衛生事業單位檔案安全保管規范化研究

鄭暉

摘 要：隨著我國對于檔案安全體系建設工作的重視程度提升，衛生事業單位也進行了檔案安全保管的規范化建設。基于此，本文分析了衛生事業單位檔案安全保管的現狀，闡述了堅持“以我為主”的立卷歸檔原則、檔案保密與利用的關系的優化處理等一系列衛生事業單位檔案安全保管的規范化策略

關鍵詞：衛生事業單位；檔案安全保管；規范化管理

近幾年來，由于自然災害頻發、網絡信息泄密等問題的發生，對檔案安全帶來了極大的威脅，對檔案管理工作提出了新的要求。在這樣的背景下，相關人員要建立起檔案保管的安全體系。我國衛生事業單位的檔案管理工作也需要進行安全保管的規范化建設，提升檔案管理的水平。本文結合筆者的實際工作經驗，提出衛生事業單位檔案安全保管規范化策略，為相關工作人員提供參考。

1 衛生事業單位檔案安全保管現狀分析

現階段，我國對于檔案安全體系的建設工作更加重視，對于全國范圍內的檔案部門安全保障能力提升進行了重點的強調。在這樣的指導下，我國衛生事業單位的檔案管理工作的安全程度已經有所提升，檔案安全保管規范化建設已經取得了一定的成績。但是，我國衛生事業單位的檔案安全保管工作依舊存在著一些問題。部分衛生事業單位檔案管理部門所保管的檔案原件在使用中被涂改或是遺失；由于在填寫紙質檔案中沒有使用性能較好的筆種或是墨水，導致在長期的保存中內容模糊，無法進行有效的解讀；一些檔案中的內容并不規范，為后續的電子檔案建立造成了阻礙[1]。可以說，對衛生事業單位的檔案安全保管進行規范化建設勢在必行。

2 衛生事業單位檔案安全保管的規范化策略

2.1 公文制發的規范化管理

在推進衛生事業單位檔案安全保管規范化、標準化建設中，首先要實施的就是公文制發。檔案的前身就是公文，公文制發決定了公文本身的質量，也影響著后續檔案安全保管的質量，對于檔案安全保管的規范程度有著重要的意義。所以，衛生事業單位的相關管理人員在進行公文制發的過程中，要重點對文件的標準化、規范化程度進行控制，提升檔案文件的質量，為后續的檔案安全保管規范化建設奠定基礎。首先，衛生事業單位的檔案管理人員在進行文件紙張的選擇時，要選擇質量較好的紙張，同時確保其尺寸符合國家的相關規定。第二，在制發的過程中，要對公文的簽發手續進行檢查。也要對公文的內容規范性進行檢查，例如公文標題、抄送單位、主送單位、落款、日期等等。第三，要對公文字跡的清晰程度進行控制，對于公文制發中使用的筆種和墨水也要進行要求。確保在長時間的保存中，公文上的筆跡依舊清晰鮮明。

另外，由于檔案管理的信息化發展，衛生事業單位中的大多數檔案都進行了電子版的備份與管理，為了保證檔案信息化管理以及檢索的準確性，在公文制發中對于其中的行文和字詞使用的標準程度也要進行管理。

2.2 堅持“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則是衛生事業單位推進檔案安全保管規范化建設的關鍵。在衛生事業單位檔案安全保管規范化建設中，最大的阻礙就是立卷組合的無序以及相近公文的重復。而堅持“以我為主”的立卷歸檔原則是解決這一問題的關鍵性工作。該原則強調歸檔的文件要以相關單位的形成的文件為主體。“以我為主”的立卷歸檔原則不僅僅是我國在長期的檔案保管實踐中形成的原則，還是推動衛生事業單位檔案安全保管規范化建設的原則。

