地勘單位文書檔案數字化建設探究

安楚

【摘要】文書檔案是地勘單位寶貴的信息資源，文書檔案的數字化建設工作是檔案管理的必由之路。本文分析介紹了地勘單位文書檔案數字化的背景意義、重點內容、建設中存在的問題及解決策略等，并對數字化成果的優勢和利用前景進行了探究。

【關鍵詞】地勘單位；文書檔案；數字化；利用前景

隨著信息時代的到來，人們越來越多地習慣于從計算機網絡獲取信息資源。為減少人力，減免親自到館查閱花費的時間、精力，并為數字檔案館、智能檔案館的發展奠定堅實的基礎，將以往的文書檔案由紙質管理模式轉化為數字化管理模式更能與新時代社會發展相適應，檔案數字化建設工作意義重大。

一、地勘單位文書檔案數字化的背景及意義

2008年按照“政事分開、事企分開”的基本原則，全國地勘單位進行了大刀闊斧的改革。將近十年的改革實踐，隨著地質調查工作的不斷加強，調查領域的不斷拓展，新老地勘單位所形成的文書檔案也呈不斷增長的態勢。改革的日漸深入使檔案管理工作面臨的要求和挑戰也逐漸增多。習近平總書記在十九屆中央政治局第二次集體學習會上強調，要推動實施國家大數據戰略、推進數據資源整合和開放共享、建設數字中國。應新形勢下國家對檔案工作“存量數字化、增量電子化”的要求，實現檔案的數字化管理是新時期地勘單位管理工作中亟須解決的問題。

另一方面，文書檔案數字化建設工作是對本單位檔案家底的一次徹底清理，可促使地勘單位的檔案管理從手工管理逐步轉向信息化、數字化管理，既能保護檔案實體，又將方便日后的館藏資源開發利用，有利于全面提升檔案工作的業務水平。因此，文書檔案數字化勢不可擋，成為地勘單位的必然選擇。

二、地勘單位文書檔案數字化的重點內容

（一）地勘單位文書檔案數字化工作方式。地勘單位以地質調查工作為主，在一定程度上存在“重業務、輕管理”的現象。文書檔案工作是辦公室的一項輔助性工作，檔案人員通常要兼職印章管理、公文流轉等日常事務，專門從事文書檔案工作的人員明顯短缺。隨著文書檔案數量的日益增多，文書檔案部門若是親力親為地完成館藏的數字化工作，不僅效率較低，且力不從心。因此，將檔案數字化業務外包，外聘有一定經驗和能力的專業公司來承擔檔案數字化建設工作，讓自身力量與社會力量相結合，既省時省力，又能夠保證檔案數字化的質量與成效。加之，檔案數字化是一項長期、復雜的工作，需要耗費大量的人力、物力、財力，有計劃有步驟地進行，想要長期做好這項工作，最佳的方案即是與檔案數字化外包公司合作。

（二）地勘單位文書檔案數字化對象、范圍。數字化的對象主要包括兩個方面：一是對館藏紙質檔案進行數字化，即將原有傳統紙質載體的檔案通過掃描、圖像加工和處理，完成數字化轉換。二是對單位正在形成的電子文件進行及時歸檔與保存，做到電子檔案的齊全完整。一般來說，數字化范圍包括永久和長期保存的文書檔案。對于單位歷史悠久、館藏資源十分豐富、信息化工作剛起步的地勘單位，需要統籌規劃，做好長遠打算。為節約經費，首先要對館藏進行摸底并鑒定。要了解館藏的具體情況，優先數字化最具保存價值、利用率最高、社會大眾最需要的檔案，把錢用到“刀刃”上。如選擇只對永久保存的檔案進行數字化，保管期限為30年、10年的檔案可舍棄。而對于新成立、經費相對寬裕的地勘單位來說，由于單位成立時間較短，檔案數量不多，建議從起步階段便堅持高起點、高標準、嚴要求的基本原則，一步到位，將所有館藏檔案進行數字化。另外，除檔案的正本外，定稿、草稿均屬于一份完整文書檔案的一部分，具有歷史性和參考價值，所以建議全件數字化掃描。

（三）數據庫建設。1.著錄標引。著錄是數據庫建設工作的核心環節，直接關系到檔案目錄信息的數字化質量。要嚴格按照《檔案著錄規則》（DA/T22-2000），對要求的每一項數據進行錄入。在著錄過程中，一方面，補充、完善目錄信息，建立目錄數據庫，對題名、責任者等項目不完整、不準確的檔案重新補充錄入信息，提高檢索率；另一方面，對所有電子檔案的元數據進行錄入，方便后期保管和利用。2.掃描。掃描是數據庫建設工作的關鍵環節，直接關系到檔案全文信息的數字化，從而影響到對檔案信息的全面管理與開發。首先，對每件文書檔案進行拆件掃描，要做到不漏頁、錯頁。其次，對分辨率嚴格要求，一般不能低于300dpi。最后，將掃描好的圖片進行圖像處理及OCR（光學字符技術）文字識別，形成雙層PDF，保存后及掛接至檔案管理軟件。文字識別部分需要工作人員逐字逐句校對，雖耗時耗力，但意義重大，可為后期建成全文數據庫、實現館藏全文檢索奠定基礎。

