社交媒體環(huán)境下檔案服務模式探究

文/山東女子學院 董央央

檔案工作與黨和國家事業(yè)發(fā)展息息相關，但我國檔案工作技術水平偏低、開放程度小、應用率低，檔案功能及作用并未發(fā)揮。隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，移動通信與無線網(wǎng)絡等項技術發(fā)展飛速，三網(wǎng)融合程度亦快速加深，移動終端設備大力普及，人們獲取信息及其服務方式隨之改變。近年來，社交媒體發(fā)展飛速，這給檔案信息服務工作帶來新的機遇與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案服務僅注重有價值信息的收集，但檔案工作側(cè)重點已轉(zhuǎn)為檔案積極與主動利用。快速掌握用戶需求，并以確保用戶及檔案人員間的密切互動適應用戶需求。因此，探討社交媒體環(huán)境下檔案服務模式，對檔案服務工作水平提升有著極大的現(xiàn)實意義。

一、 社交媒體環(huán)境下檔案服務模式創(chuàng)新的重要性

近年來，隨著信息技術的發(fā)展，拓寬了社交渠道，出現(xiàn)了微信、微博等社交媒體。社交媒體在一定意義上通常被稱為是社會化媒體與社會性媒體，用戶通過社交軟件平臺，可以進行時時互動，不受時間和空間的限制，利用平臺可以實現(xiàn)溝通雙方之間的交流和對話，甚至可以在公開公正的平臺上進行互動。多種渠道的社交媒體方式打破了人們原有的溝通方式，給現(xiàn)代人們的生活方式帶來了巨大影響，讓人們在生活中體驗到了社交媒體帶來的個性化、智能化感受，檔案工作也利用微信、微博等軟件實現(xiàn)了圖書借閱等方面的快捷方式，使得工作效率大大提高，方便了讀者，為當今高校的檔案服務工作帶來了發(fā)展空間。美國國家檔案和文件署基于社交媒體對檔案服務進行了各方面創(chuàng)新，社交媒體數(shù)量目前已經(jīng)有30多種，根據(jù)統(tǒng)計，我國檔案館中應用的社交媒體數(shù)量不是很多，有一些社交媒體還沒有應用到檔案工作中。近年來，國家社會經(jīng)濟飛速發(fā)展，我國諸多地方檔案管理機構(gòu)紛紛認識到社交媒體對檔案服務的重要性，亦逐漸進行了相應的嘗試。許多地方綜合檔案館均開通了博客及微博，但我國檔案服務并未廣泛應用社交媒體，且應用效果亦不理想，這說明社交媒體創(chuàng)新檔案服務對檔案服務工作的有序開展有著極大的現(xiàn)實意義。

二、 社交媒體對檔案服務造成的影響

檔案服務注重的是滿足用戶的需求，強調(diào)檔案機構(gòu)利用自身優(yōu)勢為用戶提供翔實的數(shù)據(jù)資料，強調(diào)檔案部門自身要以館藏優(yōu)勢指導用戶如何更加合理地運用檔案，從而獲得檔案中的信息，為制定相關的政策和發(fā)展規(guī)劃提供參考。事實上，檔案工作是一直在發(fā)展和進步的，是在解決問題的過程中，不斷創(chuàng)新管理的，以往的檔案工作目標比較單一，大多是強調(diào)檔案保管，被動地為用戶提供檔案信息，通過檔案尋找信息與知識均需要用戶自己尋找。這樣的工作方式在當時的歷史時期是存在的，但隨著社會的發(fā)展，檔案的重要性日益體現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案工作方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案的服務需要，因為以往的檔案工作方式導致檔案利用率偏低，根本不能與用戶及時溝通，適應不了用戶的各方面需求，本文對社交媒體對檔案服務造成的影響進行了下述幾方面分析：

