檔案征集工作發展和優化研究

文/天津市北辰區西堤頭鎮人民政府 苑超

進入21世紀以來，知識占據新時代的主導地位，一方面檔案工作面臨著發展的新機遇。另一方面檔案工作也面臨著時代帶來的挑戰。在這種形勢下，檔案征集工作成為檔案工作的重要內容，是提高檔案利用效率和提高檔案質量的核心環節。現階段，全國各地的檔案館都在積極開展檔案征集工作，將焦點集中在了檔案征集工作發展和優化研究方面。部分地方政府甚至出臺了檔案征集工作的保護條例和法規，以此支持檔案征集工作的順利開展。這些政策法規的制定頒布對于檔案征集工作發揮出重要作用，實現了檔案資源的有效收集和利用，為檔案事業的發展作出了貢獻。

一、分析新時代檔案征集工作的新認識

（一）檔案征集工作是法律賦予檔案館的重要職能。檔案征集工作受到法律的保護和認可，在我國《檔案法》第八條規定中闡明了集中管理檔案是中央和地方各級政府應該承擔的責任，為檔案的接收、收集、整理和保存提供可利用的范圍支持。這一法律規定明確檔案征集工作是檔案館的核心內容。

（二）檔案征集工作是豐富檔案館收藏的必要手段。隨著現代社會經濟的發展和文明的進步，對檔案的利用率變得越來越高。這種擴大的檔案利用需求越來越對現實的檔案館收藏感到不適應，兩者存在的矛盾變得尖銳。檔案征集工作由于受到傳統思想的束縛，總是對提取檔案的利用范圍進行限制，而當前的檔案征集工作不受到時空的限制，利用互聯網網絡可以采取靈活多樣的方法，對于豐富檔案館館藏具有不可替代的作用，尤其是對重要檔案和珍貴資料的征求效率，對于發展館藏和優化館藏所發揮的價值是不可比擬的。

（三）檔案征集工作是拯救人類文化遺產的重要行動。我國擁有5000多年的歷史文明，光輝燦爛的中華文化在歷史的發展過程中被流傳開來，但是在這一歷史進程中有更多的珍貴檔案資料丟失，受到自然災害和戰爭等多種因素的影響，對于檔案的流傳都產生了無法避免的傷害，保存在當前的歷史資料變得殘缺不完整，有更多的檔案資料流落在民間，分散在各個地區。檔案館想要在新時代承擔歷史責任，保護人類文化遺產就必須積極開展檔案征集工作。

二、當前檔案征集工作中存在的問題

（一）檔案征集工作組織不到位。首先征集機構不完善，我國檔案征集工作的機構普遍人員構成精簡，沒有設置專門從事檔案征集的機構。其次征集力量薄弱，一般基層的檔案綜合檔案館僅指派單個人從事檔案收集工作，專職人員在管理中面臨的事務繁瑣，征集工作經常處于附屬地位。最后是征集網絡建設不夠完善。有的檔案館曾發文征集檔案，但是并沒有專業的檔案征集人才來系統化、規范化調整，工作中發揮的成效甚微，雖然建立了征集網絡，但是聯系次數太少，激勵措施也落實不到位，因此作用沒有凸顯出來。

（二）檔案征集工作宣傳不到位。首先新時期檔案征集工作面臨嚴峻的形勢，館藏問題、征集范圍和征集方法探索研究不徹底，沒有形成統一的認識，也沒有出臺規范化、具體化的檔案征集文件來向公眾給予說明，可以宣傳使用的材料極少。其次，宣傳手段單一落后，隨著現代互聯網在全國范圍內的普及應用，檔案征集工作可以利用的宣傳手段變得多樣化，由于大眾對于檔案征集工作的意義、范圍和重要性還不夠理解，參與的積極性還不夠。最后宣傳范圍和力度小。檔案征集工作是要深入到基層實踐中才能獲得真實成效，但是當前宣傳僅僅停留在了發布文件通知上，這種宣傳沒有深入到大眾心中。

（三）檔案征集工作實踐性不強。檔案征集工作是豐富檔案館藏的重要手段之一，具體應該從實踐性出發，但是檔案館征集檔案的方式還是以口頭的發布信息為主，真正下功夫研究的人并不常見，征集的方式單一陳舊，通過激烈的競爭受到館內珍藏的，利用途徑更是少見。因此當需要具體的檔案服務于群眾時經常找不到東西。

三、檔案征集工作發展和優化的可行對策

（一）在檔案征集流程中加入提供利用環節。不同的檔案征集方法對于檔案產生的影響有所差異。比如比較購買檔案的方法和主動征集檔案的方法，其中所有的檔案歸屬權就屬于檔案館，對于這種檔案，只要不涉及個人隱私和國家的重大機密，就應該向社會大眾開放，以便提高利用率。此外還有一種捐贈的方式，區別對待其所有權和利用權。捐贈者對于捐贈給檔案館的檔案材料，應該事先針對其所有權和利用權達成一致協議，是否允許提供給社會研究利用。明確征集檔案的利用權力，僅僅是提供利用服務工作的首要前提，主要的目的還是在條件允許的情況下，不斷擴大檔案征集工作的社會影響力，實現良性循環。

（二）加強檔案征集工作的業界合作。對于檔案征集機構來講，相互合作和協作是可取的辦法，尤其是對于共屬于統一地理區域內的檔案征集機構來講。首先，自身征集范圍有交叉和重疊的檔案征集機構，在合作的前提下會減少能源的消耗，不需要花費更多的精力就可以順利實現目的。其次，詳細了解統一地理區域下不同檔案征集機構在征集什么，直接在合適的情況下推薦給適合的檔案征集機構。總的來講，這些措施都會在業界合作中形成良性循環，不斷促進檔案征集工作的良好發展。

（三）創新檔案征集工作新思路。第一，從檔案館履行職能的思路考慮，增強檔案征集工作的使命感和責任感，隨著當前經濟的飛速發展，我國在國際范圍內的影響力不斷增強，社會大眾對于檔案的利用率越來越高。在這種背景下，不斷豐富檔案資源，有效利用現有的物質條件成為必然要求。第二，改變重征集輕利用的思想觀念。征集和利用是相互依存的兩方面，利用是征集的目的，征集是利用的前提條件，只有從這兩方面同時做起，才會豐富檔案館的資源。第三，征集工作具有緊迫感和使命感，世間存在的檔案資料是有限的，早發現早征集早利用，這種激烈的競爭意識要時刻存在于檔案征集人員心中。

四、結語

綜上所述，檔案征集工作是一項事關豐富館藏、保持黨和國家真實歷史面貌的重要手段之一。只有轉變檔案征集思路，優化檔案征集方法，不斷拓寬思路，才能在征集工作中取得成效。