（四）局域網建設。檔案數字化建設的最后一步，即是實現檔案網絡共享。通過建立高效的檔案管理系統，逐步實現文書檔案網絡分權限查閱，提高檔案管理效率。進一步，與相關政府部門、企事業單位合作，達到資源共享。

三、文書檔案數字化建設存在的問題與解決策略

（一）領導重視問題。地勘單位每年承擔并開展多個地質項目，因此積累了大量的地質科技檔案，它們是地質調查業務的核心體現，倍受領導的重視。而文書檔案難免顯得分量較輕。要解決這個問題，需要檔案人員提出文書檔案的發展規劃，如建立信息共享平臺方便內部人員檢索利用，如編研年鑒、專題參考資料等檔案開發利用成果等，讓領導充分了解文書檔案的價值所在，從而重視文書檔案數字化工作，對檔案數字化工作給予全力支持輔助，建立與新時代發展相適應的管理方法。

（二）安全保密問題。檔案的安全保密是工作之本。做好安全保密工作是檔案工作的底線，也是重中之重，把握好檔案“管”“用”之間的關系一直是檔案工作的難點之一。主要存在以下幾點問題：一是檔案數字化工作流程繁雜，參與人員較多，容易導致失、泄密事件發生。必須要建立健全信息安全管理制度，尤其要加強對數字化工作相關人員的安全管理和教育。要慎重選擇外包公司，認真審查外包公司的企業性質、規模、股東構成、注冊資金、安全保密等相關資質，與之簽訂正式合同，與每一名參與數字化建設工作人員簽訂保密協議。二是檔案數字化過程中，需要拆件（卷）—掃描—再裝訂，這一流程容易造成檔案丟失，在一定程度上損壞原件。因此必須做好檔案原件的保管、保護工作，出入庫嚴格登記、清點。三是不宜公開或者涉密的檔案經數字化后，在計算機、網絡環境下容易受到計算機病毒、非法入侵等攻擊，存在失密、泄密的風險。因此，必須采取一定的防范措施：涉密檔案專人掃描，做好標注，后期單獨保管；不定期進行人員安全保密培訓；對計算機實行物理隔離，封存優盤口，更換保密硬盤，升級防火墻等；檔案室安裝監控攝像；為防止系統癱瘓，要做好備份工作，盡可能采用在、離線多套備份，硬盤、光盤等多種載體備份，異地異質備份。

（三）質量控制問題。檔案數字化工作環環相扣，每一個環節的工作質量都將對整個數字化工作的成果質量產生必然影響。要加強基礎工作和全程控制，保證檔案數字化質量。如：前期數據錄入準確、掃描文件的質量符合標準、光盤刻錄的內容完整以及后期數字化成果能夠實現獨立瀏覽和檢索等等。只有對檔案數字化工作的每一環節和流程實施有效控制，才能確保檔案數字化工作的質量。具體可采取以下幾點保障措施：

1.制定標準。結合實際，參照《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005）制定適合本單位的文書檔案數字化技術方案。提出的方案在符合國情、符合現代管理理念的同時，盡可能對本單位系統內各單位的相關工作具有較大的參考價值。2.制度保障。應加強宏觀管理，結合實際建立健全各項規章制度，如文檔管理制度、人員安全管理制度等，不斷推進檔案數字化建設趨于完善。可將檔案管理工作納入地勘單位目標責任考核或績效考核中去，調動檔案人員工作的積極性。在數字化過程中，檔案部門要實行三級檢查制度，對每一環節質量進行嚴格把關。一是檔案數字化作業人員自查，尤其是自查有無錯掃、漏掃、質量不佳的情況，做到100%合格。二是檔案管理人員逐件審查，保證80%以上的合格率。三是檔案主管人員抽查，對完成的數字化成果隨機檢驗，確保質量合格。3.設備保障。加大軟硬件投入，保證檔案數字化工作能夠正常運行。如配備工作所需的計算機、專業檔案管理軟件、掃描儀等。硬件設備的投入和維護，以及軟件的研發和升級是數字化工作能夠順利高效運轉的重要保障。4.人員保障。人才是檔案數字化工作順利進行并取得有效利用成果的軟實力。而今，檔案工作需要的不僅是專業的檔案管理人才，更需要精通網絡、數據庫建設、軟硬件開發等計算機技術的人才。對于大多數企事業單位來說，這樣的復合型人才極其缺乏。因此，單位一方面必須進行人才吸納、人才引進，招聘、調用適合的專業技術人員，另一方面應加強對本單位的人才培養，留住自有人才，為其做好職業規劃，加大培訓力度，鼓勵多渠道進修學習，通過外派培訓或內部舉辦培訓班，邀請相關專家手把手教授知識等，更新專業人員的知識結構。

