QC小組活動在企業檔案管理中的運用與實踐

文/中海油能源發展股份有限公司上海工程技術分公司檔案信息中心 吳昊

一、開展檔案QC小組活動的步驟與方法

（一）確定選題。QC小組活動的選題應務實，有針對性的目標，以解決企業檔案管理中的實際問題為出發點，可以圍繞提升檔案管理效率，提高管理質量、用戶滿意度等方面開展選題工作。特別是在日常工作中容易“邊緣化”的檔案部門，合適的選題不僅能協助企業解決生產經營過程中的一些重點、難點問題，更能夠擴大檔案工作在企業中的影響，改善領導與員工對檔案工作的認識。以筆者為例：中心《提升工程檔案歸檔一次合格率》課題的提出與實行，強化了中心檔案業務的指導職能，有效改善了中心工程檔案管理的被動局面，幫助作業公司、項目組乃至承包商，共同提高文檔管理水平及治理體系，取得了不錯的反響。

（二）現狀調查與原因分析。選題確立后，應著手進行現狀調查及原因分析。在現狀調查時，根據選題主要調查能夠反映問題的真實情況，切不可流于形式，否則無法找出問題的癥結所在。在對調查結果進行整理分析時，注意一定要用數據說話，數據的收集、處理、分析也要做到科學、嚴謹、客觀，以防數據失真對調查結果產生誤導。在得出調查結果后，原因分析尤為重要。原因分析務必做到客觀、徹底、全面，在原因分析過程中也要運用科學的管理工具，如頭腦風暴法、因果圖、系統圖、魚刺圖等。在分析出原因后，將多種原因，根據關鍵、少數和次要多數的原理，進行排列，從中找出主要原因并進行逐條驗證。

（三）設定目標。目標的設定是QC小組活動的奮斗方向，目標值較低，會導致活動缺乏意義；目標值過高難以實現，又只會徒增活動的挫敗感與抵觸感。仍以中心《提升工程檔案歸檔一次合格率》課題為例，我們通過現狀調查時發現，中心2013—2016年工程檔案歸檔一次合格率雖逐年提高，但仍僅約60%，在分析原因時也涉及了不少歷史問題、管理問題及人員問題。活動伊始，曾提出了一次合格率95%的口號，這樣口號化的目標不僅不符合實際，也導致了小組成員甚至第三方的抵觸情緒，及對活動意義的質疑。因此，目標值的設定不能空洞，必須合理且可量化，是可以經過小組成員一同努力而實現的。

（四）制定對策與按對策實施。在QC小組分析出了問題的主要原因后，應根據每一要因制定相應對策，科學評估其可行性。對策的制定可借鑒對策表這一管理工具，滿足5W1H要素：對策（what）、目標（Why）、措施（How）、地點（Where）、時間（When）、負責人（Who）。制定對策后，須嚴格按對策貫徹落實。在執行過程中要有明確分工，留有記錄，關注進度，如若在對策的推進過程中發現新的問題或阻力，應及時進行評估與調整，以確保對策的順利實施。

（五）檢查效果與制定和鞏固措施。對策實施后，應檢查效果是否達到了預定的目標值。如果沒有達到預定目標，就應對對策的執行情況及其可行性進行分析，找出原因，加以改進，如若在幾次改進后仍未達到預定目標，就應重新審視目標值的設定是否合理。達到了預定的目標值，說明QC小組活動已經完成。同時，為了鞏固活動成果，小組應將活動中一些行之有效的對策與方法沉淀下來，使之規范化、標準化、制度化，并為其他的管理活動或QC活動提供參考與借鑒。中心《提升工程檔案歸檔一次合格率》QC小組活動完成后，進一步完善了《工程檔案歸檔要求》的相關內容，通過修訂《工程檔案作業指導書》來指導中心員工規范工程檔案的管理與檢查工作。制作《工程檔案移交檢查記錄表》，組織宣貫并發放給中心員工、作業公司、項目組及承包商學習，明確歸檔質量的檢查要點，以此加強工程檔案歸檔的前段控制，從而保證并不斷提高工程檔案歸檔質量。

