OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對策分析

文/廣東醫(yī)科大學附屬醫(yī)院 鄭永英

隨著科學技術(shù)水平的提升，醫(yī)院借助高新技術(shù)變革所帶來的發(fā)展，使得醫(yī)院管理工作效率大幅度提升，也進一步推進了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展與完善。基于此，將OA系統(tǒng)引入醫(yī)院檔案管理工作不僅可減輕檔案管理工作人員的負擔，也可促進醫(yī)院管理效率。因此，筆者總結(jié)分析現(xiàn)今OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中存在的問題，并提出幾點完善對策，以期為醫(yī)院檔案管理工作的開展提供理論依據(jù)。

一、OA系統(tǒng)的概念

OA全稱為Office Automation System，即辦公自動化系統(tǒng)，簡稱為OA系統(tǒng)，是20世紀70年代出現(xiàn)的日常管理應(yīng)用系統(tǒng)，目前，OA系統(tǒng)在各個企事業(yè)單位的辦公中均得到廣泛應(yīng)用。通過電子計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與進一步融合，OA系統(tǒng)在辦公管理中的應(yīng)用也得到進一步推進，使無紙化辦公成為了可能。OA系統(tǒng)具有高效性、安全性等特點，也受到廣大企事業(yè)單位辦公的認可與應(yīng)用，特別是在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮著重要作用。

二、醫(yī)院檔案管理

醫(yī)院檔案涉及方面較廣，包括科研檔案、醫(yī)療檔案、黨政人員管理檔案等，醫(yī)院檔案準確記錄了醫(yī)院不同時期各項工作的開展實施過程，詳細記錄了醫(yī)院領(lǐng)導制定決策、確定工作方向、落實任務(wù)的科學依據(jù)。醫(yī)院檔案不僅是對過去醫(yī)院項目活動的記錄，也是醫(yī)院開展各項工作的參考與指導依據(jù)。醫(yī)院檔案管理工作具有專業(yè)性、機密性、政策性等特點，基于此，對醫(yī)院檔案開展科學規(guī)范化管理，可有效提高醫(yī)院工作效率，提升管理水平，對于醫(yī)院的發(fā)展提升均具有重要意義。

三、OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

現(xiàn)今，OA系統(tǒng)作為多功能日常管理應(yīng)用系統(tǒng)的一種，因具備便捷性、安全性、無紙化辦公等優(yōu)勢，被廣泛應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中并獲得較為理想的管理效果。OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下方面：首先，信息采集，OA系統(tǒng)所配備的掃描設(shè)備，可將醫(yī)院所需錄入系統(tǒng)中的信息通過掃描進行信息錄入，減少工作人員手工錄入時間，使工作效率大幅度提高。其次，信息化辦公，利用OA系統(tǒng)可將數(shù)據(jù)進行電子化存入，形成一個完整的信息數(shù)據(jù)庫，可供多用戶、多設(shè)備的同時檢索，使數(shù)據(jù)共享得以實現(xiàn)。最后，信息化工程流程，OA系統(tǒng)所具有的管理流程建設(shè)，也使得其被應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，極大推動了醫(yī)院工作流程的信息化，降低人為因素的感染。OA系統(tǒng)是現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理的重要方式，可有效提高資源的利用率，使工作效率顯著提高。OA系統(tǒng)的應(yīng)用也可推進醫(yī)院檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學化，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息共享、數(shù)字化以及溝通的高效性。

四、OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）技術(shù)人員素質(zhì)水平普遍較低。目前，醫(yī)院檔案管理應(yīng)用OA系統(tǒng)進行管理時，多采用外包團隊實現(xiàn)OA系統(tǒng)的開發(fā)與維護工作，醫(yī)院自身缺少相應(yīng)專業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的配置。雖然外包軟件公司所提供的網(wǎng)絡(luò)工程師技術(shù)水平較高，但是對于醫(yī)療方面的專業(yè)知識缺乏了解掌握，導致醫(yī)院檔案管理工作存在一定的局限性。同時，多數(shù)負責OA系統(tǒng)管理的檔案管理人員是從其他崗位臨時轉(zhuǎn)崗而來，缺乏專業(yè)檔案管理知識與相應(yīng)的計算機操作技術(shù)，這也使得OA系統(tǒng)在醫(yī)療系統(tǒng)中的應(yīng)用受到極大限制。

