淺談醫院檔案文化建設與公共服務能力提升

檔案是人類社會的原始記錄，社會實踐的豐富性決定了檔案來源及其存在的廣泛性，在社會活動中形成的各種形式有價值的歷史記錄都可稱為檔案。但長期以來，檔案學者很少從文化的角度去研究檔案現象，隨著社會的發展和人們觀念的改變，在滿足人們的文化享受需要的同時，檔案也形成一種獨立的文化向我們走來。醫院檔案是醫院成長的重要歷史憑證。醫院的檔案文化要適應醫改的需要和醫院文化建設的需要，更要與醫院的工作相結合，提升醫院公共服務能力。

一、醫院的檔案文化與檔案文化建設

（一）醫院的檔案文化。檔案文化的概念有廣義和狹義之分，狹義的檔案文化一般僅指作為人類物質文明和精神文明的記錄與反映的檔案信息及載體，即檔案的實體文化；廣義的檔案文化，是除了檔案實體文化之外，還包括人類有效管理和利用這種實體文化成果而采取的活動方式及其創造出來的檔案事業文化。對于醫院檔案文化而言，就是要積極結合醫院自身的行業特點，深入研究醫院檔案工作的規律和特點，根據醫院不同的發展階段和不同時期的工作重點，不斷地豐富其內涵及形式，把檔案文化的發展目標建立在為人民健康服務的基礎之上。

（二）醫院的檔案文化建設。檔案本身與文化發展是相互依存、緊密相連的。檔案是醫院的重要文化載體，對于醫院自身的未來發展以及醫療衛生事業的發展都將起到推動作用。通過構建醫院檔案文化，更能將就這種積極的作用放大并發揮出來。醫院檔案的形成很大程度上與當前的醫院文化乃至整個社會文化存在著關系，所以檔案自身具有非常明確的文化屬性，醫院檔案文化的建設，應立足檔案工作特點以及醫院的實際，開展多種形式的文化服務活動，滿足醫院、醫療衛生事業以及整個社會日益增長的對檔案文化的需求。如在院區內開展趣味燈謎活動，開展知識競賽，開展演講比賽等等。以大量歷史檔案為基礎編撰的《院史》，讓醫院職工了解醫院的文化以及老一輩醫護人員的奮斗故事，也讓群眾們了解了醫院的發展歷程。構建醫院的檔案文化，不僅能作為醫院文化解讀的重要憑證，也是文化研究的重要載體。

二、醫院檔案文化建設和提升公共服務能力的關系

醫院是一個以醫療工作為重點的機構，在醫療活動中所產生和形成的檔案，是其真實的反映。醫院檔案涉及領域寬、種類多、專業性強以及具有相對保密性，如病案、財務檔案、人事檔案、科研檔案、行政檔案等。因此，醫院檔案文化建設必須要與醫院文化內涵相一致，與醫院整體工作相協調，并有其鮮明的醫療服務理念、工作目標和團隊精神，提升醫院醫療形象和綜合實力。

（一）醫院檔案文化建設要融入各項工作中。醫院檔案要以醫院的管理工作、醫療工作及行政后勤工作為重點，將檔案文化建設融入到醫療、教學、科研、黨建、精神文明和思想政治工作之中，不斷提升醫院管理水平，增強醫院核心競爭力，促進醫院全面持續發展。

（二）醫院檔案文化建設要與各項評審活動相結合。醫院的檔案工作應該積極結合當前醫療體制改革的重點，把醫院檔案文化建設工作與公立醫院評審、大型醫院巡查、進一步改善醫療服務活動、院長年薪績效考核及創建省級文明單位等活動相結合，努力做好檔案的收集和管理工作，為醫院的各項工作做好服務，從而促進醫院的科學發展。

（三）醫院檔案文化建設要以查檔者的需求為出發點。醫院檔案應當將查檔者的需求作為工作的出發點和落腳點，將以人為本的思想作為檔案文化建設工作的一把鑰匙，積極為廣大醫護人員及患者做好檔案查閱工作，為他們提供翔實、珍貴的資料。同時加強醫院檔案信息化的管理，實現醫院檔案信息資源的共享。

三、加強檔案文化建設，提升醫院公共服務能力

（一）開發檔案中的新資源，滿足各科室需求。醫院檔案的日常工作都集中在檔案保存、檔案分類、檔案整理及查詢咨詢上，其作用沒有得到充分的發揮。檔案工作者應該改進工作作風，主動出擊，積極找準定位，創新工作方法，提高原有的工作效率。決策來源于信息，信息來源于檔案，如果沒有檔案的參考，無依據的決策就成為無源之水、無本之木。因此，檔案工作人員要熟悉檔案的數量，檔案的內容、檔案的結構等，快速有效地開發檔案中的信息資源，在此基礎上掌握醫院各科室對檔案信息的新需求，提高檔案信息資源利用的準確性、針對性。

