技師學院檔案信息資源開發利用之路徑探析

文/廣西交通技師學院 韋衛

技師學院檔案記載著學校發展建設的歷史過程，是學校教育、教學、管理、科研等活動的真實寫照，是儲備學校教育、教學活動信息資源的主要載體，是全校師生參與學校各項活動的客觀反映，在學校的發展建設中發揮著重要作用。因而，研究分析技師學院檔案信息資源開發利用的現狀，探討檔案信息資源開發利用的路徑及對策，使之得到更充分的開發利用并實現其最大價值，以促進學校發展，具有積極意義。

一、檔案資源的開發利用在技師學院發展建設中的作用

（一）為學校辦學及決策提供參考依據。學校檔案與其他各類檔案一樣，具有真實性、客觀性、時效性的特點，能為學校辦學過程及對重大事項的決策提供客觀依據。如在教學改革方面，教學部門往往通過對以往的教學檔案進行研究、反思，而找到改革創新的思路；在基建管理方面，尤其是在確定建筑項目或維修方案之前，管理部門往往通過查閱、研究基建檔案，從中找到合理依據，才能最終確定項目及方案。

（二）為學校教育、教學評估工作提供考核憑據。隨著技工院校教育改革的發展及國家對職業教育的扶持，技師學院迎來了難得的發展契機，在這新形勢下，為了提高教育教學水平及辦學檔次，學校就要在積極組織開展自評的前提下，接受上級單位對學校進行各種形式的教育教學質量評估，而每一次評估，都需要提供大量的檔案資料作為考核憑據。

（三）促進技師學院辦學模式及人才培養機制的完善。技師學院是以培養實用型職業技能人才為目標的技工院校，其教學采用理論與實踐同步進行的一體化教學模式，這樣的教學模式與偏重于理論教學的大專院校相對而言則顯得較為復雜，這就使得教學檔案特別是實踐教學環節的教學檔案大量增加。而根據實踐性教學檔案及學生就業情況，能夠更好地了解學生的專業學習情況及社會需求，這就為完善與社會需求相一致的辦學模式及人才培養機制創造了條件。

（四）為學校編寫校史提供翔實的資料。校史記載著學校發展建設的歷程，是全校師生員工參與學校教育教學活動的真實寫照，對師生員工有著極大的教育、鼓舞和激勵作用，而學校檔案是校史編寫的基礎，為校史的編寫提供了翔實而可靠的資料。

二、技師學院檔案信息資源開發利用的現狀及存在問題

（一）服務方式被動，缺乏創新意識。由于受傳統管理模式的影響，目前技師學院檔案信息資源未能得到充分的開發利用。此現狀源于檔案管理人員在工作中普遍習慣于坐等式的服務方式，即收、整、存、借及你需我查、你送我收、你借我給的被動落后的管理模式。在此管理模式之下，管理人員缺乏主動服務的理念及開拓創新精神，不重視對檔案信息資源的開發利用，勢必對學校檔案資源的開發利用造成不利影響。

（二）學院初建階段，檔案資源有限。由于技師學院基本都是近年隨著國家職業教育改革的發展而從高級技工學校升格而成的新型職業教育機構，建校時間尚短，檔案資源不足，館藏不豐富，具有開發利用價值的檔案資源則更為有限，這也在一定程度上制約了學校檔案資源的開發。

（三）管理人員不足，素質有待提高。在檔案管理過程中，要想對檔案信息資源進行開發和利用，首先要有一支思想素質和專業素質過硬的人才隊伍。但從目前來看，技師學院的檔案管理人員普遍不足，且人員素質偏低，從業人員中許多是非專業對口的人員，有的甚至沒有經過培訓就上崗，對紙質檔案的分類、整理、歸檔等最基本的技術環節都不甚明白，更不懂得如何對檔案信息的價值進行深度挖掘，這是當下技師學院檔案資源未能得到充分開發利用的重要因素。

（四）檔案收集不齊，收集渠道不暢。要想開發利用檔案，就得有一定數量的檔案資源，這是開發利用檔案的物質保障。但目前技師學院存在檔案收集不完整、收集渠道不暢通的現狀，原因是管理制度不健全，沒有針對各部門及個人必須上交相關資料而制定出具體的規定。此外，有的學校由于檔案管理人員頻繁更換，也容易使管理上出現脫節，導致檔案丟失。有的因檔案人員缺乏認真細致的工作態度，故在工作中容易將有價值的檔案資料當成沒用的資料銷毀。而檔案的開發利用，最重要的就是對檔案信息進行編研，這是將檔案的潛在價值向實用價值轉化的最有效途徑。但由于收集渠道不暢，檔案收集不齊，缺乏完整的檔案資料，故很難編研出能滿足重要工作需要的高質量的檔案編研材料。

