工程建設項目檔案管理創新的建議

文/佛山市佛清從高速公路有限公司 奉芳

一、工程建設項目檔案管理創新的建議

（一）管理模式創新，強化工程檔案管理法制建設。可依據國家相關檔案管理的法律法規要求，各地方、各機構借鑒和完善工程項目檔案管理的法制建設，做到“有法可依、依法治檔”，并將工程檔案與工程外業質量進行同步管理，實行工程檔案終身責任制。通過指導、培訓進行大力宣傳和學習教育工程檔案法制建設的重要性，提高相關責任人員的責任意識和自覺性，同時能有效扭轉“重建設，輕檔案”的現狀。

（二）組織管理創新，加強組織機構的建設和管理。首先要加強工程建設項目檔案組織管理，與工程建設項目相關的單位要根據現實情況成立檔案管理領導小組，并且要嚴格按照統一分級管理的原則開展檔案管理工作。對各個單位、各個部門的檔案管理職責進行細化落實，嚴格按照相關規范要求，以制度的形式對相應工作進行規范。其次，要建立健全的資料歸檔交底制度和會審制度，檔案管理部門要與相關部門通力合作，成立資料審查小組。審查小組主要負責的工作就是對工程建設項目資料進行定期的檢查和會審，以此保證項目檔案的完整性與有效性。資料審查小組還要對工程建設項目中的重點文件和關鍵資料進行跟蹤檢查，防止出現紕漏影響工程建設項目檔案整體管理，保證其管理質量。最后，工程建設項目檔案管理人員要進一步加強工程現場的定期檢查工作，參與到實際的施工中，這樣能夠對實際施工情況有一個全面的掌握，從而為檔案管理工作提出針對性的指導，保證檔案管理工作順利落實。另外，在工程建設項目實際施工過程中存在一些特殊事項，在關于這些特殊事項的檔案記錄中，檔案管理人員要與工程項目參建單位一起到施工現場進行實地勘察。最后根據實際情況做好檔案記錄，以此保證工程建設項目檔案的準確性。

（三）技術創新，盡快規范檔案數字化建設，引入現代信息技術進行工程建設項目檔案管理。在傳統的工程建設項目檔案管理工作中，主要是由檔案管理人員負責資料的收集、整理，檔案管理人員的工作量巨大，而且在實際的工作中還出很多問題，影響檔案的準確性與有效性。在計算機網絡技術發達的今天，已經有大量項目的工程檔案采用了計算機技術進行數據化管理，但由于目前的數字化建設缺乏有效的統一標準和行之有效的管理體制，造成數字化管理工作仍停留在紙質檔案的數據化階段，管理水平不盡人意。建議可將工程檔案信息化寫進工程合同中，并提供相關費用支持，使整個項目檔案從工程伊始就建立一個龐大的信息化數據網絡，各個環節通過信息技術手段實現檔案的自動化歸檔和管理利用，逐漸實現工程建設大數據庫，大大提升工作效率。另外，建立的工程建設項目檔案數據庫，不僅能夠彌補防止傳統檔案儲存容易損壞和丟失的缺陷 ，還能夠提升工程建設項目檔案管理的科學性與規范性，方便檔案的查找和利用。并通過國家制定相關信息化標準，逐步實現工程檔案無紙化檔案，由現在的“雙套制”過渡為“一套制”，大大減少紙張的使用，保護環境。

（四）工作程序創新，強化工程建設項目檔案全過程管理。檔案管理貫穿于工程建設項目的全過程，因此在檔案管理創新中要進一步加強工程建設項目的全過程管理。具體應該做到以下幾個方面的管理：1.在工程建設過程中，把建設工程檔案工作納入建設行政程序。并在開工前把檔案人員和機構納入工程施工報建程序。2.工程建設項目的初始階段，要對工程檔案機構人員進行技術交底，并且通過培訓等方式不斷提升些檔案管理人員的工作水平。同時要建立統一的檔案管理工作標準，讓檔案管理工作人員嚴格按照規范統一的工作標準開展工作，以此實現規范化管理。3.加強工程建設整改管理，在工程建設項目檔案管理工作要對各種形式的指導和檢查進行認真對待，如果在檢查過程中發現問題，需要整改，那么檔案管理工作需要在組卷之前將整改問題解決。另外，在實際組卷時要做好相應的審核工作，對歸檔的范圍進行明確，同時要對組卷的順序進行明確。4.工程建設項目檔案管理工作要與竣工驗收備案相結合。在工程建設項目管理工作中最后一個環節就是進行竣工驗收備案，這也是工程建設項目檔案的關鍵內容之一。另外，工程建設項目的各級建設單位在日后開展相應管理工作的主要依據也是工程竣工驗收備案。所以說工程建設項目檔案管理工作可以與之相結合。具體來說，可以根據實際情況將兩者結合起來建立監督機制，對工程建設全過程進行監督管理，以此保證工程建設項目的順利落實。

二、工程建設項目檔案管理創新的重要性與必要性

（一）工程建設項目檔案的必要性。工程建設項目是對整個工程建設的真實記錄，檔案記錄工作是由多個單位共同參與完成的，主要涉及：建設單位、施工單位以及監理單位。工程建設項目檔案內容主要是項目建設過程中所有的原始憑證，這些憑證資料來源于工程建設的各個施工階段和施工環節，貫穿工程建設項目的全過程。工程建設項目檔案的記錄與管理要嚴格遵循國家相關法律法規，以此保證檔案管理工作的科學性與有效性。

（二）工程項目檔案管理創新的重要性。首先，工程項目檔案是工程質量終身負責制的關鍵憑證，所以檔案管理直接影響著工程項目建設的整體質量。另外工程建設項目檔案還是工程建設管理工作的重要依據，屬于工程項目活動的原始憑證，所以項目檔案也是保證工程建設項目順利實施的重要保障。其次，工程項目建設過程中或者是實際使用過程中可能會出現一些緊急狀況，所以說工程建設項目都會設置相應的應急預案。而項目檔案能夠為應急預案的設置提供有用的參考。再次，對于建設單位來說，項目檔案也非常重要。具體來說，項目建設檔案的信息資料十分翔實，這樣工程項目如果要申報相關獎項或者是榮譽的時候，就能夠通過檔案收集資料。同時，項目檔案對于施工單位來說也十分重要，因為項目檔案資料豐富，所以在工程驗收階段，如果出現質量問題，檔案資料就能夠提供最直接、最真實的法律依據，直接反映施工單位建設工作的質量。最后，工程項目建設還是追究事故責任和采取相應補救措施的重要依據。在調查事故原因的時候就可以通過項目檔案資料進行分析。所以說工程建設項目的檔案不僅為事故追責、補救提供了重要的依據，還在一定程度上提升工程建設項目管理的規范性。綜上，做好工程建設項目檔案管理工作非常重要，所以創新工程項目檔案管理提升其管理水平十分必要。

三、總結

綜上所述，工程建設項目檔案對于一個工程建設項目來說非常重要，是工程項目順利實施的保障，同時也是提升工程建設項目管理水平的關鍵。工程建設項目檔案管理工作涉及的內容十分復雜，工程建設項目檔案單位形式也十分多樣，有文件、圖表以及影像等，所以想要做好工程建設項目檔案管理工作有一定的難度。本文從四個方面重點研究分析了工程建設項目檔案管理創新的建議和策略，希望通過以上研究分析能夠有效創新其管理方式，提升其管理水平。