高校圖書(shū)館辦公室創(chuàng)新管理研究

文/成都醫(yī)學(xué)院圖書(shū)館 李文 易雪媛 張沁蘭

信息技術(shù)時(shí)代的高校圖書(shū)館作為一個(gè)文獻(xiàn)情報(bào)中心和服務(wù)機(jī)構(gòu)，其發(fā)展必須緊跟時(shí)代步伐，適應(yīng)需求。圖書(shū)館辦公室也必須順應(yīng)大環(huán)境趨勢(shì)進(jìn)行創(chuàng)新，改變陳舊的管理模式和思維，精準(zhǔn)務(wù)實(shí)地開(kāi)展業(yè)務(wù)，助推圖書(shū)館不斷提升讀者服務(wù)水平，高效高質(zhì)地支撐教學(xué)科研。

一、圖書(shū)館辦公室的作用

圖書(shū)館是為教學(xué)和科研服務(wù)的機(jī)構(gòu)，是學(xué)校教學(xué)和科研工作的重要組成部分。圖書(shū)館作為傳遞知識(shí)信息和儲(chǔ)備知識(shí)的重要場(chǎng)所，為高校的各類(lèi)學(xué)者提供了學(xué)術(shù)性的服務(wù)，對(duì)社會(huì)教育事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展起到了推動(dòng)作用。圖書(shū)館的辦公室是保證圖書(shū)館各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的重要部門(mén)。辦公室是一個(gè)綜合性部門(mén)，工作涉及面廣，日常事務(wù)瑣碎，須做好相關(guān)的服務(wù)保障工作。圖書(shū)館辦公室作為行政管理部門(mén)，主要負(fù)責(zé)圖書(shū)館的政策、公關(guān)、協(xié)調(diào)、后勤、目標(biāo)任務(wù)等方面的內(nèi)容，日常工作包括：上情下達(dá)、下情上傳、草擬公文、會(huì)議通知等，相當(dāng)于圖書(shū)館的指揮中心，它的工作方向時(shí)刻影響著圖書(shū)館的發(fā)展走向，同時(shí)它的辦公效率直接影響著圖書(shū)館的科學(xué)管理、工作效率和在高校當(dāng)中的作用。

二、圖書(shū)館辦公室的創(chuàng)新管理

（一）財(cái)務(wù)管理。辦公室財(cái)務(wù)管理的主要任務(wù)：1.合理編制并嚴(yán)格執(zhí)行經(jīng)費(fèi)收支預(yù)算，如實(shí)反映財(cái)務(wù)支出情況；辦公室要嚴(yán)格控制預(yù)算經(jīng)費(fèi)的花銷(xiāo)，把控進(jìn)度，爭(zhēng)取做到有條不紊、合理地進(jìn)行年度預(yù)算經(jīng)費(fèi)的開(kāi)銷(xiāo)；并每隔一個(gè)季度進(jìn)行一次預(yù)算經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷(xiāo)的統(tǒng)計(jì)，隨時(shí)清楚開(kāi)支的程度。2.加強(qiáng)國(guó)有資產(chǎn)和資金管理。辦公室對(duì)經(jīng)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)的國(guó)有資產(chǎn)做好登記工作，資產(chǎn)的編號(hào)、名稱(chēng)、價(jià)值、型號(hào)等需清楚地體現(xiàn)，每年需要對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保賬實(shí)符合。3.對(duì)報(bào)銷(xiāo)單據(jù)要認(rèn)真審核，做到報(bào)賬手續(xù)完備，賬目清楚。首先，必須確保單據(jù)的合法真實(shí)性，嚴(yán)格按照規(guī)章制度、規(guī)范程序，實(shí)物與票據(jù)相符。圖書(shū)館編制的預(yù)算是以特定的專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)展開(kāi)出發(fā)，包括文獻(xiàn)資料購(gòu)置費(fèi)、數(shù)據(jù)庫(kù)續(xù)訂費(fèi)、軟件購(gòu)置費(fèi)、系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)費(fèi)和圖書(shū)館日常管理費(fèi)等；所列經(jīng)費(fèi)科目參照教育部高校圖書(shū)情報(bào)工作指導(dǎo)委員會(huì)事實(shí)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)欄目要求，并借鑒上一年度預(yù)算經(jīng)費(fèi)執(zhí)行的情況，結(jié)合本年度工作計(jì)劃編制預(yù)算內(nèi)容。進(jìn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，各業(yè)務(wù)部門(mén)先編制完成年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算，辦公室根據(jù)各部門(mén)提交上來(lái)的預(yù)算進(jìn)行綜合平衡，形成全館預(yù)算方案后，提交審定后上報(bào)上級(jí)部門(mén)。待審批后，圖書(shū)館以學(xué)校下發(fā)最終預(yù)算執(zhí)行。合理規(guī)劃圖書(shū)館每年度的預(yù)算經(jīng)費(fèi)對(duì)圖書(shū)館的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，合理規(guī)劃能提高資金使用效益，創(chuàng)建節(jié)約型部門(mén)，確保工作正常有序地運(yùn)轉(zhuǎn)。財(cái)務(wù)管理應(yīng)遵循統(tǒng)籌預(yù)算、綜合管理、精打細(xì)算、按需采購(gòu)、勤儉節(jié)約、規(guī)范報(bào)銷(xiāo)的基本原則。辦公室負(fù)責(zé)全館預(yù)算經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌管理，跟進(jìn)各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)實(shí)施進(jìn)度，并對(duì)需要購(gòu)買(mǎi)的物品選取性價(jià)比較高的擇優(yōu)購(gòu)買(mǎi)，并對(duì)票據(jù)的真實(shí)情況進(jìn)行核實(shí)，對(duì)于數(shù)額較大的票據(jù)，可以掃描為電子版進(jìn)行存儲(chǔ)，方便以后查詢。

