紙質(zhì)檔案保護(hù)存在的問題及對策分析

文/安徽大學(xué)管理學(xué)院 程文芳

一、引言

檔案保護(hù)是延長檔案文獻(xiàn)生命周期，促進(jìn)檔案可持續(xù)利用的重要工作。目前各級檔案館（室）所保存的檔案材料大部分是紙質(zhì)的，因此紙質(zhì)檔案的保護(hù)尤為重要。特別是一些密級較高的重要的機(jī)關(guān)文件，多以紙質(zhì)文件形式來存檔，這就更加要求要做好這些珍貴檔案的保護(hù)工作。然而，在日常的儲存和利用過程中，紙質(zhì)檔案極易受到自身因素、不利環(huán)境條件和人為因素等影響，會有各種各樣的損害，如骯臟、破裂、紙損、蟲蛀、字跡褪色等。輕則影響辨識和外觀，重則影響檔案的壽命甚至無法利用，紙質(zhì)檔案一旦遭到損壞，想要再修復(fù)是極其困難的，不少珍貴的歷史檔案甚至永久消失，給人類帶來慘痛的損失。因此，檔案工作人員必須重視紙質(zhì)文獻(xiàn)的保存和恢復(fù)，這是檔案工作人員必須注意和認(rèn)真對待的重要問題和任務(wù)。檔案是客觀事實(shí)的真實(shí)記錄，具有重要的歷史價值和參考價值，保護(hù)檔案的原始外觀，延長紙質(zhì)檔案的使用壽命，是任何時期每一位檔案工作者都必須盡力做好的本職工作。

二、紙質(zhì)檔案保護(hù)存在的問題

紙質(zhì)檔案是非常容易受到損害的，在檔案的保存和利用過程中，紙張的顏色、強(qiáng)度、彈性等會隨著時間和環(huán)境的變化產(chǎn)生質(zhì)變，這就給檔案的保存和保護(hù)帶來諸多問題。眾所周知，存儲紙質(zhì)文件最大的問題是如何提高其持久性。影響紙張耐久性的因素有很多，紙張材料的老化問題是檔案管理過程中需要首要考慮的。從實(shí)踐領(lǐng)域來看，影響紙張耐久性的原因主要有以下幾個方面：

（一）污漬的危害。紙質(zhì)檔案在保管和利用的過程中，尤其是在查閱和整理的環(huán)節(jié)，由于不利環(huán)境條件或人為因素的影響，以及檔案人員或使用者的粗心大意會導(dǎo)致檔案受損，有時會沾上泥斑、油斑、臘斑、霉斑、鐵銹斑等，這些污漬一旦沾上，很難完好去除，這不僅影響了紙張的美觀，甚至影響字跡的清晰度，嚴(yán)重的可能會腐爛，導(dǎo)致重要的檔案信息丟失。

（二）受環(huán)境影響大。紙質(zhì)檔案具有脆弱性，受環(huán)境影響大。紙質(zhì)檔案在移交的過程中，保管的條件無法保證，很容易受到外部環(huán)境的影響。例如，在運(yùn)送途中，紙質(zhì)文件會因?yàn)楦邷亍⒏邼瘛⒒覊m、有害氣體等發(fā)生損耗。特別是雨水的危害，如果文件沒有做好防水工作，被淋濕后的文件含水量大，很容易破損，而且字跡模糊，還易滋生霉菌。如果沒有妥善處理就保存起來，不僅導(dǎo)致自身受損，還會牽連其他檔案資料受損。因此，水患是紙質(zhì)檔案最常見且最容易遭受損害的因素之一。一旦紙質(zhì)檔案被浸濕，不僅會產(chǎn)生水漬，而且會因吸水膨脹導(dǎo)致紙張變形。大部分存檔文件都是報(bào)紙和紙張，質(zhì)量較差，耐久性差，遭到這種損害使檔案載體材料和字跡材料的耐久性更是受到嚴(yán)重的影響。另外，火災(zāi)也是對紙質(zhì)檔案安全構(gòu)成極大威脅的隱患。一旦庫房起火，那損失便是無法挽回的。然而，當(dāng)前政府和一些企事業(yè)單位對檔案建設(shè)的關(guān)注程度不夠，缺乏金融投資，紙質(zhì)檔案保管條件惡劣，相關(guān)設(shè)備設(shè)施配備不齊全，部分檔案管理人員缺乏檔案保護(hù)專業(yè)知識和技能，這一切使得紙質(zhì)檔案的保管依舊存在嚴(yán)重隱患。

