信息時代“經營”文檔信息資源的策略探討

文/中南民族大學 焦力柱

“經營”意識是信息時代檔案部門管理資源的新理念，檔案“經營”意識并不是教會檔案工作者如何學做生意，而是使每個人都能夠形成一種積極向上的心態。這種理念的核心思想是充分利用檔案部門現有的各種資源（包括人力資源、設施資源、文檔信息資源、社會人脈資源等），主動地參與各項有關的社會建設與發展活動，使所管理的信息資源效益最大化。檔案部門“經營”檔案資源的目的在于最大化實現文檔信息資源的社會價值，提升檔案機構和檔案人員的社會影響力。

在信息時代，“經營”意識符合社會主義核心價值觀中富強、民主、文明、和諧的內容。只有更好地“經營”檔案資源，才能最大化實現檔案資源效益，推進我們檔案事業的發展，為實現國家富強奠定基礎。目前，中國人民大學王英瑋教授在其所著的《知識經濟時代檔案部門的生存與發展策略》中首次提出“經營”一詞，筆者認為，在信息時代檔案部門“經營”檔案資源是必要的。

一、傳統檔案部門管理理念存在弊端

在傳統的檔案管理實踐中，人們缺少符合現代社會主義市場經濟發展要求的“經營”理念，才會出現檔案部門效益不佳的狀況，這是由于傳統文檔管理思想的缺陷而形成的一種必然結果。在傳統的觀念里，檔案工作是在有效鑒定的基礎上進行的保管工作，或者說檔案工作僅僅是提供安全保管的勞動，這種觀念使得檔案工作者被動地參與檔案各項工作，無法真正了解廣大檔案用戶真實的利用需求，這導致的結果是：檔案部門不為社會大眾熟知并認可，人們越來越輕視檔案工作，認為這是任何一個人都可以勝任的普通工作，檔案工作者即使在工作崗位上勤勤懇懇，其社會地位也無法提升。在市場經濟條件下，文檔信息資源的管理和利用必須注重效益，因為文檔資源的閑置就是一種浪費，而傳統的文檔工作作為一種提供安全保管的勞動，這說明了傳統的、落后的檔案管理理念對我國檔案事業發展造成的惡劣影響，這些理念還會嚴重阻礙文檔信息資源社會利用價值的實現。要想改變這種現狀，檔案部門需要努力提高檔案部門的文檔資源經營意識，擴大廣大檔案工作者的社會影響力，提高檔案部門在各項社會建設與發展事業中的參與程度。

二、信息時代我國社會發展的要求

人類社會進入信息社會的一個重要標志，就是信息的作用及其給人類社會創造的價值已經超過了物質和能量的價值，在信息社會中，以往需要消耗很多物質和能量才能夠獲得的“財富”，現在在有效地利用各種信息的基礎上，人們僅利用少量的物質和能量就可以獲取。所以，文檔信息得到及時有效利用，會給組織乃至整個社會的發展提供不可或缺的條件。通過“經營”文檔信息資源，我們不僅可以保持工作和生產的連續性，又可以為社會各項建設事業的發展創造越來越堅實的條件。所以，我們可以把文檔信息資源看作一種“效益”資源，一種不可或缺的戰略資源。

從我國社會的發展趨勢來看，檔案部門面臨著“向上”和“向下”這兩種選擇。“向上”就是根據社會主義市場經濟發展的需要，努力改變傳統的思維模式，樹立為政府和社會提供滿意文檔信息服務的意識，確立新的發展戰略目標，選擇新的發展道路。“向下”就是無視社會環境的變化，故步自封，坐井觀天，不思進取，急功近利，按照傳統的思維模式做事。顯而易見，檔案部門必須抓住“向上”的機會，必須轉變傳統觀念，并在機構設置、職能劃分、人員合理配置和使用、資源建設和開發利用等方面，進行大膽改革。其中，“經營”好自己的資源是至關重要的一個方面。檔案部門可以通過對所掌握的文檔信息資源進行有效的經營和管理，為社會創造效益。

三、檔案工作各環節的需要

由于有限的人力、物力、財力，社會無法保存所有的檔案，而只能通過檔案鑒定工作來銷毀無用的檔案。眾所周知，檔案鑒定具有極強的主觀性，盡管鑒定手段日益趨于科學，仍然難以避免失誤，即留存的未必是有用的，銷毀的未必是無用的。另外，即使是有用的，也要考慮保管成本問題。保管檔案需要投入一定的成本，如庫房建設、各類檔案裝具、管理人員的費用支出等。如果檔案利用帶來的收益小于該成本，則此檔案沒有保存的必要。從這個層面上來說，我們應該重視檔案“經營”意識，樹立檔案的成本觀念，對于檔案資源利用帶來的收益大于成本的檔案，我們應該重視此類檔案的保管，相反，對于檔案利用帶來的收益小于該成本的情況，我們應該減少對其的保管。

