淺析檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：檔案最能反映出單位的真實情況，具有很強的代表性，它也是衡量一個單位工作能力的指標(biāo)。所以，將單位的檔案能夠分門別類的進行儲存并且在適當(dāng)?shù)臅r候能夠起到檔案應(yīng)有的價值，這在檔案管理工作中有極強的要求，同時這也是檔案管理的難點。因此，在面對現(xiàn)有檔案管理存在漏洞和需要進行改進的前提下，我們要不斷地更新檔案管理的知識，更完善的管理好檔案。

關(guān)鍵詞：檔案管理；解決問題；對策

1 檔案管理的特點

1.1 檔案管理工作的復(fù)雜性

大多數(shù)的人員認(rèn)為檔案管理非常的簡單，只需要將檔案進行分類保存即可，其實并不是這樣的簡單，檔案管理工作往往摻雜著很多的關(guān)系，復(fù)雜性很高。整理檔案的記錄方式多種多樣，有的采取文字記錄的方式，而有些則是采用圖片等形式進行檔案記錄，并不是僅僅有紙質(zhì)記錄還有很多的影像記錄，在保存這些易破損的文件檔案時，要更加注意其安全性。此外還要對記錄的準(zhǔn)確性和真實度進行分析，有些可能只是記錄到整個事件的一部分過程需要進一步的補充和還原，因此，檔案管理工作的復(fù)雜性很高，需要專門的人員進行檔案管理。

1.2 檔案管理工作的要求較高

從事檔案管理的人員要具備一定的知識儲備，此外還應(yīng)該具有細(xì)心和耐性，這些都是必備的基本素養(yǎng)。有時檔案的種類比較繁雜，處理起來非常的麻煩，而且會占據(jù)很多的時間，比如在一些單位中，可能會出現(xiàn)合同等比較專業(yè)的文檔，這就需要檔案管理人員熟悉相應(yīng)的知識，只有對這些只是比較理解才能夠很好地進行檔案管理工作。此外還要求檔案管理人員具備高度的責(zé)任心和道德素養(yǎng)，有誠實守信的基本為人底線，但是在一些單位中往往存在著檔案管理人員并非專業(yè)人員來管理，這就造成了檔案的整理工作出現(xiàn)很多的紕漏，這樣不僅會造成檔案管理工作的怠慢，而且會造成整體檔案在使用和調(diào)度時不能夠及時完成任務(wù)，對單位的發(fā)展起到阻礙作用。

1.3 檔案管理工作的信息化程度越來越高

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，電子信息技術(shù)也越來越受到廣大人民的喜愛，為工作人員節(jié)省了大量的時間，提高了工作效率，帶來了很多的便利之處。在檔案管理上，以往的紙質(zhì)檔案會越來越少，電子檔案的出現(xiàn)對檔案管理的影響是巨大的，所以這就要求檔案管理人員具備一定的計算機基礎(chǔ)知識，能夠獨立的完成檔案的整理以及檔案的保存和使用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新，電子檔單的應(yīng)用越來越普及，檔案管理的信息化程度也會越來越高，但是要保證檔案的安全性，所以說還是要具備大量的計算機知識儲備，才能夠在未來高速發(fā)展的信息化時代勝任檔案管理的工作。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠

檔案管理就目前而言單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，相較于其他工作來說，檔案管理工作在業(yè)績上取得很大的成效是很小的，而且在實際生活中很多人也認(rèn)為檔案管理可有可無，并不是非有不可，但是在使用到檔案時卻是不知所措，這就是平時不注意檔案管理的弊端，由于長期認(rèn)為檔案管理不重要這種思想根深蒂固，使得檔案管理工作人員也很松懈。并不能起到很好的積極作用，在很大程度上降低了檔案管理的效率，嚴(yán)重地影響了檔案管理的規(guī)范化進程，其實檔案管理工作的重要性非常強，這不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，更需要檔案管理人員發(fā)揮積極能動性，承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，完善檔案管理工作。

2.2 檔案管理硬件設(shè)施滯后

檔案管理由于不受到重視，在很大程度上投入的資金較少，這樣檔案管理的硬件設(shè)施較差，不能夠很好地完成儲存和使用的要求，隨著信息化進程的不斷推進，檔案管理對電腦等硬件設(shè)備的要求也越來越高，但是現(xiàn)在檔案管理是用的電腦比較的老舊不能很好的達(dá)到相應(yīng)的規(guī)定，這就帶來了很多的弊端，造成檔案資料雜亂無章，不能夠完善的保存，嚴(yán)重影響檔案的完整性和美觀。特別是對原有的珍貴紙質(zhì)檔案來說，如果稍有不當(dāng)就會造成霉變等破壞情況，另外，檔案管理的規(guī)章制度并沒有很好地完善，沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)和具體的要求，這就為檔案管理埋下了不利的源頭。