三、技師學院檔案信息資源開發利用的路徑與措施

技師學院檔案信息資源的開發利用，就是指技師學院檔案管理者通過技術手段，對檔案信息資源進行整理、加工，將有價值的、對學校的發展建設有促進作用的信息資源進行挖掘，并提供給需求者，從而使檔案的價值得以實現的過程。由于開發、利用是檔案管理的終極目標，故在技師學院檔案管理中，最重要的環節無疑是對檔案資源進行開發和利用，并通過開發、利用，使學校的館藏為學校的發展建設服務。因而，學校要想充分開發、利用檔案信息資源，就必須從如下路徑及措施入手：

（一）明確檔案資源開發利用的意義。技師學院要開發、利用檔案，首先要明確檔案資源開發利用的意義。明確技師學院的檔案，記錄著學校教育、教學、管理、科研等方方面面的工作，記錄著學校發展建設的歷史過程，在宏觀上，它不僅可以為我國職業教育的改革發展提供理論支持，在微觀上，也可以為學校的教育、教學改革提供依據。因而充分開發和利用檔案，對推動學校的發展建設以及各項工作的正常開展具有重要意義。

（二）全面提升檔案管理人員素質。學校要有效地開發利用檔案信息，必須全面提升檔案管理人員素質，使之具有較高的思想境界、專業素質以及高尚的工匠精神，并熟練應用與檔案管理有關的現代化操作技能，尤其是計算機操作技能和互聯網應用技術。只有這樣，才能使學校的檔案信息資源得到有效的開發和利用。

（三）完善制度，加強領導。要開發利用檔案，就要完善制度、加強領導，這是做好檔案信息開發利用工作的組織保障和制度保障。具體應做到人員落實、職責分明、制度健全，檔案工作有計劃、有目標，并列入學校發展規劃。檔案管理做到歸檔有條理、立卷有標準、借閱有制度、保密有條例、庫房管理有規定、開發利用有目標。

（四）加強宣傳，強化檔案意識及法制觀念。學校要開發利用檔案，就要加強宣傳力度，強化檔案意識及法制觀念。要認真組織學習《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，提高全校教職員工特別是檔案管理人員的檔案意識和法制觀念，為開發利用檔案資源營造良好的環境和氛圍。同時，要強化檔案管理人員的工作責任感，使之能夠預測需求，并主動提供檔案資源開發、利用服務。

（五）更新觀念，改變服務方式。學校要想充分開發利用檔案資源，就要更新觀念，樹立服務理念，改變服務方式，變被動服務為主動服務。明確服務性是檔案管理工作的唯一特性；明確學校檔案管理工作就是一項服務性的工作，為學校的發展建設服務、為社會服務。只有堅持服務的理念，采取主動服務的方式，多渠道、多形式地開展檔案服務工作，提高服務質量，才能使檔案資源得到有效的開發利用。

（六）利用現代化技術，實現檔案資源共享。隨著科學技術的發展，社會各行業對檔案信息的需求不但表現在量上，而且更多是表現在資源共享上。因此，技師學院要想充分開發利用檔案，只有加快檔案信息化建設，才能利用現代化技術，特別是計算機和網絡技術，實現檔案資源網絡共享。

（七）拓寬檔案收集范圍，加強收集與編研。學校要充分開發利用檔案資源，就要拓寬檔案收集范圍，加強收集、管理與編研，并切實做到：1.加強對教學檔案的收集、管理與編研，使之更好地為教學服務。2.加強對學校榮譽檔案的收集、管理與編研。這些榮譽包括學校取得的重大教育教學和建設成果及師生獲得的高級別表彰，記載著學校走過的輝煌歷程。加強對榮譽檔案的收集、管理與編研，建立榮譽陳列室或制作宣傳冊，對于做好招生就業宣傳及激勵學生更好地學習，將起到不可替代的作用。3.加強對名師和名師教學檔案、科研成果等信息的收集與編研，并進行宣傳，對于學校人才培養及提高學校的知名度，將起到積極作用。4.加強對校園文化檔案信息，特別是對學校組織的各項重要活動的檔案信息的收集、編研與利用，對于學生接受愛國、愛校教育有現實意義。5.加強對學校基建檔案的收集和管理，以便為完善學校的基本建設提供信息支持。6.切實做好檔案利用的統計工作，對檔案利用人次、卷次及所產生的實效進行收集、匯總、統計，以便了解學校及社會對檔案信息的需求。

四、結語

總之，檔案信息資源的開發利用，是技師學院檔案管理工作的核心環節，是衡量學校檔案管理水平乃至學校現代化管理水準的重要尺度。因而，學校只有高度重視，把握契機，提高認識，轉變觀念，變被動服務為主動服務，強化檔案意識，提高人員素質，積極探索檔案信息資源開發利用的新形式、新方法、新途徑，才能使學校的檔案信息資源得到充分開發和利用，并實現檔案的最大價值，促進學校發展。