案管理方案，提出有效的管理措施，是水利工程檔案管理相關部門需要重點關注的問題。本文詳細分析了當前我國水利工程檔案管理現狀，指出檔案管理中存在的問題，并給出了相關科學合理的解決措施，供檔案管理人員參考與借鑒。

【關鍵詞】水利工程建設；檔案管理制度；信息化背景；建議策略

我國是世界上最大的發展中國家，經濟和社會發展正逐漸取得更大的進步，隨著我國人民生活水平和質量的不斷提升，對用水用電等各種能源需求也越來越多，這就要求相關部門除了保障能源供應穩定外，還應該重視國計民生的發展。水利工程建設是促進我國經濟發展的關鍵因素，加強我國水利工程建設，不僅能夠實現資源的可利用程度，給人們的生活帶來極大的便利，還能促進水利工程項目的規模擴大以及國民經濟的不斷增長。檔案管理是水利工程建設中重要的組成部分，對檔案材料的收集、整理與利用起著決定性的作用，加強檔案管理，制定完善的管理制度，對促進水利工程建設具有重要作用。傳統的檔案管理方法仍然存在很多問題，管理制度不完善、管理意識不到位，使得檔案管理工作效率比較低且準確率不高，該問題成為急需解決的問題?，F代化信息技術發展迅猛，已經應用于各行各業的發展，因此，借助信息化技術手段能夠大大提高檔案管理效率，同時給檔案管理工作帶來了極大的便利。本文從當前我國水利工程檔案管理現狀出發，提出了存在的問題，并給出了合理科學的建議供相關人員參考，具有實際意義和價值。

一、信息環境下水利工程檔案管理的發展現狀

水利工程檔案管理是一項重要的工作，近年來，需要管理的檔案數據不斷增加，僅靠人工進行管理具有效率低、準確率低的特點，而隨著信息化技術的發展，檔案管理工作得到了一定的提升，本文從以下幾個方面分析檔案管理現狀。

（一）檔案管理觀念有待提升。當前水利工程檔案管理工作并沒有受到高度重視，通常檔案管理室只有少數人員進行管理，很多使用檔案資料的人隨便進行亂涂亂畫，檔案損壞、推遲歸還、丟失現象也經常出現，以至于檔案的后續使用存在困難。

（二）檔案管理缺少保障制度。雖然我國《檔案管理辦法》已經有相關規范標準，但并沒有落到實處，尤其是地方水利工程建設部門，制度設計只是一個框架，整體結構不夠完善，導致檔案管理工作無法正常進行。

（三）歸檔的水利工程檔案質量有待提高。目前，水利工程部門的檔案呈現出質量較差、使用時間長、破損情況嚴重等現象，大多數檔案只有相應的紙質版，沒有保存電子版和備份，以至于在查詢等方面存在一定的困難。檔案時間跨度長，數據量大，只有目錄級別的管理水平，缺乏成套體制。

二、信息環境下水利工程檔案管理存在的問題

目前，信息化技術的發展有效促進了水利工程檔案管理工作的開展，但是仍然沒有得到廣泛推廣與普及，存在一些亟待解決的問題。

（一）利用意識不高。面對信息化、數字化管理體制，很多部門不能對現有館藏檔案數據進行綜合性分析與分類，只是進行了盲目的數字化工作，不僅浪費了大量的人力物力資源還給數字化系統帶來了存儲壓力，浪費基礎設施，從長遠的角度來看，信息化工程建設不能從根本上發揮重要作用。

（二）資金投入有限。信息化的發展需要大量的信息基礎設施的投建，例如需要配置各種技術設備，掃描儀、數據庫、數字化設備等，才能夠加強信息管理、安全共享、信息存儲等功能，這些都需要大量的資金支持。而水利工程建設部門沒有充分意識到信息化建設對檔案管理的重要性，資金投資力度較小，不足以滿足信息設備的支持，制約了檔案管理工作的開展。

（三）管理軟件不統一。目前市場上推廣的管理軟件不統一，且軟件的更新速度很快，使得從事相關管理工作的人員在學習使用新軟件時遇到各種問題，不利于軟件培訓工作的開展。同時，由于舊版本軟件在市場上退出速度快，影響軟件升級工作，不利于軟件的后續使用。

（四）從業者技術水平不高。由于信息化的發展速度很快，水利工程部門的系統培訓工作跟不上時代的步伐，管理人員學習能力比較低，個人技能和操作能力比較欠缺，影響檔案管理工作的正常進行。

三、加強水利工程檔案管理的有效意見和措施

針對信息化環境下水利工程檔案管理過程中存在的各種問題，本文給出了科學合理的解決意見和措施，供從事相關工作的人員參考：

（一）提高信息化意識。由于信息化檔案管理制度的建設需要投入大量的資金支持，很多部門不愿意對其進行投資，采取漠不關心的態度，同時也沒有意識到檔案管理工作的重要性和意義。因此，必須加強相關管理工作的宣傳，利用現有的媒體社交網絡平臺，使人們充分認識到檔案管理信息化的重要作用，使觀念深入人心，只有在思想上有了共鳴，才能促進相關負責人員給予更大的支持，更好地發展信息化檔案管理建設。

（二）擴大資金投入途徑。目前建設檔案管理信息化制度的資金主要是靠水利工程項目基金支持的，預算不足以支撐設備的配置，應當擴大資金支持途徑，將政府相關專業經費項目等列入其中，動員一切可使用的資金資源，通過合作等機制，加大資金投入，解決資金不足的問題。

（三）統一規范檔案管理軟件。目前，水利工程部門檔案管理軟件應結合當地實際情況進行選擇，業務上符合相關標準，局域網、政務網等能夠滿足網絡化操作，同時要保證軟件升級管理的正常進行，順利開展電子存檔工作，使該軟件得到不斷推廣與普及。

（四）實施合理的檔案人才政策。人才隊伍是檔案管理工作中的重要因素，需要不斷引進人才，加強人才培養培訓工作的開展，同時實施相應的人才激勵政策以便吸引更多的人才加入到檔案管理建設工作中來，包括物資和精神的共同獎勵。此外，還要建立人才能力評價體系和競爭機制，營造服務檔案管理工作的氛圍。

四、結束語

隨著我國信息化技術的發展，各行各業都開始使用信息手段進行輔助，水利工程建設是關乎我國國計民生的重要工程項目，其檔案管理工作對促進該工程順利進行發揮了重要作用。傳統的檔案管理工作僅依靠人力進行統計整理，工作效率不高，且存在很多問題，信息化技術的應用有效促進了水利工程檔案管理工作的開展。本文首先分析了當前我國水利工程信息管理發展現狀，以及在信息化技術下仍然面對的問題和挑戰，并給出了合理的解決措施。

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