新形式下檔案管理工作存在的問題和對策研究

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理的有效性與公共機構的競爭力有關，人們更關注檔案管理的有效性，研究新形式下檔案管理存在的問題和對策具有非常重要的意義。

一、檔案管理中的問題分析

（一）檔案管理制度不健全，缺乏規(guī)范性管理。很多企事業(yè)單位目前因為缺乏檔案管理相關的規(guī)范性制度，使得其檔案管理工作不夠規(guī)范，缺少相應的設備和管理流程，員工做事散漫，甚至出現(xiàn)了檔案多處管理的情況，這使得檔案信息沒有準確性和時效性，無法給予企業(yè)的工作、決策和發(fā)展提供有效的服務。雖然檔案管理人員的社會要求不斷提高，但是檔案管理人員的素質還沒有普遍提高，部分事業(yè)單位檔案管理效率低下，使得檔案管理人員的素質不能適應檔案管理的要求。

（二）管理意識不強，檔案管理的方法落后。在現(xiàn)代社會的企事業(yè)單位，由于文件管理投入不足，文件管理方式仍處于傳統(tǒng)的手工管理模式，采用手工采集、整理、編輯、檢索文件。現(xiàn)代信息技術的使用使得檔案管理符合現(xiàn)代社會的發(fā)展，搜索過程復雜且容易出錯。在降低工作效率的過程中，文件信息的準確性不能保證，這對企事業(yè)單位是不利的。盡管許多組織對文件管理的重視程度越來越高，但在實際的文件管理工作中，由于工作人員對文件管理的理解不夠，在收集和整理數(shù)據(jù)的過程中經(jīng)常會遇到很多困難。

（三）檔案硬件投入不足，創(chuàng)新觀念落后。創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障，檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展意味著其社會功能的改善和提高，要把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。檔案工作是黨和國家的重要事業(yè)，但檔案室建設不規(guī)范不標準，檔案柜陳舊，存儲條件差，為此，要以時代發(fā)展為基礎，要實現(xiàn)檔案的可持續(xù)發(fā)展，必須不斷創(chuàng)新檔案管理工作。這也是檔案管理社會性和開放性的必然要求。

二、改進檔案管理中常見問題的對策

（一）信息技術在檔案管理中的運用。主要是檔案管理相關軟件的開發(fā)和使用，使得檔案管理更加便捷、準確。要用現(xiàn)代信息技術手段管理檔案，加強對檔案管理人員現(xiàn)代信息技術技能的培訓，使檔案管理人員能夠有效地將這項技術應用到檔案管理工作中。利用檔案管理相關軟件，對檔案信息的輸入、檢索等進行全方位的管理，使得在利用檔案信息的時候更加快速和準確，提升單位檔案管理的效率。

（二）加強工作人員對檔案管理的認識。在正確理解檔案管理意義的同時，按照檔案管理的相關規(guī)定開展管理工作，定期對檔案管理工作進行監(jiān)察。還要經(jīng)常培訓，這種培訓必須是由上而下的，并且是定期的持續(xù)性的培訓，確保檔案管理規(guī)范化、標準化，適應現(xiàn)代化經(jīng)濟發(fā)展的需求。

（三）檔案管理的效果，直接決定了檔案的壽命和準確性。檔案管理是一個專業(yè)性和規(guī)范性的工作，必須嚴格按照《檔案法》的規(guī)范性要求來進行檔案管理，該規(guī)范性文件明確了檔案管理的職責、范圍、方式、權利和義務等，并提出檔案管理必須規(guī)范化、科學化、制度化。因此，各企事業(yè)單位應該加大對檔案管理的投入，這主要包括了檔案室的規(guī)范化建設、檔案管理設備的齊全、檔案室的安全等。堅持系統(tǒng)實施的嚴肅性。檔案部門不僅是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，還是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在實施規(guī)章制度時，必須要充分體現(xiàn)制度的權威性。

（四）檔案管理工作中出現(xiàn)很多難題。主要問題是檔案管理工作人員的素質不高，甚至出現(xiàn)了一崗多職的情況，人員的缺少是需要時間來改變的，需要提升檔案管理工作人員的整體素質，這種素質是建立在專業(yè)化的培訓和學習的基礎之上的，并且在加強業(yè)務素質的同時，也要教導員工在其職終其事的素質，服從企事業(yè)單位的安排，切實做好檔案管理工作，確保檔案信息的準確性和時效性。

三、實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

（一）思想觀念的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

（二）服務方式的創(chuàng)新。更好地創(chuàng)新服務方式，需要我們不斷發(fā)現(xiàn)新的文件需求和服務方式，更好地滿足實踐需求。在工作中，要加強和改進檔案業(yè)務的主動性、針對性和時效性。

（三）加大資金投入。檔案管理信息化建設需要投入大量的資金，建設的前提就是館藏檔案的數(shù)字化，檔案部門在硬件設備方面應該積極引進必需的應用設備，通常工作人員應該借助先進科學的硬件設備，轉化、掃描、補充、整理館藏檔案資源，注重各環(huán)節(jié)的具體要求，利用各類文檔處理軟件來整理建立的數(shù)據(jù)庫，保障檢索服務的高效性；或者是建立各類網(wǎng)絡安全防護系統(tǒng)，注重數(shù)據(jù)信息的備份與加密等工作。

四、結語

事業(yè)單位的檔案管理屬于一項基礎型和職能型的管理工作，在信息化建設過程中還存在一系列問題，必須立足實際，加強檔案管理與信息技術相結合，注重檔案信息管理建設，提高人員綜合素質，加大資金投入，落實科學規(guī)范化，通過信息化方法管理檔案，最大限度地發(fā)揮檔案工作在管理和服務方面的潛在優(yōu)勢。