檔案管理現代化的現狀與對策

文/濟南市園林花卉苗木培育中心 柴哲

一、檔案管理現代化的必要性

檔案管理現代化是社會和科技發展的一種內在要求。網絡技術、電腦技術、電子通信技術、影像技術等新手段、新科技越來越廣泛地應用于各行各業；而多種形式的新介質、新載體的檔案資料，給當前檔案工作帶來新的問題和挑戰。因此，檔案管理工作一定要與時代發展相適應，不但要持續更新思維觀念，還要對管理手段及管理方式進行創新，努力完成檔案管理現代化。

二、我國檔案管理現代化的現狀

最近幾年，檔案管理現代化建設工作已有了不錯的成績，如檔案計算機管理正日益向互聯網發展，光盤技術在檔案信息的存儲和搜索中也進入實質性的應用階段，目前大規模應用在機關檔案工作的文案工作一體化管理系統中，每一級檔案部門的檔案管理已完成了計算機自動處理等。

三、檔案管理現代化中存在的問題

（一）缺少現代化的檔案管理人才。實現檔案管理現代化，需要檔案管理人員既能掌握領先的科學技術知識，還能完成新技術、新設備的日常運用、維護以及更新，同時還要具備優秀的管理技能和較高的文化素質。從當下的檔案管理人員現狀看，不少單位的文案以及檔案管理的相關工作人員，還都停留在收發以及查找檔案的初級階段。

（二）檔案標準化、規范化工作不完善。不要把檔案管理現代化單純理解為會用幾臺新的設備，它是由許多方面的因素相互協調、相互制約的一個系統性工程，所以需要進一步增強檔案管理現代化的理論研究，需要每一級領導給予關注和大力支持，更急需有關部門和人員不斷更新觀念，與時俱進，共同協作。

（三）檔案管理資金投入不足。一直以來，由于檔案管理意識普遍不高，檔案管理技術和設備相對滯后，信息化程度不高。這些均造成檔案管理資金投入嚴重缺乏，一些單位因此沒有能力購置那些現代化的機器設備，這種情況也使得吸收人才難度大，甚至人才大面積流失現象時有發生。

（四）檔案管理基礎工作不完善。檔案基礎工作的規范化、標準化是檔案管理現代化的前提。在當前一些企業、機關及事業單位檔案工作管理存在的問題是：不少部門的立卷、編目和檢索工作等，并沒有遵循國家檔案局的相關標準規范執行。導致大量的案卷質量不高，并缺乏完整的檢索工具。

四、如何做好檔案管理現代化

（一）更新觀念，加強檔案管理現代化意識。由于相關領導干部握著本地區或單位檔案工作現代化管理的前途與命運。因此在完成檔案管理現代化的進程中：第一，需要提高相關領導干部的科技意識。第二，檔案工作人員在工作中也要樹立憑借科學管理和科技進步的觀念，建立與時俱進的檔案管理觀念，切實轉變在計劃經濟時代所形成的對檔案輕利用重管理、封閉保守、守株待兔等思想觀念和意識，克服那些對檔案管理現代化的片面認識，實現檔案管理從被動式、封閉式服務轉化為主動式、開放式服務，實現有步驟、有計劃地開展檔案管理現代化建設。

（二）加強檔案管理的規范化和標準化建設要真正確保實現檔案工作的標準化。在對檔案進行管理工作的實踐中，就一定要針對所需，制訂出一系列有效的實施規范，以保障檔案管理獲得最佳效益，這是完成檔案管理現代化的一個關鍵前提和手段。如果在檔案管理時專業化和標準化的程度不夠，而單單只有技術方面的保障，這樣就很難真正提高檔案管理的速度和質量。因此，在檔案管理現代化的進程中，一定要首先對檔案管理規范化及標準化進行建設，為檔案管理現代化打下一個堅實的基礎。

（三）著重培養檔案人員，提高業務能力。人才資源是檔案管理現代化的第一資源，因此必須樹立檔案人才的培養意識，提高檔案人員的業務素質，讓人才推動檔案現代化的進程。檔案人員的標準意識，直接決定了檔案基礎業務工作的質量。所以第一步就是要提升檔案工作人員的綜合素質，強化標準意識。另外還要加強對信息技術應用能力方面的培訓，從理論和實踐上認真解決檔案專業與各種現代化管理專業相結合的問題，學習與檔案信息化有關的網絡技術知識、電腦應用基礎知識、現代管理技術知識、數字化技術知識、外語知識等，努力提升檔案從業人員的業務素質，以符合檔案信息化發展的需要。

（四）加快硬件設施建設，實現裝備和技術的現代化。檔案管理部門及時配備檔案管理現代化所必有的現代化辦公設備，比如計算機、掃描儀、互聯網所需設備及光盤刻錄機等等。加速通用、實用軟件的開發研制，全面發揮出現代科技在檔案管理中的作用，加速檔案信息數字化節奏。這是實現檔案管理現代化的物質基礎和保障。因此，各級政府部門在這方面要增加財政資金的投入，檔案部門在努力爭取更多經費支持的同時，要努力提升自身的業務素質及工作水平。

五、結語

我國社會與經濟的飛快發展，帶動檔案管理工作也走向一個新臺階。所以，我國檔案管理部門需要改變以往傳統工作作風，必須引進先進的管理辦法。保證檔案管理現代化這一目標的實現。實現檔案管理現代化后，能使檔案管理的效率大大提升，并且有助于提高檔案管理的質量，促進我國的經濟發展與社會發展。