2.3 檔案管理崗位人員缺乏穩(wěn)定性、專業(yè)性

目前而言，檔案管理人員存在很大的流動性，有時甚至是兼職完成，這就造成檔案管理人員可能不能夠很好地掌握相關(guān)的知識，而且在內(nèi)心沒有把檔案管理當(dāng)成一份工作來對待，檔案管理是一個相對枯燥的工作，長時間的接觸檔案是比較乏味的，這就需要檔案管理人員就被一定的耐心，另外檔案管理工作可能會面對很多比較相似的文件，這就需要管理人員細(xì)心地分辨出彼此之間的不同，并妥善加以保管，責(zé)任心也是檔案管理人員必備的，有些檔案管理人員缺乏一定的職業(yè)素養(yǎng)，在檔案管理過程中，將檔案隨意放置，不按照規(guī)定進行分類，一塌糊涂，缺乏一定的管理計劃，而且不會定期的檢查檔案的完整性和損壞程度。在確保檔案安全的前提下，應(yīng)該保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，并且保證管理人員具有一定的專業(yè)技巧。

3 檔案管理工作的對策與思考

3.1 加強對檔案管理重要性的認(rèn)識

做好一件工作的前提首先就是要擺正心態(tài)，正確的認(rèn)識到工作的重要性，這不僅僅要求單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，在一定程度上提供幫助，更要求檔案管理人員負(fù)起責(zé)任，做好自己的本職工作。檔案管理人員要定期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的管理知識，不斷更新自己的管理理念，學(xué)會使用新進的技術(shù)進行檔案管理，另外要從內(nèi)心熱愛這份工作，這樣在進行管理的同時才會飽含熱情，目前而言，檔案管理人員還具有很多的管理偏差，這就需要不斷地去學(xué)習(xí)專業(yè)知識和理念，不斷地增強檔案管理的意識，這樣才能夠不斷地提升檔案管理質(zhì)量。

3.2 提高專業(yè)管理素質(zhì)

檔案管理人員需要具備一定的專業(yè)知識和基本素養(yǎng)，在學(xué)習(xí)知識的同時還要保證與時俱進，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，要不斷地充實自己，更新新的知識水平，提升自己的綜合素質(zhì)和核心競爭力。檔案管理人員不僅要學(xué)習(xí)國內(nèi)的經(jīng)驗，還要不斷的學(xué)習(xí)國外優(yōu)秀的管理經(jīng)驗，取其精華，去其糟粕，不斷的學(xué)習(xí)新興的管理知識，學(xué)習(xí)相關(guān)的管理規(guī)范，嚴(yán)格遵守法律規(guī)定，積極的參加培訓(xùn)項目，不斷地提升檔案管理能力，只有與時俱進才能夠不被快速發(fā)展的社會所淘汰，才能更好地適應(yīng)日新月異的檔案管理工作。

3.3 科學(xué)管理檔案

規(guī)范操作檔案管理工作非常的繁多，也比較繁瑣，很多事業(yè)單位對于檔案管理工作沒有標(biāo)準(zhǔn)和要求，因此，這就需要事業(yè)單位的管理人員建立健全事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)制度，科學(xué)管理，規(guī)范檔案管理操作，另外，應(yīng)該提升檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)施，利用現(xiàn)代的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進科學(xué)技術(shù)，提升檔案管理的工作效率，與此同時，要去除以往檔案管理的舊思想，舊觀念，利用現(xiàn)代的辦公手段，來對事業(yè)單位的檔案進行管理，從而全面提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率，有效的提升檔案管理的專業(yè)水平。

4 結(jié)語

隨著經(jīng)濟和信息技術(shù)的不斷發(fā)展檔案管理工作也需要與時俱進，以往的用手抄寫來進行崗位的管理工作已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的需求，所以，我們也要用現(xiàn)代的手法來進行檔案的管理工作，改變以往事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識誤區(qū)，緊緊結(jié)合時代發(fā)展要求，從理念上更新，行動上創(chuàng)新，采取行之有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，為單位進一步加強科學(xué)管理檔案發(fā)揮積極的作用，不斷的提升檔案管理質(zhì)量。

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作者簡介

陸秋霞（1982-），女，漢族，江蘇省南通市人，專科，南通鑫揚檔案服務(wù)有限公司，助理館員（檔案），研究方向：檔案。