在“以我為主”的立卷歸檔原則的指導下，衛生事業單位在進行實際的檔案安全保管工作中，要嚴格執行我國國務院辦公廳下發的《不歸檔文件銷毀辦法》，重點對立卷歸檔的時效性、立卷歸檔的分工以及全宗的完整性進行重點的控制。要確保立卷歸檔后，檔案完整且不復雜，促進衛生事業單位檔案安全保管的規范化建設。

2.3 區分檔案保管期限以及檔案保密期限

衛生事業單位檔案管理的相關工作人員在進行檔案保管期限的確定時，首先要對檔案內容的歷史作用以及現實作用進行分析。其次要結合相關單位的實際工作需要以及國家積累歷史文化財富的需要，對檔案的保存價值進行評估，從而完成檔案保管期限的確定[2]。檔案管理人員在進行檔案保密期限的確定時，要結合我國《國家秘密保密期限》中的相關規定進行確定，對于絕密級的事項進行不超過三十年的安全保存；對于機密級的事項進行不超過二十年的安全保存；對于秘密級的事項進行不超過十年的安全保存。對于國家規定的長期保密事項，在相關授權機關解密之前，都不能進行解密或是對外提供。

衛生事業單位檔案管理的相關工作人員在進行檔案管理期限的設定中，可以結合檔案保密期限以及檔案的現實作用進行綜合考量，再進行保管期限以及安全保管級別的確定。

2.4 關注檔案涉密情況的變化

在進行檔案管理的過程中，隨著時間的流逝，檔案的密級也會發生改變。通常情況下，檔案的密級變化過程為升密、降密和解密。為了提升衛生事業單位檔案安全保管工作的規范性，相關管理人員要對檔案的密級進行合理的調整。在進行檔案密級的調整中，主要依托的原則有三條：第一，保密范圍的變化。在2014年發布的《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》中的第八條規定，保密事項范圍應根據情況變化及時調整。第二，密級文件作用的變化。這是指當密集文件的作用與現在的工作不相適應，失去了原有的指導作用，其密級自然而然的就發生改變。第三，保密時限的變化。《中華人民共和國保守國家秘密法》第八條規定，國家秘密事項的保密期限應當根據情況變化及時變更；第十條規定，國家秘密事項的保密期限屆滿即自行

解密。

2.5 檔案保密與利用的關系的優化處理

衛生事業單位的檔案管理人員在日常的工作中，要重視起檔案保密的工作。但是，受到傳統的保密觀念的影響，在實際的檔案管理工作中，存在著“重保輕用”的問題，對于檔案的利用程度不足。這就造成了一大批有著較大價值的檔案被長期的封存，最終喪失了其使用價值。在這樣的情況下，檔案管理人員的作用沒有被最大程度的發揮出來，并不利于我國衛生事業單位檔案安全保管的規范化建設。所以，在實際的工作中，相關管理人員要轉變傳統的檔案管理觀念，在做好檔案保密工作的基礎上，對于檔案的合理利用工作也要進行重視。要明確的認識到檔案保密并沒有對檔案的利用功能進行限制，只是對利用的范圍、時間以及地點進行了約束。

在此工作中，衛生事業單位的檔案管理人員要對檔案解密的時間進行重點的關注，在檔案審批解密后，要及時的建立起相應的檢索條目，為相關研究人員提供最準確的、有價值的信息。

3 總結

綜上所述，在全國范圍內的檔案安全體系建設進程加快的背景下，我國衛生事業單位檔案安全保管的規范化管理也取得了一定的成績，但是，依舊存在著一些問題。通過公文制發的規范化管理、堅持“以我為主”的立卷歸檔原則、區分檔案保管期限以及檔案保密期限、關注檔案涉密情況的變化、檔案保密與利用的關系的優化處理，推動了衛生事業單位檔案安全保管的規范化建設。

參考文獻

[1]董志新，高計云.衛生事業單位檔案安全保管的規范化管理[J].檔案天地，2014（09）：46-47+58.

[2]黃婷，李忻芝，石星.衛生事業檔案安全保管的規范化管理初探[J].今日中國論壇，2013（17）：328+330.