（三）紙質(zhì)檔案在使用過程中存在的隱患。紙質(zhì)檔案往往都是孤本，一旦遺失便不會再有。在檔案的利用過程中，由于雙方的疏忽，時常會發(fā)生檔案丟失的悲劇。紙質(zhì)檔案在庫外運(yùn)行或外借時，受人為因素的影響很大，加之檔案的特殊性，一旦丟失很難找到。此外，在檔案利用中，部分用戶素質(zhì)低下，長期占據(jù)著檔案，不及時歸還，很可能會造成檔案丟失，直接導(dǎo)致紙質(zhì)檔案收集不齊全、不規(guī)范。此外，一些部門缺乏檔案觀念，為了利用方便，將應(yīng)歸檔檔案拖延轉(zhuǎn)移，導(dǎo)致檔案丟失或檔案內(nèi)容泄露。紙質(zhì)檔案不能完整歸檔，直接影響了檔案信息資源的建設(shè)、開發(fā)和利用等工作。另外，由于檔案不正確地存放和多次利用等原因，造成檔案損毀較多且損毀后修復(fù)也相當(dāng)困難。

（四）檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案保護(hù)技能。檔案館的一些管理人員沒有接受過專業(yè)的技能學(xué)習(xí)和定期培訓(xùn)，經(jīng)驗(yàn)不豐富，有的甚至把工作當(dāng)任務(wù)，缺乏職業(yè)道德和責(zé)任心，沒有按嚴(yán)格的技術(shù)規(guī)范和管理?xiàng)l例去管理紙質(zhì)檔案，加之檔案無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，使得政府及部分企事業(yè)單位對檔案管理工作的財(cái)政投入較少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了檔案館建設(shè)所需，庫房和設(shè)備達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化安全保護(hù)要求，這些將導(dǎo)致紙質(zhì)檔案不同程度受到損壞，進(jìn)而直接影響了紙質(zhì)檔案的保存年限。近年來，檔案管理人員隨著社會的需要不斷壯大，但檔案修復(fù)人才卻依舊很匱乏，檔案修復(fù)工作失去了人才支撐，出現(xiàn)了斷層的現(xiàn)象，滿足不了檔案館的現(xiàn)實(shí)需求，新培養(yǎng)的檔案修復(fù)人才因缺乏長期的實(shí)踐和系統(tǒng)的培訓(xùn)，一時還很難發(fā)揮作用。很多檔案館更是直接把修復(fù)工作交給外包公司，檔案修復(fù)人員只是從事管理的職務(wù)，這樣不僅浪費(fèi)了人力、物力、財(cái)力，還進(jìn)一步制約了檔案修復(fù)人才的培養(yǎng)和成長。

（五）書寫材料影響紙質(zhì)文件的存儲壽命。在多種因素影響下，紙質(zhì)檔案的字跡將會出現(xiàn)褪色或擴(kuò)散，被掩蓋為污點(diǎn)的現(xiàn)象，從而影響檔案的利用。由此可見，記錄檔案時所使用的字跡材料對紙質(zhì)檔案的使用年限起著至關(guān)重要的影響。紙質(zhì)檔案字跡材料指書寫或印刷在紙張上的墨或墨汁、油墨、圓珠筆、復(fù)寫紙、印臺油和技術(shù)圖紙、藝術(shù)繪畫制品上的線條材料等。這些書寫材料受自身性質(zhì)和外在環(huán)境等因素的影響，會出現(xiàn)褪色、擴(kuò)散、模糊等現(xiàn)象，直接影響檔案的保存和利用。

三、紙質(zhì)檔案保護(hù)的對策

（一）掌握必備的去污清潔技術(shù)。去污應(yīng)結(jié)合污漬的類別以及紙張和字跡的性質(zhì)，采取相應(yīng)的處理方法。處理中要求藥劑濃度適宜，防止污漬擴(kuò)散，處理后要確保檔案中沒有殘留有害物質(zhì)。首先，我們要從源頭杜絕污染源。管理人員應(yīng)經(jīng)常用軟抹布、排筆刷等來消除灰塵，對于破損嚴(yán)重的檔案應(yīng)用紗網(wǎng)罩住吸口再吸塵，用吸塵器定期清掃庫房，保持庫房衛(wèi)生整潔，減少灰塵對紙張的危害。另外，有害氣體能使紙張變色、褪色甚至損壞紙張。因此必須注重空氣污染物的防護(hù)，在換氣孔道口安裝過濾設(shè)備，確保進(jìn)入室內(nèi)的空氣清潔、新鮮。對于已經(jīng)被污染的檔案，一般通過吹、吸清除，如果不行，可用擦、掃、刮的方法，在去除污斑時，要加倍小心，防止將字跡除掉。檔案去污方法很多，干法去污、濕法去污、氧化去污等，檔案管理人員必須好好掌握，采用多種方法拯救被污漬破壞的檔案，延長其使用年限。

