住房保障檔案管理的問題及對策分析

文/山西省孝義市住房保障管理中心 梁麗紅

國家圍繞住房保障資源管理工作出臺了很多法律法規，令檔案管理工作有了更多有價值的參考依據，還體現了住房保障檔案控制的關鍵性。但在檔案管理過程中，還存在很多尚待處理的問題。有的城市區域傳統的檔案管理模式已明顯無法滿足不斷增長的檔案管理工作要求。住房保障資源管理的觀念遠遠落后于住房保障發展的步伐。

一、住房保障資料管理的組成內容

住房保障檔案屬于住房保障管理單位在開展住房保障工作時，直接生成的具備儲存價值的各類文字、圖片、聲像等各種模式的信息記錄，包含紙質、電子等檔案。住房保障資料包含：1.以戶為組織的住房保障對象資料，當前又細分成廉租房、經濟房及限價房這幾種。這幾種住房的檔案通常由申請、核查、復核和實施保障等相關材料組成。2.以保障工作單位為主的管理業務檔案，是住房保障單位在實踐中產生的文字信息，包含了文書檔案、財務資料、基建信息以及聲像信息等種類。

二、住房保障資料管理中常見的問題

（一）對保障性住房信息管理不關注。保障性住房信息的使用率與信息化的效益投入比，和給社會帶來的經濟利益均沒有房地產權信息多，但保障性住房資料是中低收入家庭基本權益的關鍵依據，在建立和諧環境上及維護社會安定上起到了較大作用。保障性住房資料的分析與研究成果也是住房設計創建的關鍵性決策依據，而部分地區忽略了保障性住房信息的社會價值，對其管理沒有引起重視，保障性住房信息管理只是停留于以往的實物管理方面。

（二）保障性住房檔案資料采集不當。因為保障性住房安裝資料采集不當，當申請人條件出現變化時，檔案管理部門缺少嚴格監督。保障性住房申請對象條件出現改變包含：保障性住房申請者家庭人員的改變、保障性住房申請者家庭人員收入的改變及其他條件的改變等。而這些資料及時采集正確，就要求對該住房申請者的條件加以評估，對關鍵的信息加以維護。針對目前包含個人資料的檔案維護和使用，就是檔案資料采集的基本表現。

三、住房保障資源管理的有效策略

（一）高度關注檔案管理活動。因住房保障信息管理活動的關鍵性與特殊性，從領導層就應加強認識，從思想方面高度關注住房保障信息管理活動，從行動上做好該項工作。建立健全的組織管理系統，實施綜合領導、分級分類集中管理的模式，充分挖掘住房保障信息管理活動各個環節、所有參與者的自覺性與積極性，使所有人員參加住房保障資料管理工作，將住房保障應用主體的檔案及宏觀管理制度的檔案進行劃分，獨立管理。各項住房保障檔案的構建與歸檔任務一定要及時根據標準流程處理，確保檔案管理單位有立足當下、著眼未來的計劃，給檔案管理工作提供保障基礎，配置滿足設計要求的健全檔案室，配備相應的辦公設施、防護設備及數字化產品，保證檔案穩定。集中分配住房保障信息管理的費用，迎合住房保障資料管理的要求。

（二）注重檔案數字化建設。伴隨電子計算機網絡系統的日益進步，以往的住房保障檔案的管理方式已比較陳舊，數字化的檔案管理方法應用是時代發展的趨勢，要研究新的管理方式與管理系統。創建住房保障檔案信息庫，就是個有效的管理系統，通過數字化技術來提升住房保障資料管理效率。保障性住宅檔案數字化是指通過對信息的處理，將之轉變成計算機能判別與處理的資料。保障性住宅檔案的數字化根據處理方法能分成紙質檔案數字化與音頻視頻信息數字化。對一般的紙質信息，能通過中高速掃描儀來處理；對難以拆裝的紙質檔案能采用無邊距掃描儀來處理；對大面積的圖紙，能通過項目掃描儀來處理；對音頻視頻資料，能通過模數轉變軟件把連續的虛擬量轉變為離散的數字資料。將全部的住房保障庫藏資料進行電腦掃描，創建住房保障檔案信息庫，促進住房保障資源管理數字化，提升住房保障資源管理效果。

（三）成立專人專門部門負責住房保障信息管理。住房保障信息管理系統缺少完善的管理體制，關注程度不高，操作人員基本上是勞務派遣來的，極大地阻礙了檔案管理標準化建設，降低了住房保障管理質量的標準。應提升檔案管理質量：首先，需要各縣市有關部門圍繞“三定方案”，交接聘選主動權利，房產單位更應按照自身要求選聘專業性強、素養高的信息管理者，成立專業部門負責管理。其次，各省市住宅管理單位聯合檔案機構協同建立科學的住房保障機制，考評置于與保障房項目建設相同的地位進行監管。最后，建立培訓制度，采取崗前、崗中和崗后定期或不定期的教育，崗前培訓需要獲得省市資源管理資格證書，保證管理者具備合格的專業技能，中高層信息管理人員還要具有中級之上的專業認證技能就職資格證明，全面確保管理隊伍的高素養、高要求。