（二）固定資產(chǎn)管理。圖書(shū)館固定資產(chǎn)的表現(xiàn)形式為：流動(dòng)資產(chǎn)、固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等。圖書(shū)、期刊、報(bào)紙等屬于流動(dòng)資產(chǎn)；教學(xué)儀器設(shè)備、電腦等屬于固定資產(chǎn)；軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等屬于無(wú)形資產(chǎn)。圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理應(yīng)該實(shí)施“統(tǒng)籌規(guī)劃、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、落實(shí)到人”的管理體制。圖書(shū)館固定資產(chǎn)管理工作由館長(zhǎng)統(tǒng)籌，按資產(chǎn)的不同形態(tài)和分類(lèi)，對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)施分類(lèi)管理，各部門(mén)負(fù)責(zé)人和各資產(chǎn)使用人對(duì)本部門(mén)管理、使用的固定資產(chǎn)負(fù)責(zé)，保證固定資產(chǎn)的安全、完整，充分發(fā)揮固定資產(chǎn)的使用效率。資產(chǎn)管理要與預(yù)算管理相結(jié)合，促進(jìn)資產(chǎn)整合與共享使用，實(shí)現(xiàn)兩者的緊密統(tǒng)一；所有權(quán)與使用權(quán)相分離，兩者不能混為一談；接收固定資產(chǎn)時(shí)，辦公室須做好登記工作。

（三）檔案管理。為保證歷史資料的完整性與連續(xù)性，高校圖書(shū)館每年需要向檔案室進(jìn)行資料的歸檔。檔案大體分為：文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等。圖書(shū)館的檔案分屬于文書(shū)檔案的一種，具體包含：1.發(fā)文稿。圖書(shū)館每年所發(fā)出的文稿、通知、表彰名單等具有一定的意義及重要性。2.呈批件。依據(jù)圖書(shū)館本身事情的特殊性所呈上的文件，并經(jīng)過(guò)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后實(shí)施。3.請(qǐng)閱件。某些工作完成后需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)知曉結(jié)果的文件。4.招標(biāo)文件。圖書(shū)館每年需要進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目在具體實(shí)施過(guò)程中所產(chǎn)生的資料，包括啟動(dòng)招標(biāo)的呈批件、投標(biāo)書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、物品圖書(shū)的清單目錄、合同等一系列材料并進(jìn)行頁(yè)碼的編制。5.圖書(shū)的財(cái)產(chǎn)清單。每年新近圖書(shū)的清單、包括書(shū)名、價(jià)格、出版公司、ISBN號(hào)等所匯成的表格。圖書(shū)檔案在移交過(guò)程中按照檔案館的管理模式進(jìn)行資料的編號(hào)及系統(tǒng)的填寫(xiě)，生成歸檔文件移交目錄，包含序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、文件號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、密級(jí)等內(nèi)容，使各留存文件一目了然，以備日后的查詢查閱。