（一）檔案服務渠道被拓寬。社交媒體環(huán)境下的檔案機構(gòu)提供檔案服務的途徑有很多，工作方式可以是積極主動的，例如通過微信公眾號，及時發(fā)布檔案工作的相關信息；利用檔案部門的微博公眾號對外發(fā)布最新消息，實現(xiàn)檔案服務內(nèi)容公開化，政務信息公開化，同時可以接受用戶的監(jiān)督，接受用戶的意見，實現(xiàn)用戶和檔案管理部門的溝通，這樣既可以提高檔案工作效率又可以塑造檔案機構(gòu)的良好服務形象，實現(xiàn)檔案機構(gòu)服務功能的延伸。現(xiàn)在有很多檔案機構(gòu)已經(jīng)實現(xiàn)了電子檔案的記錄，例如，檔案管理部門對經(jīng)過整理的社會實踐活動，進行電子化處理，形成影像和聲音的視頻資料，將相關視頻上傳到微信、微博等社交平臺，用戶如果需要的話可自主點播與下載，如此則拓展了檔案服務渠道，并提高了服務主動性，檔案機構(gòu)影響力亦因此擴大。

（二）檔案服務方式被豐富。以QQ、微信、微博、郵件、MSN等通信工具滿足用戶網(wǎng)絡咨詢服務的順利進行，方便了用戶，提高了檔案工作效率，豐富了檔案服務方式，得到了用戶的好評，大大提高了檔案機構(gòu)服務的能力。

（三）檔案用戶范圍被擴大。當今社會，社交媒體有很多，社交圈子越來越復雜，每個人都處于不同的社交圈子，社交過程中都遵從六度分隔理論，個體社交圈會由此持續(xù)擴大，從而形成大型社會化網(wǎng)絡。社交媒體中的關注及好友推薦等功能可將全國的檔案機構(gòu)及其工作人員、檔案學者、檔案用戶等成分結(jié)合，這時便形成非常復雜的人際網(wǎng)絡。檔案機構(gòu)是服務型機構(gòu)，檔案管理工作的出發(fā)點要以滿足用戶需求為第一目標，檔案管理工作要想變被動為主動，可實現(xiàn)的方式有很多，可以做問卷調(diào)查、可以通過微信等媒介方式發(fā)布新聞、可以拓展檔案管理部門的業(yè)務服務范圍等，這樣便可在實際工作中，不斷提高檔案用戶黏性，確保粉絲持續(xù)穩(wěn)定。

三、社交媒體環(huán)境下檔案服務模式創(chuàng)新

社交媒體可作為國家戰(zhàn)略開展，其強調(diào)以用戶為中心，以政府號召力全面提高檔案服務質(zhì)量。我國許多檔案館已開始使用社交媒體，但大都是于網(wǎng)頁內(nèi)容上實現(xiàn)形式轉(zhuǎn)變，服務依舊是被動的，都是用戶先提出相應的請求，檔案館才提供相應的服務，這并未以實際情況創(chuàng)新服務形式，本章對社交媒體環(huán)境下檔案服務模式創(chuàng)新進行下述幾方面分析：

（一）加強檔案服務理念轉(zhuǎn)變。我國應根據(jù)實際國情積極轉(zhuǎn)變檔案服務理念，并制定相應的社交媒體策略。理念轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務創(chuàng)新的關鍵，社交媒體環(huán)境下的檔案工作者應具備檔案專業(yè)知識，且有著極強的服務意識，對社交媒體環(huán)境的核心思想及意義有著全面認識。社會化媒體環(huán)境下的我國檔案部門應深層分析國情，樹立信息公開的新理念，注重社交媒體的真正價值與含義。應積極使用社交媒體進行檔案工作，從而深層改善傳統(tǒng)理念，確保檔案服務工作有序開展。檔案工作開展中應全面使用社交媒體，制定相應的社交媒體戰(zhàn)略，以此為檔案服務的開展提供指導。

（二）加強新技術應用。我國檔案服務工作開展時，應利用相應的新技術，拓展社交媒體應用范圍。我國檔案機構(gòu)要根據(jù)實際情況充分使用社交媒體技術、云計算技術與移動互聯(lián)技術，為用戶提供檔案服務，以更加開放的技術平臺展開檔案服務。社交媒體發(fā)展至今，諸多應用與工具均已融入人們的日常生活中，人們都非常熟悉社交媒體工具，使得檔案部門各項工作的開展快速便捷。國內(nèi)檔案部門檔案工作開展僅是以微博、微信、RSS等平臺實現(xiàn)，社交媒體范圍窄，調(diào)查用戶以主流社交媒體擴大社交媒體使用范圍，這時便可吸引更多潛在用戶，其用戶群便可有效擴大，社交媒體環(huán)境下檔案服務工作亦可有序開展。