四、文書檔案數字化建設成果的優勢與利用前景

利用是一切檔案工作的根本目的。地勘單位的文書檔案記錄了本單位的歷史沿革，是單位的記憶，是寶貴的信息資源，文書檔案數字化工作對日后檔案的整理、鑒定、編目、統計、查閱、編研、開發利用等各項工作具有重要意義，能促進檔案信息及時、準確地為社會各界提供利用，早日實現信息資源的利用與共享。數字化檔案的優勢與利用前景主要表現在以下幾個方面：

（一）提高查詢利用率。傳統的紙質檔案信息經過數字化處理后，擴大了檔案的利用時空，實現了檔案資源的網絡化共享。提高檢索速度的同時，能更及時、準確地為用戶提供檢索服務；目錄數據庫的建立與完整化使檔案不局限于通過檔號、題名等重點信息進行精確查詢，而是趨向于淡化檔號的模糊查詢，查全率得到提升；OCR全文識別后的數字化檔案為實現全文檢索奠定基礎，更加方便一般用戶利用。最終形成文件級、專題級、全文級多層次的檔案檢索體系。

（二）方便操作，易于保管。跟隨信息時代步伐，將紙介質檔案信息進行電子化處理，通過并依賴計算機、網絡、軟件系統存儲傳遞檔案信息，可實現信息存儲、管理、共享等功能，還可以節省保管設備和人員等經費開支，方便統計和進行遠程查詢。能夠大大減少對檔案原件（特別是珍貴檔案）因頻繁查閱使用而造成的損傷，將檔案人員從大量的紙質檔案和手工操作中解放出來。能夠節省存儲空間，有效緩解檔案庫房壓力，并使檔案信息更易于保管、備份。在長期節省大量的人力、物力的同時，工作效率可提升數十倍。

（三）有利于深層次、多角度開發檔案內容。檔案的數字化加工可加強檔案信息資源的開發與利用，檔案部門可采取編制全宗指南、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片、公眾號等媒體信息推送等多種形式，積極主動地進行檔案的研究開發工作，為檔案館開展特色服務創造條件。有關人員可實現遠程調用數字化檔案，不需檔案人員手工檢索目錄后再到庫房去一件一件查閱檔案原件，也不用在歸還入庫、統計時逐件、逐頁地對檔案進行清點。檔案提供利用方式發生了根本變革，將極大方便檔案信息的提取。還可以積極采用數據挖掘、文本挖掘等新技術，擴展檔案開發的力度和深度，使檔案真正發揮作用，變成“活”的信息資源。

（四）提升檔案標準化、規范化水平。數字化建設中會形成一套具有通用性、先進性、實用性等特點的本單位內部的文書檔案數字化技術標準和操作標準，在符合國家信息化建設有關技術要求的同時，使后期進館檔案按標準完成數字化成果移交，電子文件按照標準直接歸檔。能夠有效避免片面追求原文數字化而忽視檔案目錄庫共享的問題，使移交進館的檔案數據實現內部通用性和易遷移性，從而提升地勘單位檔案標準化、規范化水平，保持可持續性發展。

（五）有利于資源共享，提高效益。對內進行局域網應用，實現遠程利用，資源共享，對外與省政府相關部門互聯互通，提供信息資源服務與支撐。可通過大數據、云計算等先進技術，對檔案信息進行全面、跨全宗、跨館際的整合，進行自動檢索。可以說，文書檔案數字化工作為地勘單位將來建設信息共享服務平臺、數字檔案室（館）、智慧檔案室（館）奠定了良好基礎，使檔案以最新的利用手段在最大的范圍發揮出最大的效益。

五、結束語

雖然地勘單位在文書檔案數字化建設過程中，仍存在安全保密、外包單位合作模式、“雙套制”管理等相關難題，但檔案數字化是適應當今社會發展的必然趨勢。黨的十九大報告指出：“要善于運用互聯網技術和信息化手段開展工作”。2018年初召開的全國檔案局長館長會議將數字檔案室建設列為一項重要任務，檔案數字化工作進入了難得的機遇期。因此，地勘單位要以此為契機，加強領導，整合館藏資源，建立完善的信息數據庫，強化軟硬件配備，培養發展專業技術人才，積極推進檔案信息化，加快檔案數字化建設工作，進而推進數字檔案室建設步伐，推動檔案工作全面、健康、均衡發展。

【依托項目：陜西省地質調查院機關文書檔案數字化項目；項目級別：省級；項目編號：20170107】

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