我國省級檔案館網絡服務現狀調查

如今網絡已成為人們獲得信息的一個重要渠道，檔案工作要想發揮好作用，就必須適應這一形勢，重視使用網絡傳輸和發布檔案信息，便利人們的使用。為了解我國現階段檔案部門利用網絡提供檔案信息服務狀況，筆者于2018年1月19日至2月13日通過查看網頁的形式，對我國內地31個省級檔案館可利用網絡遠程查閱檔案信息（不含現行文件利用平臺查閱文件）的情況進行調查，結果表明，這些檔案館的該方面服務與現實需求還有很大差距，應當加快努力。

一、省級檔案館網絡查閱情況分析

筆者對全國內地31個省（自治區、直轄市）的檔案館（局）網頁一一進行了查看，重點查看其查閱檔案方法（或叫查檔指南等），尤其是開放檔案的查閱方法，了解其是否可利用網絡遠程查閱檔案內容。對于說明可借助網絡遠程查閱的，進行查閱試驗。總結起來，有四種情況：

（一）各檔案館網頁上都發布了一些檔案圖片信息，可點擊打開查看。這些檔案信息多是在設置的“網上展廳”“館藏珍品”（或稱“珍檔薈萃”等）欄目內發布。各館發布的數量差異較大，但其有共同點，即具有宣傳目的，表明各館的特色和價值。如北京市檔案信息網的“網上展廳”欄內發布有首鋼精神檔案展、通州往事、日軍侵華圖片展等共40個專題。其“珍品檔案”欄內發布有“建國初期保護法海寺壁畫檔案”“設立總理衙門原奏章程十六條”“剿撫彭臺機宜”等7項；天津檔案網的“網上展廳”欄目內發布有“抗戰烽火·盤山魂”等專題檔案展、“城市記憶”等專題視頻和百件館藏珍品檔案圖片等；河南檔案信息網的“館藏珍品展廳”欄目內發布有“清代檔案”4個掃描件和“河南省局票證”5個掃描件。

（二）一些檔案館在網頁上發布館藏開放檔案案卷目錄或文件目錄。如江蘇檔案網設有“檔案目錄中心”欄目，發布已開放的檔案案卷目錄和文件目錄信息。網頁上顯示有案卷目錄56651條，文件目錄45735條。不過筆者看其文件目錄題名更像案卷目錄題名。但可貴的是，其顯示了很多是屬于1949年到1978年的文件目錄；浙江檔案網“電子檔案”欄目下分“清代檔案”“民國檔案”“革命歷史檔案”“建國后檔案”項目，現除“建國后檔案”項目點擊打開無內容外，其他三項點擊打開均有收存的檔案文件目錄；寧夏檔案信息網發布有檔案文件目錄；黑龍江省檔案館網“檔案查詢”欄內有1996年到2003年的檔案文件目錄；安徽省檔案局網開設有“檔案查詢”欄目，輸入檔號、題名、起始年份、終止年份，可檢索出相應檔案的案卷標題；四川檔案網設有“查檔服務”欄目，該欄目下位有“網上查檔”欄目，欄目內發布有其開放的清代檔案文件目錄，網頁上顯示有114872條。

（三）個別檔案館可使讀者遠程檢索查閱部分檔案內容。如天津檔案網開設有“檔案查詢”欄目，欄目注明：“提供目錄檢索和全文查閱。其中全部目錄數約為175萬條，案卷級和文件級目錄數為145萬余條，全文目錄數為29萬余條，檔案原文數約30萬幅（逐漸添加中）。同時提供部分檔案（具有‘預約’字樣）原文的預約和分類查詢功能”。在該欄目的下位欄目“在家看檔案”內，顯示檔案文件標題有29萬余條，點擊“查看原文”大多能打開看到；陜西檔案信息網設有“館藏檔案查詢欄目”，點擊打開后可檢索“民國開放檔案”。輸入標題（關鍵詞），點擊查詢，會出現相應檔案文件的檔號、標題、責任者等。點擊藍色字“原文”，會打開顯示文件原文；上海檔案信息網開設有“開放檔案一站式查閱”欄目，欄目使用中說明，輸入關鍵字，可檢索到符合條件的檔案目錄，點擊標題可以看到檔案詳細內容，點擊全文可在線查看檔案全文內容。不過筆者在按網頁要求注冊賬號登錄后，能檢索出檔案文件目錄，點擊了幾個全文均打不開，估計是出現了技術問題。