（三）加強雙向交流與互動。我國檔案部門的檔案資源管理工作均是由檔案專業(yè)人士以國家標準進行統(tǒng)一標注，可于諸多社交媒體平臺上及項目中涉及的檔案均進行社會化標注。引導社會公眾對檔案資源進行合理分類，并為用戶檢索提供便捷。人們可以自己的檢索習慣及其非專業(yè)化表達達到檢索的目的，檔案人員均可以相關標簽詳細分析用戶興趣，為檔案工作者提供檔案管理指導。檔案部門工作者可于多種社交媒體平臺上以用戶感興趣的話題進行交流與討論，應引導檔案人員于社交媒體上與用戶積極交流，對用戶提出的問題及時進行回復，讓檔案工作者及時獲得用戶的各項服務需求。積極構(gòu)建移動社交媒體平臺，現(xiàn)代無線網(wǎng)絡已經(jīng)普及，可以說已經(jīng)覆蓋到很多公共場所，智能手機及平板等智能電子產(chǎn)品早已經(jīng)被用戶廣泛應用，電子產(chǎn)品伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的應用發(fā)展，實現(xiàn)了電子產(chǎn)品的眾多功能，實現(xiàn)了電子產(chǎn)品的功能延伸，尤其是微信、微博等社交軟件應有于手機等電子產(chǎn)品上，將社交媒體充分用于移動平臺上，檔案服務變得更加快捷、高效。用戶接收檔案服務的方式更加人性化，網(wǎng)絡大環(huán)境下，檔案服務不受時間及空間限制，只要有需求，可以說分分鐘就能夠得到答案。檔案服務機構(gòu)應該不斷創(chuàng)新工作模式，充分利用高科技發(fā)展和電子產(chǎn)品的優(yōu)勢，從更深層次挖掘社交媒體平臺功能，比如微博，其支持簡短文字與@、評論、視頻等功能，以豐富多彩的信息表達方式提高表達效果，傳播效率亦隨之增強。

（四）檔案服務方式豐富化。應根據(jù)實際情況進行個性化服務，從用戶需求出發(fā)，制定滿足個人需求的個性化服務。檔案機構(gòu)服務方式多樣化的前提下，應全面分析我國檔案服務的實際國情，展開個性化檔案服務，滿足不同需求類型的特殊需求，具體問題具體分析，具體問題具體解決，在滿足不同用戶需求的同時，提高檔案服務的效率。個性化服務是有差別的服務方式，因為人們對物質(zhì)文化的需求日益增加，在精神層面的需求也日益增加，檔案機構(gòu)服務的個性化，要以問題為導向，做到超前服務，多方位服務，服務方式應該更加靈活多樣，服務對象應該層次分明，服務信息應該合理并有差異，只有這樣才能將管理平臺有效統(tǒng)一，提供給用戶感興趣的檔案信息。檔案機構(gòu)要充分利用大數(shù)據(jù)對用戶進行分析，分析用戶需求，分析用戶問題解決的方式，分析用戶利用檔案解決問題后的感受。采用信息推送技術及時確定用戶所需的資源，將相應的信息推送給用戶，不同程度上提高檔案主動服務意識。

四、結(jié)束語

檔案服務部門應該針對不同類型用戶，提供不同的檔案信息，采取不同的服務方式，實現(xiàn)檔案服務的高效性和針對性。檔案部門要根據(jù)實際情況豐富檔案資源，加強個性化檔案信息資源的有效整合，不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，學習先進的計算機技術，多采用社交媒體新技術，從而為用戶提供個性化服務，這樣才能充分滿足用戶的不同需求。社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，給檔案信息服務工作帶來新的機遇與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案服務模式根本適應不了現(xiàn)代化社會發(fā)展需求。盡管我國檔案服務工作水平不斷提升，但社交媒體環(huán)境下檔案服務模式亦存在諸多不足之處，本文分析了社交媒體環(huán)境下檔案服務模式創(chuàng)新的重要性，探討了社交媒體對檔案服務造成的影響，提出了適用于社交媒體環(huán)境下檔案服務模式的創(chuàng)新策略，為檔案服務模式創(chuàng)新提供參考依據(jù)。