試論公路工程檔案管理的“提檔升級”

文/泰州市市區公路工程建設指揮部 苗錦鳳

公路工程檔案人員應是檔案工作的行家里手，又要是公路工程管理的能手。公路工程檔案人員要認真完成各工程項目的檔案資料歸納，并對公路工程檔案管理積累一定的實踐經驗，對公路工程檔案管理提檔升級的作用、途徑等都要有充足的認識。這就是本文所要論述的主題。

一、公路工程檔案提檔升級的作用

公路工程檔案管理工作是一項科學、復雜的系統性工作，也是公路工程管理的重要組成部分。公路工程檔案涉及面廣，信息量大，包括整理工程前期招標、收文、發文、會議紀要、檔案資料，還包括環境評價、工程監理等諸多種類。收集管理、開發利用好公路工程檔案資料，對于加強公路工程建設和提升公路工程建設質量，推進管理出效益等都具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。

公路工程檔案工作是公路工程建設指揮部工作業務的重要一環。江蘇省泰州市市區公路工程建設指揮部（簡稱“指揮部”）主要負責泰州市區范圍內國省干線公路、城市快速路現場建設管理。近年來，指揮部完成了泰州東環高架、永定路西段快速化改造工程等一批重點工程項目，2017年指揮部陸續組織實施站前路快速化、S231省道（海姜大道至啟揚高速）快速化改造等多項公路重點工程項目。筆者參與了各項工程的施工管理工作并認識到：隨著公路工程項目的增加，規范并提升工程檔案管理工作顯得尤其迫切，而規范的工程檔案管理也是提高交通工程管理工作效率的重要“增長極”。

二、公路工程檔案提檔升級的途徑

提高認識、完善設施、抓好培訓和探索創新的做法，促進了指揮部抓好公路工程建設質量、進度，提高了對公路工程建設項目檔案管理水平。

（一）提高認識，加強管理，完善檔案管理機制。領導重視是首要條件，也是加強有效管理的良策。可以從形成“主要領導全面抓，分管領導親自抓，各個部門具體抓”的工作格局上做文章，真正地讓堅持檔案工作“為領導決策服務、為項目建設服務、為工程建設服務”的工作理念，成為公路工程建設指揮部管理者及全體人員都注重抓實抓好檔案管理工作的共識。健全檔案管理制度，完善檔案管理機制。可通過進一步從完善檔案管理機制入手，建立健全立卷歸檔、借閱、鑒定、銷毀、崗位責任等制度。將檔案工作列入單位管理的重要議事日程，與崗位職責掛鉤考核。指揮部還制定了《市區指文件材料立卷歸檔范圍和保管期限表》，并按歸檔范圍和保管期限表的內容收集整理本單位的人事、財務、工程等業務部門文書檔案，確保檔案的齊全完整和集中統一的管理。

（二）加大投入，完善設施，推動公路工程檔案提檔。加強檔案基礎設施建設。為確保公路工程檔案工作的規范化，指揮部投入資金，購置檔案柜、檔案盒、配置了防火、防盜等設施，使檔案工作做到了鐵柜裝具、檔案卷盒、整理方法、集中保管、規定制定五統一，實現了檔案安全保管、查閱簡潔方便。普及計算機應用設備。這是提高公路工程檔案工作效率、降低勞動強度和檔案管理成本，提升檔案工作檔次的“助推器”，也是用新技術的標準來規定工作任務，讓新技術普及每個工程項目的“催化劑”。因為利用現代化的計算機與網絡技術，能夠充分認識對各種檔案進行信息化管理的過程，能夠加快公路工程檔案管理的信息化進程。

（三）抓好培訓，提升素質，激發“第一資源”活力。學習提升素質激發第一資源。人是檔案事業發展的“第一資源”。公路工程檔案管理人員除強化檔案意識并積極學習和鉆研公路工程方面的專業技術外，還要不斷提高自己的業務和管理水平，在確保工作不出現任何錯誤的前提下，結合本單位的工作實際，就本單位的檔案管理工作提出適應時代要求的指導意見。指導本單位的文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案的整理歸檔工作。抓好人員培訓也是重要的一環節。老檔案人員積極參加史志檔案部門的各類繼續教育培訓，完成繼續教育規定的學時；新入檔案管理人員還要通過專業技術人員繼續教育網絡平臺，按規定完成專業技術人員繼續教育所需科目的培訓學習，經考試五門科目全部合格后上崗。隨著辦公自動化電子文檔的推廣應用，必須加強計算機管理檔案的培訓，熟練操作多媒體文件，掌握公路工程電子文件歸檔方法。

（四）探索創新，加強監管，確保管理升級成功“入軌”。

探索創新促進檔案提檔升級。創新是永恒的主題，也是創新是公路工程檔案管理工作的第一動力。隨著“互聯網+”、大數據等廣泛應用，作為歷史留存的記錄、質量查考的憑證、科學決策的依據，公路工程檔案管理工作的地位和作用更加突出。探索創新管理模式，是促進公路工程建設項目檔案管理更好地服務于交通建設的重要路徑。加強對檔案管理的監督。抓好公路工程質量監督，積極做好工程檔案管理的監督工作。提高監管質量，重點做好三方面的監督：資料收集工作監督，在進行任務安排時明確規定資料編輯范圍，以免多余的資料進入工程編輯中，導致工作量過大；做好工作交接監督，公路工程檔案編輯工作量大，在進行工作交接時一定要確保已經完成的工作；檔案整理工作的監督，在進行檔案整理時應將資料進行細分，方便以后查找，并且定期進行資料檢查，防止檔案丟失。