（四）幾個檔案館開設委托代查檔案業務。如江西檔案信息網“查檔服務”欄目內的“查檔指南”中，有“查閱方式”項，分“直接查閱”（到館查閱）和“間接查閱”。“間接查閱”說“可以通過信函、電話、傳真、電子郵件等方式”，將需求告訴該館，由該館工作人員代查，有結果后以適當方式聯系回復。這里的回復雖未說明，但筆者認為應包括電子郵件的方式，所以也算是利用網絡傳輸檔案信息。黑龍江檔案信息網、河南檔案信息網、福建檔案信息網等的“查檔指南”欄目內均載明提供類似服務。

二、省級檔案館網絡提供檔案信息服務存在的問題

通過以上陳述可以看出，我國內地31個省級檔案館在利用網絡提供檔案信息服務方面總體發展較慢，滿足不了人們的需求。現存的問題主要是：

（一）各館比較重視重大公共事件、政治宣傳和特殊人物檔案文件的網上查詢服務，對其他檔案文件的提供服務大多做得不夠。重視重大公共事件的檔案文件的宣傳肯定有意義，也能滿足人們的一些需求。但社會對檔案服務的需求是多樣的，只有對其他檔案文件也做相似的努力，才能算是檔案部門的工作適應了社會需要。

（二）各館在利用網絡提供檔案信息服務方面的工作進展不平衡。從筆者查看試驗的情況看，天津檔案館提供網上查閱的檔案文件數量相對較多，且查閱方便。陜西省檔案館提供網上查閱的民國檔案數量沒有數據顯示，但該館網頁上“民國檔案”介紹部分說館藏92142卷，表明數量也不少，對其查閱也比較方便；上海檔案館從其“開放檔案一站式查閱”的說明看，應該也做得比較好，但不知為何筆者打不開原文。北京檔案館、河南檔案館、內蒙古檔案館網頁上都顯示有數字檔案館可供查詢，但都打不開，因此不好評價其該方面工作。其他省級檔案館沒發現在網上提供大批檔案原文查閱服務。眾所周知，將原有紙質檔案數字化，并進行鑒定，提供網上查閱，需投入大量財力、人力、時間，是一項工程量比較大的工作。但從這里列舉的情況看，經濟比較發達的天津做的比較好，經濟相對不那么發達的的陜西也做的比較好。所以，決定這項工作做得好壞不是經濟問題，因為該項工作需要的投入，對任何一個省級單位來說，都不是什么大問題。

（三）一些省級館在網頁上發布了開放檔案的案卷目錄，或提供網上查詢案卷目錄服務，這當然比暫未提供該項服務的好，使人基本知道該館大概藏有哪些內容的檔案。但是，人們查閱檔案文件，需要知道具體文件內容，所以，目錄提供應細化到文件級。再進一步，像天津、陜西等館那樣，提供原文查閱服務，才算服務比較到位。在這里，有個認識角度問題，作為檔案部門，了解案卷目錄，知道自己這里保管了哪些內容類型的檔案已基本可以，但作為用戶，他需要知道具體的檔案文件內容。檔案部門為用戶服務，就需要站在用戶的角度，才能滿足其需要，才算服務到位。