（二）廣泛收集醫療檔案，滿足醫護人員的需求。醫療檔案是歷代醫護人員智慧的結晶，為科研管理、科學決策、醫學研究、信息交流、職稱評聘等方面提供信息和依據，檔案工作者要始終服務于臨床一線的醫護人員，滿足他們對檔案信息的需求，不僅要準確地為醫護人員提供所需的檔案，還應該不定期收集臨床一線的相關檔案。隨著科學技術的不斷發展，醫療技術也日新月異，這就要求廣大醫護人員努力學習新知識、新技術，努力提升醫療水平，降低醫療成本，滿足人民群眾更多、更高的醫療需求。而新知識、新技術的誕生就是來源于日常醫療、科研活動，來源于收藏的醫療檔案。因此，這就要求檔案人員確保醫護人員能及時獲取他們所需要的檔案。在每年的職稱評審過程中，檔案使用量和頻率也是比較高的，檔案工作人員應該提前布置，早做準備，對需要用到的檔案分門別類存放，以方便查找。

（三）做好檔案查閱接待工作，滿足患者的需求。病案是患者在醫院診斷治療疾病過程中，醫護人員對患者疾病的發生、發展、轉歸、檢查、診斷、治療等醫療活動過程的全部文字記錄，臨床醫師根據各類檢查結果及診療結果加以歸納、整理、綜合分析、按照規定的格式和要求書寫而成的患者醫療檔案。在患者需要出具病歷證明及解決醫患糾紛等問題時，檔案工作者應積極為廣大患者查閱檔案做好接待工作，努力查找和擴大檔案線索，為患者提供優質的服務。我院簡化了查檔手續，提供一站式服務，在門診一樓開設了便民服務中心，需要查檔時只需到此開證明就可到檔案室查檔。檔案室在患者借閱、提供復印件、開具證明等環節上給予方便。對無法查到檔案的，要對患者進行解釋。通過優質的服務，滿足患者的需求，真正使檔案工作成為醫院信息咨詢、解除疑難、聯系社會的橋梁。

（四）加快醫院檔案的信息化建設，努力實現數字檔案共享。醫院檔案數字化是新時期信息技術在檔案管理中的具體應用，也是醫院信息資源建設的重要組成部分，檔案數字化的發展將推動檔案信息化建設的進程，為實現檔案信息資源的共享打下堅實的基礎，檔案數字化的實施，將極大地促進檔案信息資源的開發利用水平，提高檔案信息檢索利用的質量和效率。并且傳統載體的檔案一般都是“孤本”檔案，而電子數據是可復制并重復利用的，通過檔案數字化、信息化，將傳統載體的檔案轉換為電子數據保存并提供利用，避免原件因頻繁利用而受損，最大限度地保護好現有的檔案。

許多醫院已經根據實際需要，逐步開展了醫院內的檔案管理信息化的軟硬件建設，提高檔案管理的信息化、電子化進程。一是建立完備的醫院檔案信息資源儲備體系。按照一定的規范和標準要求，配置相應的軟硬件設備，建立各類檔案數據加工、采集的操作系統，將檔案目錄、紙質檔案、照片檔案、錄像檔案等轉換為各類數據。通過檔案數據轉換和各類數據的有效整合，建立相互鏈接、相互統一的檔案目錄數據庫和檔案內容數據庫。與此同時，建立后續檔案信息資源收集的長效工作機制，不斷豐富與更新檔案信息，符合各種形式的檔案信息資源管理需要。二是建立高效便捷的醫院檔案服務體系。醫院檔案除了服務于醫院內部外，更應面向社會建立檔案服務體系，讓社會大眾了解與衛生、健康、醫療等相關的信息。這樣既可以提高醫院檔案服務能力，也便于增進公眾對醫療知識的認知，切實發揮醫療檔案的作用。三是建立醫院檔案信息資源共享體系。出于檔案管理保密的需要，醫院檔案的共享程度較低，僅有少數檔案能在本醫院內部共享，與其他醫院間的檔案信息資源共享程度更低。為此，需要建立檔案信息資源共享平臺，上傳一些可以公開而且具有利用價值的檔案信息，醫護人員可以隨時查閱，同時加強與其他醫院間合作，盡量做到資源交互、共享。