推進行政事業單位檔案管理改革探究

隨著社會的高速發展，人們不斷加深對檔案的認識，檔案不僅被大眾所用，其潛在的有效性與真實性等也逐漸得到重視。而作為國家檔案管理的內容之一，行政事業單位的檔案是其規范化、科學化管理的真實記錄，推進檔案管理改革勢在必行。

一、行政事業單位檔案管理的意義

對于國家機構而言，行政事業單位是其重要組成部分，它的健康可持續發展對維持國家正常有序運轉有重要意義，而這離不開檔案管理的支持。檔案記載著行政事業單位的重要業務信息和內部文檔信息，是全部信息的匯聚地，職工要想做好本職工作，發揮單位職能，就離不開檔案的幫助，尤其是在工作中遭遇突發性問題或難以處理的業務時，就可借鑒檔案資料汲取前人的處理方法與經驗，更好地解決問題。因此，行政事業單位檔案管理至關重要。

二、推進檔案管理改革的策略建議

（一）完善檔案管理制度，關注制度執行。無規矩不成方圓，完善檔案管理制度是行政事業單位檔案信息有序的保證。一是行政事業單位要基于自身實際情況以及檔案管理的特殊性，建立科學合理的檔案管理制度。二是保證檔案管理制度的簡明與實用，提高其可操作性，以便用制度有效約束、規范檔案管理工作。三是檔案管理制度不僅要約束檔案人員，還要約束單位領導，確保檔案管理具有獨立性特點，不會因個別領導原因發生檔案管理不合規定的問題。四是在完善檔案管理制度時要保證獎懲分明，及時獎勵嚴格管理行政事業單位檔案信息的人員，激勵他們更好地工作，同時處罰非法操作檔案信息的人員，杜絕他們惡意篡改信息，保證行政事業單位有序開展檔案管理工作。當然，建立制度的最終目的是執行，規范檔案管理工作，所以行政事業單位在檔案管理改革中不但要建立完善的制度，還要重視在管理過程中有效執行相關制度，由單位領導充分關注制度的執行情況，在實踐環節持續完善檔案管理制度，促使檔案管理制度不斷趨于合理化、規范化，從而最大限度調動檔案人員的主動性與積極性，確保他們認真執行檔案管理制度，深化檔案管理改革。

（二）實現現代檔案管理，優化檔案工作。在當今的網絡信息時代，各種先進的現代化技術與設施設備在檔案管理領域得到廣泛應用，優化檔案工作，行政事業單位也不例外。一是行政事業單位要利用多種介質做好檔案存儲工作，基于現代化技術，利用加密U盤、光盤等移動介質存儲檔案，同時建立完善的檔案數據庫，提高行政事業單位檔案的管理與利用效率。行政事業單位還應做好檔案數據信息的容災備份工作，尤其是異地存儲備份，避免因數據系統崩潰而遺失檔案數據。二是行政事業單位要提高檔案人員的現代化專業素質，中國已經正式進入網絡信息時代，國務院在2015年7月4日印發的《國務院關于積極推進“互聯網+”行動的指導意見》標志著國家全面推行“互聯網+”思維，所以行政事業單位檔案管理也迎來新要求，要求檔案人員務必要立足工作實際，在操作中積極學習現代化技術，掌握計算機、信息技術等在檔案管理中的應用，提高專業技能與綜合素養。三是基于現有電子政務外網建設行政事業單位檔案資源管理平臺，同時建立檔案管理分級制度，保證在可控范圍里共享檔案信息。行政事業單位應建立辦公平臺，涵蓋檔案管理模塊，形成文書檔案模塊、人事檔案模塊等，從而采集并保管整個系統的電子檔案信息，利用網絡信息技術促進檔案管理的互聯互通。

（三）加強檔案保密工作，保證檔案安全。檔案保密工作關系到行政事業單位乃至國家的安全和利益。檔案管理庫房安全與否是行政事業單位檔案保密的一個重點，不宜在日常辦公、人員流動大等區域設置庫房，應嚴格依據國家規定興建，并進行24小時監控，對進出人員實施嚴格的控制，同時加強安保警衛，加固庫房出入口以及天花板、窗戶等，嚴格驗證進出人員的身份，只有專門管理檔案的人員才能進入庫房，為他們配備難以被盜用、被復制的進出證明，設立多重關卡，做到對檔案的保密。有關檔案的保密期限和保管期限，也需要行政事業單位做好區分，明確劃分的原則和保管，正確鑒別檔案的歷史作用與現實作用，清楚哪些檔案是處于國家保密期的資料，即檔案內容當中涉及到國家的秘密事項，資料受到國家法律法規的保護，有法律效力的時限就是保密期限，一旦將保密檔案泄露出去，將會使社會乃至國家的團結安定遭受不可預估的損失。所以檔案人員必須清晰認識這一點，明白涉密檔案在國家保密期限里被泄露的嚴重后果，在行政事業單位檔案管理中忠于職守，行政事業單位也要詳細了解檔案人員的背景與平時的為人、社會關系等，保證檔案的安全性。

三、結語

行政事業單位在檔案管理中應嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》，制定與本單位實際情況相符的檔案管理制度，并加大執行力度，利用先進的技術與設備等實現現代化的檔案管理，加快行政事業單位檔案管理信息化進程，同時加強落實對檔案的保密工作，優化配置檔案管理資源，為行政事業單位檔案事業的可持續發展提供強有力的支撐。