二、開展檔案QC小組活動的問題與建議

（一）檔案QC小組活動的開展與實施。QC小組活動具有很強的自主性，是以員工自愿參加為基礎的一種管理活動。這種管理活動常見于企業的生產經營，對于有些企業的檔案管理部門來說仍比較“新鮮”。有的檔案管理人員對于這種管理活動的認識不夠深入，不理解開展這類活動的意義，覺得徒增工作量，從而導致活動的開展帶有半強制性，缺乏主動參與的熱情，也給QC小組活動進程的推進造成了一些困難。此外，由于上述的原因，一些需要小組成員集思廣益、頭腦風暴、分工實施的步驟和方法變成了由組長一人包辦的窘境，偏離了QC小組活動開展的初衷，消減了小組成員群策群力分析問題、解決問題的效果。因此，企業檔案管理部門若要開展QC小組活動，首先要做好宣傳工作，提高員工意識，使得員工能夠理解QC小組活動開展的意義，激發自主參與的熱情。其次QC小組活動的主管部門也要加強監督與指導，做好培訓工作，使小組成員都能掌握活動開展的程序和方法。再次，筆者認為，由于企業，特別是國有企業中檔案管理部門客觀存在的一些人事特點，須給予QC小組活動的組長一定的權利，從而引導和約束整個活動的開展。最后，檔案管理部門也可將QC小組活動與崗位績效、職稱晉升、創先評優等掛鉤，對確實卓有成效，提高企業檔案管理水平的課題給予物質或精神上的獎勵，使員工勞有所得。

（二）檔案QC小組活動的現狀調查。在QC小組活動的現狀調查步驟中，強調要用數據說話，這就要求企業檔案管理部門在日常工作中，要更加注意各類數據的整理、統計與分析，簡單的館藏、歸檔、借閱統計數據并不能滿足QC小組活動主要解決日常工作中某一特定問題的要求，宏觀的統計數據需要進一步提煉、加工和處理。因此，企業檔案管理部門應在日常工作中，應盡可能地豐富數據統計的類型，比如歸檔合格率能夠使檔案部門了解歸檔現狀、研究分析管理制度及前段控制等管理措施的不足之處；檔案重復利用率能夠使管理者挖掘檔案的潛在價值，促進檔案的利用與保護；客戶滿意度能夠指導檔案部門提高服務水平、服務態度及效率。此外，企業檔案管理部門應加強科學、現代化的信息數據收集與分析能力，積極探索互聯網、云計算、大數據等現代信息技術在檔案管理工作中的機遇，從而提高企業檔案管理的信息化、智慧化水平。

（三）檔案QC小組活動的原因分析。在QC小組活動的原因分析步驟中，唯有保證客觀、徹底、全面的分析，小組才能找出問題的癥結所在，制定合適的措施。但在實際操作過程中，原因分析似乎并不那么簡單。小組成員在原因分析時，很多原因不輕不癢且并非要因，影響對策的制定。而導致要因的，不少與人的因素有關，小組成員心知肚明，卻又礙于情面，避重就輕。把這種現象延伸至有些企業檔案管理部門日常工作中，平日里鮮有關于提高檔案管理方式方法的思想交流，存在一種得過且過，只要不出問題就好的工作狀態。因此，在開展QC小組活動的原因分析時，須盡量做到客觀，“紅紅臉、出出汗”式的原因分析能夠有效幫助小組成員找到要因。同時，企業的管理者、決策者以及人力部門，也該認識到企業檔案管理工作是支持企業發展壯大的一項“功在當代，利在千秋”的基礎工作、重要工作，而非企業的“不良資產”，更不是處理企業人事問題的“幼兒園、敬老院”。想要提高企業檔案管理水平，發揮檔案信息資源價值，服務企業生產經營，一方面需要整肅檔案管理部門中存在的不良工作風氣、提高專業水平及質量效率，另一方面也要培養或引進懷有理想抱負、愛崗敬業、高效專業的檔案人才，把握人才是第一資源的要義，提升檔案業務骨干人員的勞動待遇及工作獲得感，為檔案管理人員構建發揮才能的舞臺。

三、開展檔案QC小組活動的效果與意義

在評估檔案QC小組活動效果時，小組可以制作一張雷達圖，從質量意識、解決問題的能力、團隊意識、改進意識等幾個維度總結活動經驗并進行打分，通過活動開展前后的分數對比，找出進一步提高的方向。

檔案QC小組活動，對于檔案管理人員來說，是一項引導檔案管理人員通過運用科學管理工具，激發思維能力、促進自主學習，提高服務意識，分析解決檔案管理中的問題，提升檔案管理水平的管理活動。對檔案管理部門來說，一次成功的QC小組活動，能夠幫助企業提升文檔管理工作的治理水平，加強檔案管理部門與企業之間的聯系，為企業帶來直接或間接的經濟效益和社會效益。