對執法單位做好文書檔案管理工作的研究探討

文書檔案管理已不是一個新的話題，任何單位都有豐富的檔案資料，都必須進行相應的歸檔整理。對于執法單位，檔案管理更為重要，執法單位是我國重要的部門，在維護人民正當的合法權益方面起著重要的作用，是整個社會發展不可或缺的一部分。關于執法單位文書檔案管理，這是一個老話題，但缺少的卻是新研究，本文便是以老話題新思路的研究方式，對當下城市執法單位的文書檔案管理中遇到的一些問題進行分析，以求得到突破和解決。

一、文書檔案管理的問題分析

文書檔案管理在執法單位屬于辦公室業務，所以對于辦公室管理人員就具有一定的能力要求。執法單位是一個復雜的單位系統，在執法的流程中，從開始的受理、審查、核準、發布公告等過程中，大量的文件便會產生，文書檔案也就形成。所以對于辦公室管理人員，文書檔案的管理工作，就顯得非常重要，這些文件都需要管理人員的及時歸檔和管理。以本市的執法單位文書檔案管理為參考，筆者在調查的過程中，發現了許多的問題，這些問題都是亟須解決的。

（一）管理人員的能力差，創新性不強。這個問題在執法單位檔案管理中普遍存在，也屬于老問題。這一問題，有文書管理這一工作自身的問題，文書檔案管理顧名思義就是對檔案的歸檔管理，這在很多人看來是一份非常枯燥乏味的任務，并不需要個人的創新性，只需要花時間整理資料。這一誤導性的認識造成大多數青年優秀人才不愿意從事這一行業，也不愿意花費時間做這一方面的研究工作，且在這一崗位上，多數為退休人員或者工作人員家屬，老齡化問題也很嚴重，所以，這就存在著非常嚴重的問題，管理人員的能力不足，沒有新型人才的注入，這嚴重妨礙了文書檔案管理的創新性發展。

（二）管理制度欠缺。就執法單位的文書檔案管理部門來講，必須要有部門規章。而據筆者的調查，檔案管理部門在一個單位中的重視程度是最低的，領導不重視，員工也不重視。這對于這一部門的發展起到了很大的阻礙作用。文書檔案管理工作或許不如其他部門的作用明顯，但它確是不可缺少的，所以，各個單位應當制定正確的檔案管理制度，使無序的管理能得到良好的規范，確保這項工作順利進行。

（三）管理設備落后。管理設備對于檔案管理也是非常重要的，如果光靠人力，效率會非常底下。所以設備的先進是很重要的。執法單位的檔案普遍較多，且不同事件不同過程產生的文件類型也很多，所以急需先進的設備來提高管理效率。執法單位必須加強對于檔案管理建設方面的財政支持力度，積極引導檔案管理部門的創新發展。

二、文書檔案管理的應對策略

文書檔案管理工作對于執法單位來說，是隱性的但又必不可少的一項基礎性工作，做好這一工作具有重要的意義。針對執法單位文書檔案管理的相關問題，筆者提出一些自己的建議，希望能對檔案管理有一定的幫助和改善。

（一）引進創新性人才，實現檔案管理的創新性。首先，檔案是關于企事業單位的歷史發展過程的記載，會保存著這個單位很多珍貴的資料，從有些檔案資料就可以窺見這一單位的整個發展歷程。以執法單位為主，文書檔案便記載著執法單位的每一次任務以及結果性材料。而這些重要的材料現在卻還是以傳統的整理方式進行，管理的方式、過程都很落后，急需創新。而創新的前提便是引進創新型人才，改編或者整頓崗位職責，為文書檔案管理工作注入新的血液。然后進行定期的培訓，讓本市執法單位的檔案管理工作也能跟著現代化的步伐，在原基礎之上有針對性地學習先進經驗，實現創新發展，為社會提供更多的有價值的信息服務。

（二）制定規范的管理制度體系。我們既是執法單位，更懂得遵循法律、規章制度的重要性，所以更應該起到表率的作用。檔案管理作為基礎性的工作單位，更應該有一套規章制度遵循。制度的制定要結合實際情況，領導層和工作人員交流協調，制定系統的規章制度。這種制度應分為兩種類型：一種是對管理人員的要求，一種是對管理方法的要求。關于管理人員的要求，例如培訓應該定期舉行，每個人必須參加；有秩序的實踐能力檢測，應達到的標準；對于優秀人員的獎勵機制等等，都必須有規章制度可參考。

（三）引進現代化的設備。檔案管理是對單位的一系列文件進行的集中管理，工作人員必須要確保檔案信息的完整與安全，而這是一項特別復雜的工作，單靠人力是無法完成的，所以先進的設備機器有很重要的作用。文件材料從開始的形成積累到最后的歸檔保存更需要現代化的信息處理。而在我市的執法單位，檔案管理的機器設備并沒有得到及時的更新，這就需要領導階層加大財政支持力度，引進先進的設備，實現檔案管理的信息化、現代化。

三、總結

執法單位的文書檔案管理工作是一項基礎性的工作，對于單位的發展有著不可或缺的作用，文書檔案管理的創新發展是每一個管理者的責任，筆者也以自己所在市區的執法單位為參考，對于檔案管理中出現的一些問題提出了自己的見解，希望文書檔案管理工作實現現代化信息化的發展，實現創新性的發展，為社會多作貢獻。