數字化檔案管理中信息通信技術的應用對策

文/龍口市檔案局 郝磊

數字化檔案管理主要是通過計算機系統而建立起有序結構的數字化檔案資源存儲信息庫，能夠克服傳統文本檔案管理的缺陷，發揮出提質增效的作用。而信息通信技術在其中的應用具有一定的技術優勢，但是要讓檔案服務得到更實質性的發展，還需要對信息通信技術的應用進行優化。

一、信息通信技術的基本概述

信息通信技術是信息技術和通信技術的有效融合，如今在許多領域都得到了廣泛的應用，是企業在轉型升級中或者產業發展過程中不可或缺的技術支持力量。而在檔案管理領域，信息通信技術依舊可以為其業務發展與社會服務提供優良的技術路徑。隨著數字化時代的到來，檔案管理也實現了數字化的發展，使得傳統檔案實體朝向檔案信息進行轉型發展。而在這一檔案管理的數字化建設進程中，傳統的手工檢索手段被計算機搜索技術所取代，提高了檔案信息查閱和調閱的便捷性。而這也離不開信息通信技術的重要作用，要求檔案管理部門加強計算機軟硬件的建設，并加大信息通信技術的推廣應用，利于提高數字化檔案管理水平。

二、數字化檔案管理中信息通信技術的應用

（一）在實踐中改進檔案管理信息通信技術。1.信息通信技術的優勢與缺陷。在信息通信技術的支持下，數字化檔案管理已經得到了良好的應用。且云計算技術的引入在極大程度上豐富了文檔管理模式，既有速度快和精準度高的優勢，也具有查詢便捷和方式多樣的特點，已經成為關鍵信息管理和溝通的重要工具。而在技術的飛速發展之下，檔案管理也越來越依賴于計算機網絡，一旦發生軟硬件故障，就容易帶來數據失真或者數據丟失等風險。而且在處理文件時，若操作失誤，也會直接影響數據的真實性和有效性。2.信息通信技術的應用對策。在這優勢與缺陷并存的現狀下，檔案部門需要在實踐過程中對檔案管理方式進行改進，既充分發揮信息通信技術在數字化檔案管理中的顯著作用，又可以享受信息通信技術帶來的有效管理成果。因此，檔案部門需要降低檔案管理對計算機網絡相關設備的依賴性，不斷更新軟硬件，增強軟硬件的兼容性，減少甚至避免信息丟失或失真的問題。同時，針對數字化檔案的安全與保密漏洞，可設置使用限制，禁止文件被隨意修改。另外，還需要對數字化檔案信息實施定期更新與備份，加強身份驗證技術和數字簽名技術的安全性，為數字化檔案管理提供安全保障。

（二）信息通信技術的功能優化。信息技術和通信技術相融合的背景下，對數字化文檔的處理提出了非常高的要求。每份檔案文件都可以分為前端、中端與末端，其中前端主要是文件的形成，而中端包括文件的處理、鑒定、整理及其編目，而末端即是文件的永久保存或者到期銷毀。在這些數字化檔案管理的過程中，與信息技術和通信技術存在緊密的聯系。其中信息系統集成部署系統的數據管理實現了數字化檔案的無縫傳遞與信息共享，解決了信息不對稱的問題，也緩解了信息孤島現象。而這一系統可以支持不同部門或個人結合工作需求而進行便利的查詢與使用，若是數據比較龐大，可能會產生冗余問題，但是卻能夠減少員工文檔處理的工作壓力。在數字化檔案管理過程中，信息通信技術能力的改善一直受到重視，針對其關鍵基礎設施依舊和目標存在差距的現狀，要求加大信息部門的建設力度，并提高檔案工作人員對數字化檔案管理中的信息通信新技術的運用水平，構建系統辦公網絡平臺，推動OA系統、現代電子政務和電子商務等方面的建設與發展，這可以突顯信息通信技術的應用優點，也可以在這個探索與前進的過程中實現信息通信技術功能的進一步優化。

（三）以信息通信推送技術提高檔案管理服務質量。當前人們信息交流與傳遞方式的嬗變促進了檔案信息服務技術水平的提升，而當前的網絡信息溝通工具體現出集成化、開放化的特點，突破了時空與地理上的限制。要優化其應用效果，則需要有效整合信息通信技術資源。只是在實際情況下，網站服務平臺及其服務體系的更新周期并不短，導致其服務內容主要體現在被動的信息咨詢反饋，甚至缺少主動的信息通信推送服務。因此，應該要讓信息通信推送技術成為服務的主功能，探索網絡平臺及智能服務平臺的新生技術。另外，在信息公開的環境下，數字化檔案在線服務應該注重從用戶需求出發，對當前的檔案管理和服務理念進行更新，并且更新信息通信技術手段，積極踐行信息通信推送服務，同時推廣站點鏈接和網頁聚合等多方面的服務功能，在信息通信技術的推動力下，最大限度上實現數字化檔案信息的互聯共享與合理利用，實現提高檔案管理服務質量的目的。

三、結束語

綜上所述，在數字化檔案管理中，信息通信技術的應用非常重要，能夠為檔案管理及服務提供科學技術的良好支持，也為其提供了發展路徑。使其在實際應用中克服其中存在的不足，不斷推進數字化檔案管理的實質化發展。