（二）對OA系統(tǒng)的認識不足。OA系統(tǒng)作為日常管理系統(tǒng)的一種，其中的檔案管理功能是將電子文檔統(tǒng)一納入OA系統(tǒng)平臺，方便用戶對檔案進行瀏覽使用，使工作效率顯著提升。但是，由于多數(shù)醫(yī)院被傳統(tǒng)觀念限制，認為紙質(zhì)文件具有保存價值與法律意義，導致部分醫(yī)院在應(yīng)用OA系統(tǒng)的同時，還應(yīng)用紙質(zhì)文件，甚至少數(shù)醫(yī)院不認可OA系統(tǒng)，僅認可紙質(zhì)文件在檔案管理中的作用，導致在醫(yī)院各類檔案的收集與歸納功能中OA系統(tǒng)的應(yīng)用受到極大阻礙，也影響了OA系統(tǒng)的使用率。

（三）不健全的網(wǎng)絡(luò)平臺搭建。OA系統(tǒng)中電子文件通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行傳輸，因此相關(guān)的簽批、發(fā)布及閱讀等功能的應(yīng)用與實現(xiàn)，均需要依靠有利的網(wǎng)絡(luò)平臺，但是由于多數(shù)醫(yī)院在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺的投入力度較小，導致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺缺乏穩(wěn)定性與健全性，導致很多重要文件在進行數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中存在丟失、簽批失敗等系統(tǒng)性問題，使得OA系統(tǒng)在醫(yī)院的檔案管理中的正常應(yīng)用受到極大不良影響。

（四）未實施OA系統(tǒng)電子歸檔工作。雖然OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中已經(jīng)得到廣泛引入與應(yīng)用，但是尚未建立完整的電子歸檔制度，同時也未應(yīng)用電子歸檔方式對醫(yī)院檔案信息進行分類歸檔。醫(yī)院多數(shù)檔案仍采用紙質(zhì)文件進行歸檔保存，但是由于紙質(zhì)檔案易出現(xiàn)丟失、受潮、受損等問題，導致醫(yī)院檔案管理中存在一定的安全隱患。

五、OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的完善對策

（一）提高各部門對OA系統(tǒng)的重視。在新時期下，我國對于各單位檔案的電子信息工作也越發(fā)重視，出臺了一系列電子檔案的管理措施。所以，在當前醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)國家所提出的相關(guān)要求進行改革，進一步推動醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)工作。各大醫(yī)院也需加強OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的重視程度，積極主動開展OA相應(yīng)培訓與教育工作，改變醫(yī)院工作人員對于OA系統(tǒng)的思想認識，加強對OA系統(tǒng)的重視，并在日常醫(yī)院檔案管理工作中規(guī)范性應(yīng)用OA系統(tǒng)開展電子歸檔及辦公，使OA系統(tǒng)在檔案管理中的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。

（二）設(shè)置專業(yè)專職人員負責OA系統(tǒng)的開發(fā)與維護。醫(yī)院引入OA系統(tǒng)的同時，也需設(shè)置專業(yè)專職人員開展OA的開發(fā)與維護工作，同時完成檔案管理工作。首先，需對網(wǎng)絡(luò)工程師進行醫(yī)療相關(guān)知識理論的培訓，使醫(yī)院檔案管理的開發(fā)與維護與醫(yī)院實際相吻合，同時選取網(wǎng)絡(luò)知識與檔案管理的復合型人才作為OA系統(tǒng)管理的專職人員。醫(yī)院也需定期對專業(yè)專職人員進行OA系統(tǒng)相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓，提高專職人員的綜合素質(zhì)水平，進而使醫(yī)院檔案信息化管理能力大幅度提升。

（三）加大網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)。醫(yī)院加大對網(wǎng)絡(luò)平臺搭建的資金投入，可使OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的高效性、安全性大幅度提升。OA系統(tǒng)的共享主要依賴于網(wǎng)絡(luò)傳輸，因此，穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺對于OA系統(tǒng)的信息提交、存儲、檢索、共享等方面均具有重要作用，可實現(xiàn)OA系統(tǒng)與其他部門之間的溝通協(xié)作，進一步推動OA系統(tǒng)的完善運用。

六、結(jié)語

綜上，加大對OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案信息管理中的建設(shè)力度，可使醫(yī)院檔案信息化管理的功能最大限度發(fā)揮，進一步提高醫(yī)院管理工作效率。