（二）改善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，減少環(huán)境因素對檔案的危害。應(yīng)在空氣流通，光線好，防潮、防火、設(shè)施好的樓層上設(shè)置紙質(zhì)檔案庫房，庫房要遠(yuǎn)離所有的危險物品，以防止二氧化碳、灰塵等有害物質(zhì)和高溫、潮濕對紙質(zhì)檔案的影響和損害，同時要注意建筑物本身的排水和防潮。溫濕度是影響紙質(zhì)檔案壽命最重要的因素，控制好庫房的溫濕度是保障紙質(zhì)檔案完好的重要舉措。同時，光也是影響檔案壽命的一個重要因素。因此，檔案館需要采取特定的保護(hù)措施，避免或減少太陽光的照射。對光比較敏感的館藏資源，應(yīng)該安裝防光窗簾，為檔案營造一個無光的環(huán)境，使其在暗處保存。細(xì)菌、霉菌等微生物也是造成紙質(zhì)檔案的損壞的主要原因。管理人員應(yīng)該定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行除塵、除菌工作，并保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，減少霉菌的產(chǎn)生。在檔案室內(nèi)的墻壁和地面涂上防霉涂料也是防止霉菌產(chǎn)生的有效措施。管理人員出入檔案室應(yīng)該穿上特定的工作服，對于新的檔案材料需要進(jìn)行除塵除菌后再入庫保存。總之，政府及各部門應(yīng)重視檔案館的建設(shè)，加大財(cái)政支出力度，改善庫房環(huán)境，創(chuàng)造一切有利因素促進(jìn)檔案館的發(fā)展。

（三）推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，減少紙質(zhì)檔案的直接利用。人既是檔案保護(hù)的主體，又是檔案損毀的一個重要因素，人為因素對檔案造成的損壞有時是無可挽回的。因此，在檔案保護(hù)工作中，一定要樹立良好的檔案保護(hù)意識，科學(xué)管理檔案。紙質(zhì)檔案在利用的過程中很容易受到損壞，隨著利用次數(shù)的增多紙張逐漸陳舊和老化。為了使珍貴的紙質(zhì)檔案永久保存下來，必須減少對它的直接利用，以此來減少對紙張直接和潛在的損耗。近年來，隨著信息時代的到來，數(shù)字檔案已成趨勢，檔案數(shù)字化建設(shè)可以減少對檔案的直接利用，有效減少檔案損耗，延長檔案壽命。

（四）加大學(xué)習(xí)和培訓(xùn)力度，提升館員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技能。館員既然選擇了這個工作，就必須全身心投入，自覺地學(xué)習(xí)相關(guān)知識和技能，強(qiáng)化檔案意識，不斷提高自身的工作能力,嚴(yán)格按照技術(shù)規(guī)范和管理?xiàng)l例有責(zé)任心地去管理檔案，及時修復(fù)受損檔案，高度重視檔案原件的保護(hù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是檔案館發(fā)展的重要支柱。而館員是直接與檔案接觸的，他們保護(hù)與修復(fù)技能的高低影響著檔案的面貌，所以領(lǐng)導(dǎo)必須清醒地認(rèn)識到檔案修復(fù)人員短缺的實(shí)際情況，制定合理的培養(yǎng)方案，組織定期培訓(xùn)工作，緩解檔案修復(fù)人才緊缺的現(xiàn)狀。

（五）檔案字跡顯示與恢復(fù)技術(shù)。計(jì)算機(jī)可以將字跡出現(xiàn)褪變或模糊的紙質(zhì)文件通過掃描技術(shù)生成數(shù)字影像，再利用計(jì)算機(jī)圖像處理技術(shù)使褪變的字跡重新顯示出來。目前主要有物理法顯示字跡和化學(xué)法恢復(fù)字跡。物理法顯示字跡是利用攝影或計(jì)算機(jī)技術(shù)，將字跡顯示在膠片上或顯示器上，隨之也可以轉(zhuǎn)換到其他介質(zhì)上加以利用。這樣可使檔案原件不易損壞，但字跡恢復(fù)效果較差。化學(xué)法恢復(fù)則是利用化學(xué)物質(zhì)與褪色字跡發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，在原件上使字跡恢復(fù)。由于此方法是化學(xué)物質(zhì)在檔案原件上直接與微量字跡材料起反應(yīng)，一旦失敗，字跡將完全消失，造成無法挽回的后果。因此，對于化學(xué)修復(fù)法，我們一定要慎重使用。此外，對于紙質(zhì)文件的存儲，我們最好根據(jù)制作過程和寫作材料進(jìn)行分類，紙張的制作材料和字跡材料不同，存放的年限也就不一樣。不同的文件分開存儲，可以避免相互影響和損害，從而延長紙質(zhì)檔案的保存年限。

四、結(jié)語

紙質(zhì)檔案的保護(hù)是一項(xiàng)長期而艱難的工作，以上只是在工作中出現(xiàn)的問題的一小部分，在實(shí)際工作中還會遇到越來越多，越來越棘手的問題。這就需要我們不斷學(xué)習(xí)，不斷提升自己的能力，去分析，去研究，找到更好的方法保護(hù)紙質(zhì)檔案，盡量使其保持原貌，延長使用年限。總之，紙質(zhì)檔案在日常的保管和利用中，它的安全與完整是任何時候都必須關(guān)注的任務(wù)，必須要按照檔案法的規(guī)定對其進(jìn)行規(guī)范化管理，統(tǒng)籌規(guī)劃，為檔案長期安全保管提供科學(xué)保障。