四、檔案產品具有商品性

檔案產品主要包括檔案信息產品和檔案基礎服務。檔案信息產品是對檔案信息進行收集、組織整理和分析，最后以知識形態提供的能滿足人類某種需求的產品；而檔案基礎服務主要指檔案的代為整理、保管、鑒定等服務。筆者認為，檔案產品具有商品性主要體現在以下兩方面。

（一）檔案產品是用來交換的，具有使用價值。檔案是社會組織或個人在社會活動中形成的各種載體的原始記錄，是人類無意識的產物。這里暫且將檔案的收集、整理、保管等工作稱為檔案基礎工作。檔案基礎工作是為人類社會保存檔案財富，具有公益性質。而檔案產品則是檔案工作者有意識的產物，檔案用戶之所以愿意和檔案工作者進行交換，就是因為檔案產品能滿足其某種需要，即具有使用價值，檔案“經營”意識也是源于檔案產品具有使用價值的屬性，檔案工作者在充分認識檔案產品具有使用價值屬性的基礎上，充分利用檔案部門現有的各種資源（包括人力資源、設施資源、文檔信息資源、社會人脈資源等），主動地參與各項有關的社會建設與發展活動，使所管理的信息資源效益最大化。

（二）檔案產品是有價值的勞動產品。價值是凝結在商品中無差別的人類勞動，它是產品生產者追求的目標。檔案產品是檔案工作者投入體力勞動和腦力勞動的產物，顯然具有價值。檔案信息產品作為一種知識密集型產品，還具有增值性，指檔案信息產品可以為檔案用戶帶來超過檔案信息本身價值的超額價值，實現巨大的經濟效益和社會效益。既然檔案產品是有價值的勞動產品，它能帶來經濟效益和社會效益，那么我們應該樹立并強化“經營”檔案資源的意識，充分利用檔案各類資源，使所管理的信息資源效益最大化，并最大化實現文檔信息資源的社會價值，提升檔案機構和檔案人員的社會影響力。在信息時代，資源只有通過有效的“經營”才能充分實現其價值。文檔信息資源作為社會核心信息資源的重要組成部分，如何通過有效的管理和利用實現其價值，是擺在所有檔案管理部門面前的一個重要課題。下面筆者簡要談談如何“經營”文檔資源的一些策略：1.要懂得通過全程管理獲得相對完整的文檔信息。過去的實踐表明，文件和檔案分割管理的模式，已經嚴重阻礙了我國文檔信息資源的有效利用，因此，我們要大力推行文檔一體化管理和文檔信息資源集結管理，建立由檔案機構統一掌握的現行文件管理機構，重新設計和規劃文件和檔案管理的流程，減少重復性的環節，合理劃分每個工作環節的業務分工內容。2.要懂得利用社會輿論的力量來擴大檔案部門的社會影響。現代社會的輿論力量越來越大，社會輿論發展的作用也日益明顯，倘若我們忽視社會輿論帶來的影響，我們就會不斷失去宣傳文檔信息資源重要價值的機會，失去讓大眾了解檔案部門的機會，失去社會公眾對檔案事業建設與發展的理解與支持。因此，檔案部門必須加強同新聞、博物館等部門的橫向聯系，爭取這些部門的支持，努力增強文檔信息資源的宣傳力度，提高整個社會的檔案意識，進而提升檔案部門的社會影響力并提升檔案工作人員的社會地位。3.要做好文檔信息資源的開放年限工作，消除外界對文檔信息資源的神秘心理障礙。信息公開是社會發展的必然要求，是確保公民知情權利的重要舉措。文檔信息作為政府信息的核心組成部分，如果不能很好地實現開放，就會在一定程度上嚴重影響政府職能轉變目標的實現。在我國，檔案的概念不同于西方的某些國家，我們不能認為所有的檔案在保存了30年以后才能對外開放，才能發揮更為廣泛的社會作用，如果我們不適當地照搬西方國家的檔案開放條規，就會使大量的檔案信息資源由于長期“封閉”，而逐漸喪失發揮作用的能力，使大量的文檔信息的價值無法實現，從這個意義上看，我們需要做好文檔信息資源的開放年限工作。4.最后，要利用好電子政務、電子商務等現代信息化工程建設的機遇，努力實現文檔信息資源的價值，為這些信息的建設提供“信息資源”支持。信息化建設為我們有效地開發利用文檔信息資源提供了良好的平臺，我們只有把文檔信息資源有效快速地傳遞給最需要利用文檔信息資源的用戶，才能實現文檔信息的社會利用價值。所以，我們需要利用好電子政務、電子商務等現代信息化工程建設的機遇，包括做好原檔信息服務、數據包及信息包服務以及信息產品服務，努力實現文檔信息資源的價值，為這些信息的建設提供“信息資源”支持。

五、總結

總之，“經營”是使文檔價值得以實現的一個重要的“價值鏈”，沒有這個價值鏈，我們就無法有效地實現文檔管理的根本目的，為社會提供滿意的文檔服務。同時，也無法提升檔案機構和檔案人員的社會影響力。因而，做好“經營”文檔信息資源的工作任重而道遠，需要在不斷的實踐中前進發展。