網絡環境下的檔案創新服務

文/航天九院第十六研究所情報檔案處 張云霞

一、服務策略的創新

（一）構建檔案館（室）網頁，開通網上服務。現階段，以互聯網為基礎的網上服務已經被眾多檔案館納入服務體系中，成了為單位、社會提供資料的重要渠道。為讓網上服務更好地滿足單位、社會的需求，檔案工作者要盡快建立檔案信息資源數據庫，特別是電子文件全文數據庫建設與完善。對于檔案管理工作而言，數據庫的建設能夠實現資源信息的及時管理，讓檔案信息服務更加數據化、網絡化，提高便捷性，同時檔案管理工作也能因此更規范化、法制化、自動化。例如，查詢人員可在網絡上直接輸入目錄管理數據庫，直接查詢一些公開類信息。再者檔案館還可以同宣傳部門合作，及時將一些重要信息數據化并保存，用于后期資料查詢和宣傳。

（二）構建“電子文件數據管理中心”。電子文件數據管理中心用于各單位歸檔電子文件的集中管理與保存，并將一些可公開類的信息傳到網站上，供大家自行信息查詢，具有內容豐富、覆蓋面大、提高信息資源利用率的優點。電子文件數據管理中心的設立需要檔案館與企事業單位信息部門共同協作，中心地址可選在企事業單位檔案管理處，便于加強雙方的聯系。

（三）開通在線服務。在信息時代，檔案利用方式應作出一定的改變，如此才能滿足社會發展的需求。現今，人們生活、工作、學習的環境都因社會信息全面化而隨之改變，這使得人們比較關注信息的時效性，能及時獲取更多、更準確的信息。所以，數據化、現代化的檔案服務方式必然要取代手工式、紙質檔案服務方式。檔案館可以借助于互聯網以及相關技術，設立數據查詢庫、電子信箱、公共網絡專題等服務方式，讓資料查詢者和檔案館之間的交流更便利，及時提供準確、真實的信息，進而提高檔案館的服務質量。

（四）電子文件的自動上傳與收集。現階段，對于檔案管理部門而言，改變傳統的紙質文件收集方式是首要問題。同傳統紙質檔案收集方式相比，單機上完成電子文件收集的方式操作更為簡單，只要上傳、下載兩個步驟就可實現電子文件的收集。所以，檔案部門建立一個網頁版的自動上傳功能，及時將信息資料進行上傳，這能大大提高檔案管理信息收集的工作效率。

二、拓展檔案館服務領域

（一）興辦服務實體，發展檔案產業。在當今這個信息化時代，檔案管理的相關定義也發生了變化。站在信息資源開發角度上來分析，檔案館不再只是一個信息管理處，還是一個信息交流的平臺；而檔案工作人員的工作也并非只是檔案管理這么簡單，它還包括檔案信息的收集與共享。社會的發展以及人們對信息需求的增大，檔案館勢必要進行改革，而改革的方向就是信息化。因此，檔案館向信息服務產業方向發展，在提供基礎檔案信息服務的前提下構建信息加工、收集、保存、檢索以及服務等實體工作。

（二）多主體、社會化的信息服務。隨著信息技術的發展，人們越來越關注獲取信息的質量，尤其是生產建設、科學研究以及行政管理工作，對信息服務的需求更高。而且，人們不單單只需求檔案信息，還對圖書、文件、檢索資料等也有需求。檔案管理者已經了解到必須扭轉檔案服務對象，將服務范圍拓展到社會方面，這樣才能讓檔案館更長久地發展。為實現服務對象的轉化，檔案部門要借助企事業單位、黨政機關等部門的相關資源，達成信息檔案管理方面的合作，制定一些針對性的信息服務。

（三）提高橫向聯合度，完成信息資源共享。邁入信息時代后，信息總量以及人類積累的知識量都在飛速增長，形成海量的文獻資料。目前，沒有哪一個檔案部門能做到全面收集、加工、保存并利于這些信息，通常，各個企業、單位的檔案信息管理部門都是各自為政，自己整理內部或者所需的圖書、文獻資料，這反而不利于信息的交流。各個檔案館、部門應團結協作，通過構建完善的信息系統實現統一化管理，實現資源共享。資源共享以及構建社會信息系統需要一個先決條件：聯合目錄的建立。聯合目錄的編排規格和著錄格式是統一的，其內容包括所有合作檔案館的檔案目錄。各個檔案館通過聯合目錄獲取其他檔案館的有關信息，真正實現圖書、檔案、文件等資料的共享，這樣不僅能避免信息的重復，緩解某些檔案館空間不足、人員不夠的情況，還能提高館藏資源利用率，讓信息利用者更方便地獲取更豐富的知識、情報與信息。聯合目錄還有利于各類檔案館發展自身特色，讓檔案信息管理更專業化、系統化。

（四）注重“反饋”，深層次挖掘檔案信息。檔案信息資源開發利用過程中，反饋方法的意義重大。通過分析反饋方法，可以找出信息資源開發利用的不足，讓其發展更加系統、合理、完善。如企業通過分析用戶反饋信息后可以掌握產品的不足以及改進、優化的方式，讓產品更符合市場需求，同時，反饋信息也是檢驗產品質量的一個標準。再者，客戶的反饋信息對企業自身發展和品牌延伸也有一定的引導作用。檔案管理人員也要注重信息的反饋，樹立一定的反饋信息分析意識，分析自身發展中的不足，這樣才有利于檔案信息管理的開發，跟上經濟時代發展的需求。