大數據環境下高校政府采購檔案管理電子化的思考

文/上海交通大學招投標與政府采購辦公室 王永興 陳巍

政府采購工作遵循“公開公正，誠信公平”的原則，并根據相關的規定開展采購活動，從而使得財政的效益最大化。而檔案管理要求清晰地記載采購的重要過程，不僅維護采購人員的合法利益，還能使政府提出的“反腐倡廉”政策落到實處，進而規范政府相關人員的行為活動。高校政府采購行為屬政府采購一種類型，在大數據環境下，搭建高校政府采購檔案電子化管理平臺，可以保障高校財政性資金的有效使用，杜絕浪費、腐敗等不良現象。

一、提高高校政府檔案管理電子化采購人員的素質

政府采購檔案相關人員是采購活動的主要執行者，其在政府采購檔案管理中起著十分重要的作用，要求相關人員提高自身專業素質：首先采購人員要秉持嚴格細致、誠實公平的態度去實施采購檔案的建立工作，認真審查采購檔案中的問題，并對采購檔案中出現的模糊的數據進行標記，確保每份采購檔案中數據及材料的真實性、精確性和全面性。一般情況下，高校政府采購過程包括貨物、服務和工程三大種類，在具體實施過程中難免會遇到大量的實踐性問題，例如在采購活動的驗收階段中，部分采購活動的時間較長，其活動時間可以持續4年，那么導致實際驗收的時間拖延到4年，針對這些現象可能有兩種原因：第一，當時采購人員發生變動，致使管理檔案的工作人員無法找到當時的采購人員，使得對于當時采購活動的資料知之甚少，進而給管理檔案造成很大的困難。第二，管理采購檔案的工作人員由于工作疏忽，造成采購檔案資料的殘缺，例如采購人員完成采購活動后，由于自身因素，導致貨物的延期，從而出現合同延期等問題，進而影響到采購檔案材料的收集和整理。因此，在管理采購檔案工作中，需要相關人員提高自身的專業素質，從而完善政府電子化管理采購檔案的工作。

二、整理高校政府檔案采購管理電子化的相關資料

采購活動需要多個部門共同配合進行，所以要求各個部門的工作人員堅持“責任到人”的原則，切實做好自己本職工作，并通過各部分彼此交流，從而保證采購檔案的全面性和精確性，進而完成采購檔案的管理工作。在采購活動中簽訂的采購合同，都要及時利用電子掃描技術對其進行掃描處理，使其轉變為PDF或JPEG等格式并存入采購檔案管理電子系統中。采購檔案是政府重要的采購資料，因此必須嚴格按照法律的相關規定做好采購資料的收集、整理和存檔。值得學習的是，北京市出臺的《辦法》中指出：“政府檔案監管部門要對采購活動中的有關部門進行嚴格監察，采購人員和供應商是儲存采購檔案的主要責任人，要求指派相關人員管理政府采購檔案和嚴格按照采購程序完成采購檔案的整理和查閱工作。”采購人員以及監管部門工作人員要依據《辦法》的相關政策，依據相關法規進行采購工作，切實做好采購檔案資料的管理工作，進而使財政資金效益最大化。

三、完善高校政府采構檔案管理電子化的制度

完善高校政府采購檔案管理電子化的制度可以從根本上體現各個采購管理階段的合理性和公開性，既可以保證采購人員的自身利益，又能做到采購活動的透明化。但在實際的采購活動中，由于相關的資料文件較多，采購人員若不能做好科學分類處理，則給采購資料的查閱帶來很大的困難；甚至導致部分采購資料損壞或丟失，違反了《政府采購法》的相關規定，使得簽訂的采購合同的后期修改或補充內容不能及時存入采購檔案中。因此，完善高校政府采購檔案管理電子化對于國家經濟的發展有著十分重要的意義：

1.建立采購檔案管理的法規，并保證其合理性、準確性和全面性，嚴格遵守《政府采購法》的規定，并按照相關檔案管理程序進行管理工作，收集準確和完整的采購資料。

2.將采購檔案合理地進行分類處理，根據采購項目不同的特點進行存檔，并對于在采購過程中各個時期的采購資料的修改、驗收等都要進行合理的分類存檔。

3.在采購檔案管理中，要充分利用電子掃描技術進行電子化管理形式去整理采購資料，可以有效地減少采購資料的損失。

4.建立全面的查閱制度，對于部分保密性資料，只有相關部門或者領導允許才能進行查看，并將查閱資料的時間、資料及查閱人員等信息做好相應的記錄；并在查閱完成后，檢查采購資料是否完整。

四、結束語

在大數據環境下，高校政府采購檔案電子化平臺的搭建，不但可以規范和完善采購檔案的管理制度，保障高校財政性資金的使用效益最大化，而且可以提高采購活動相關人員的廉潔自律意識和推動高校廉政文化建設，是實現風險控制的重要環節，也是當代條件下，規范高校政府采購行為的必要管理手段和必然途徑。