（四）文件管理。辦公室的特殊性決定了其所面臨的文字材料繁多，種類(lèi)多樣，而怎樣做到管理簡(jiǎn)單、查詢快捷、閱讀方便？做好材料的管理是辦公室工作人員需要深入研究的問(wèn)題。紙質(zhì)文件的整理是紙質(zhì)文件管理中較為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，其主要作用是保障規(guī)范化的檔案管理，為整個(gè)文字檔案管理流程工作奠定基礎(chǔ)。紙質(zhì)文件整理的主要內(nèi)容有：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類(lèi)、立卷以及案卷排列和編制案卷目錄。紙質(zhì)文件的整理一般是對(duì)同一個(gè)類(lèi)別、類(lèi)型的事件、項(xiàng)目，使檔案組成一個(gè)體系, 通過(guò)編制目錄的方式, 使其固定下來(lái)，為今后利用提供便捷的索引方式；以會(huì)議通知為例，按照時(shí)間前后順序把會(huì)議通知排好，并制成目錄填寫(xiě)好，用文件盒固定，以便查詢。此外，在信息技術(shù)普及的當(dāng)今社會(huì)，文件存檔管理方式也區(qū)別于以前單一的紙質(zhì)文件存檔，而是紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)存檔。電子文檔的出現(xiàn)給文件查閱帶來(lái)了諸多便利但同時(shí)也對(duì)文件管理提出了新的要求：1.文件歸檔時(shí)應(yīng)建立專(zhuān)用文件夾存放文件，將相同類(lèi)別的文件置于同一文件夾內(nèi)，方便文件存檔管理，同時(shí)方便文件查閱，提高文件使用效率。2.提高管理人員自身素質(zhì)，管理人員必須熟練掌握計(jì)算機(jī)的基本操作，能夠利用辦公軟件或其他軟件程序繪制圖表、編寫(xiě)文件等。3.轉(zhuǎn)變管理人員的工作認(rèn)知，由于文件歸檔工作的復(fù)雜性，加上電子歸檔與紙質(zhì)歸檔需進(jìn)行統(tǒng)一，增加了文件歸檔管理工作的復(fù)雜性，因此要求管理人員必須高度重視，認(rèn)真進(jìn)行歸檔管理工作。

（五）信息宣傳管理。為了讓廣大讀者了解圖書(shū)館的工作內(nèi)容及近況，圖書(shū)館辦公室可以通過(guò)信息宣傳的方式提升圖書(shū)館的知名度。區(qū)別于以往紙張形式的宣傳報(bào)道，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的宣傳報(bào)道具有更大的優(yōu)勢(shì)。首先，網(wǎng)絡(luò)宣傳更新快，能以最短的時(shí)間向廣大讀者反映圖書(shū)館最新的情況，從而提高圖書(shū)館的使用效率。其次，網(wǎng)絡(luò)宣傳形式多樣，可以在網(wǎng)站上發(fā)布通知，或者建立專(zhuān)門(mén)的圖書(shū)館社區(qū)、貼吧等對(duì)圖書(shū)館進(jìn)行宣傳，尤其是近年來(lái)新媒體蓬勃發(fā)展為圖書(shū)館的宣傳工作提供了更多媒介。但在發(fā)展網(wǎng)絡(luò)宣傳的同時(shí)，也應(yīng)適當(dāng)保留紙質(zhì)宣傳，傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合才能將圖書(shū)館的宣傳工作推向一個(gè)新的歷程。

三、結(jié)論

在建設(shè)“雙一流”背景下，高校圖書(shū)館需要順勢(shì)而為，提升自身在高校綜合發(fā)展中的作用。圖書(shū)館辦公室作為中樞部門(mén)，只有不斷創(chuàng)新管理模式，適應(yīng)高校內(nèi)外部環(huán)境的發(fā)展，才能推進(jìn)圖書(shū)館綜合水平的提高，充分發(fā)揮辦公室在圖書(shū)館的樞紐性作用。