論公司文檔一體化管控體系建設

文/中國航發南方工業有限公司 韋俊

一、文檔一體化管控體系建設的必要性

信息化技術的迅猛發展給傳統的檔案工作理論、方法、技術帶來了嚴峻挑戰。而文檔一體化的新型管理模式，能有效地將OA系統的公文處理與蘭臺系統的檔案管理有機地結合起來，實現文書運轉的快捷、高效和檔案管理的便利、高質。因此，推行文檔一體化管控體系建設是全面提升公司檔案管理水平和服務效率的必然要求。

二、文檔一體化管控體系建設的意義

（一）實現OA與蘭臺的無縫對接，提高辦公效率。文檔一體化管控體系建設可以實現OA系統與蘭臺系統的無縫對接，對電子文檔進行全生命周期的管理。文件歸檔到蘭臺系統后，OA系統內可只保留最近2年的電子文檔，大大減輕OA系統的存儲負荷，使OA系統更專注于公文處理，保證了OA系統快速、高效地運轉，提高了辦公效率。

（二）實現檔案管理的前端控制，提高管理質量。文檔一體化管控體系建設可以實現單個公文的即時在線歸檔，使檔案管理的前端控制理念得以實施，可及時發現歸檔過程中存在的各種問題，并進行有效控制；及時掌握公司科研生產動態，對公司的重要事件和重大活動產生的文件進行超前控制，確保檔案收集的及時、完整、齊全，保證檔案管理的高質量。

（三）實現數據信息共享，提高工作效率。文檔一體化管控體系建設可以實現數據信息的一次輸入，多次輸出，避免重復勞動，提高工作效率。

（四）為蘭臺系統與其他信息系統的一體化管控奠定基礎。隨著公司ERP、PDM、合同管理等業務系統的相繼使用，文檔一體化管控體系建設可為蘭臺系統與其他業務系統的無縫對接及一體化管控的實施奠定基礎。

三、公司目前文檔一體化管控建設中存在的問題

（一）OA系統與蘭臺系統連而不控。由于前期檔案部門未能及時介入OA系統的建設，導致OA系統在最初的建設過程中沒有充分考慮系統內電子文件的歸檔要求，業務流程中沒有歸檔審核環節，文件在OA系統內辦理完成后未經檔案管理人員審核即自動歸入蘭臺系統，檔案管理人員只能在蘭臺系統進行歸檔文件審核，發現問題（如文件未蓋公章、文件形成時間錯誤等）時無法將問題文件退回至OA系統，無法保證歸檔文件信息的準確性。

（二）OA系統內歸檔文件信息不完整。OA系統中歸檔的電子公文的批閱箋和正文的名稱是以數字編碼的形式顯示，在查閱過程中不能令人一目了然，特別是下載利用時，下載文件名稱為數字編碼，給利用帶來不便。另外，歸檔內容中也沒有包含流程日志，而流程日志中包含了很多文件的背景信息，導致歸檔文件的信息不完整。

（三）OA系統內文件歸檔不及時。OA系統內文件需走完所有流程才能進行歸檔。但由于一些業務人員經常不及時處理系統內文件，導致OA系統賬戶中未處理的待辦事項不能及時歸檔，無法保證文件的歸檔齊全率。

（四）蘭臺系統內檔案信息利用未實現文檔一體化。如何使檔案信息更好地為公司科研生產服務是文檔一體化管控體系建設的最終目的。由于目前蘭臺系統只局限于檔案部門內部人員使用，公司其他業務部門人員查詢利用很不方便，未實現文檔信息利用的一體化。

四、文檔一體化管控體系建設措施

（一）積極參與OA系統電子公文歸檔方案設計。由于OA系統是一種以工作流為核心的業務管理系統，蘭臺系統是一種以數據庫為核心的業務管理系統，兩者在操作系統、管理機制、數據結構及運行環境等方面存在著本質的差異。如何將兩個相對獨立運行的管理系統有機地聯系在一起，是實現文檔一體化管控的關鍵。在建設過程中，檔案部門應積極與文書處理部門進行溝通、協商，主動參與OA系統電子公文歸檔方案設計，明確OA系統中電子公文的歸檔方式、歸檔流程、歸檔內容及要求等方面的歸檔細節，從文件生成的源頭上控制好歸檔文件的質量。

（二）將制度、規范納入電子文件生成和管理系統的整體設計中。要推行文檔一體化管控，必須強化文件管理的標準化、規范化，嚴格規范提示文件內部和外部特征信息的各項數據。OA系統中文件的著錄能否滿足蘭臺系統數據著錄要求將直接影響到檔案檢索體系效用的發揮。為此，檔案部門應組織制定各業務系統數據著錄規范，對電子文件著錄的原則、格式、級次、著錄項目及細則、數據表結構等作出明確規定，使OA系統內電子公文數據的著錄做到有據可依，規范著錄。

（三）創新管理方式，樹立前端控制思想。將歸檔審核流程前移至OA系統中，檔案人員可對審核有問題的文件進行退回處理，使檔案工作重心由“事后監督”前移到“事前控制”，確保歸檔文件信息準確、完整。

（四）優化文件歸檔模式，確保文件歸檔及時、齊全。對OA系統中歸檔模式進行優化，設置系統自動回收歸檔流程，對辦理時間超過兩個月的文件由系統自動收回歸檔，辦理意見統一為“閱辦超期，系統自動完成”，這樣既充分考慮了文件的閱辦周期又解決了文件歸檔不及時、不齊全的問題。

（五）完善蘭臺系統，實現檔案資源有效利用。檔案部門應對蘭臺系統進行升級改造，將蘭臺系統與門戶作集成，實現公司內部用戶的單點登錄，對用戶的保密資質進行關聯，對文件瀏覽權限進行劃分，使用戶可通過檔案系統進行在線檢索，自主獲取權限范圍內的所需信息，實現方便快捷利用檔案資源的目的。

五、結語

文檔一體化管控體系建設必須以管控為核心，檔案部門只有通過積極參與管控方案設計，將制度建設、管理創新等手段運用到體系建設中去，才能真正實現對文檔一體化的全方位管控，全面提升公司檔案管理水平。