（四）一些館公布的已開放檔案文件多為清代、民國檔案，建國后的檔案文件很少，滿足不了用戶對這方面檔案的查閱需求。《檔案法》規定，檔案“一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年”。這里的“向社會開放”，應該意味是不受限制的查閱利用。《檔案法實施辦法》規定，“檔案的公布”，是指“向社會公開檔案的全部或者部分原文”，其形式包括“通過公眾計算機信息網絡傳播”。福建省人民政府2017年12月1日發布《福建省數字檔案共享管理辦法》，該辦法將數字檔案分為無條件共享、有條件共享和暫不共享三類。“中華人民共和國成立以前形成的、可以公開的數字檔案；中華人民共和國成立以后形成的、已到法定公開期限可以公開的數字檔案；經濟、科學、技術、文化等數字檔案；屬于政府信息公開范圍的數字檔案；按照規定可以公開的重大活動數字檔案，為無條件共享類。內容敏感，按照保密法律法規的規定，只能提供給特定需求方利用的數字檔案，為有條件共享類。涉及國防、外交、國家安全和其他國家重大利益、商業機密、個人隱私以及按照國家規定不宜公開的數字檔案，為暫不共享類”。該辦法還規定，“屬于無條件共享類的數字檔案，可以直接從共享平臺獲取”。福建省的這個規定，可以說是對《檔案法》和《檔案法實施辦法》關于檔案開放利用精神的一種制度落實。但在實際工作中，全國大部分省級館還未將其落到實處。這里邊既有工作量大，需要循序漸進的推動原因，也有一些人員顧慮鑒定不準，怕開放某些文件產生不好影響的原因，所以解決思想問題也是推進檔案網絡服務工作應該注意的方面。

上面所述四個問題主要是指利用網絡提供檔案信息服務內容方面需要注意的事項，在技術方面，也有些問題需要注意。有的問題雖然不大，但也可能影響服務效果。如有幾個館在網頁上設置的檢索格式，讓查檔者輸入題名、檔號、年份、責任者等，以檢索自己所需的檔案，這顯然是按檔案部門著錄和檢索檔案的習慣來設計的。試想一下，有幾個查檔者在查檔時知道自己需查的檔案這些方面準確信息？是不是更多查檔者只是知道自己需查檔案的某方面大概信息，或者是想查一下有沒有自己估計的某方面檔案信息？而如果換成上海檔案信息網那樣讓輸入關鍵字（詞）是不是會更恰當些？另外，既然本文是談利用網絡提供檔案信息服務問題，就自然聯系到網絡維護問題。筆者自2018年1月19日開始正式查閱內地31個省級檔案館網頁，到2月20日上午本文完稿前最后查證有關館網頁，一個月時間，先后有9個館出現最少兩三天，多則超一星期打不開網頁的情況，占總館數的比例近三分之一，這在其他行業是很少有的現象，無疑影響檔案館利用網絡提供檔案信息服務。筆者在某省檔案館網頁上看到一份發布于2017年9月13日的開放檔案公告，稱該館完成了館藏民國檔案14萬多件的數字化及開放鑒定，開始對外開放。但是其開放方式不是讓人通過網絡查閱，而是憑單位介紹信或身份證到該館的利用大廳開放利用平臺去進行查閱。筆者估計不是因為檔案內容的敏感性問題，而是懷疑其擔心網絡不安全，數據受破壞，需要加強技術保護問題。

筆者這里選擇省級檔案館提供網絡檔案信息發布與傳輸服務作為調查對象，是因為一個省域的面積很大，如離省城較遠的查檔者到省館查閱，不僅費時費力，而且經濟成本高。所以，省級館提供檔案信息的網絡服務具有緊迫性，當然國家館也不例外。另外，檔案部門要為科研服務，與一般因處理某事需查閱某一件或幾件檔案不同，科研有時需要的查檔，可能是一件，也可能是很多件，并且可能需查閱的檔案不是一下子全部明確，而是研究到哪一步產生了查閱某一個或幾個檔案的需求，再向下研究，又產生了查閱某一個或幾個檔案的需求，如果每遇到此，就到檔案館去查，不僅非常麻煩，而且影響科研進度。而如果研究的課題是涉及全國某時期某方面的事項，需要查閱很多省該方面的檔案，能獲得網絡方面的服務與否，結果就可能不僅僅是影響科研進度的問題，而是可能因為成本問題導致科研項目能否實施了。