基于新醫(yī)改背景下衡水醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化的研究

文/河北省衡水市哈勵(lì)遜國際和平醫(yī)院 陳潔 禹夏 宿娜

隨著衡水市各個(gè)醫(yī)院改革程度的不斷加深，對(duì)于醫(yī)院檔案的分類也變得多種多樣。通過檔案來源進(jìn)行劃分，能夠?qū)⑨t(yī)院檔案細(xì)化為行政管理檔案、科研檔案以及病案檔案等。對(duì)于檔案管理工作的開展，因?yàn)榉浅?fù)雜，資料繁瑣，并且工作重復(fù)性高，所以檔案管理工作規(guī)范化水平一直較低。尤其是針對(duì)級(jí)別較低的醫(yī)院來說，檔案管理依然有很多方面的進(jìn)步空間。針對(duì)衡水市大部分地區(qū)的醫(yī)院檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，最主要的原因有幾個(gè)方面：首先就是檔案存放缺乏固定的、安全的檔案室，同時(shí)對(duì)于檔案室的維護(hù)缺乏專人負(fù)責(zé)，這樣的情況很容易造成檔案管理制度和審核存在不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}。其次由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，檔案管理的投入相對(duì)缺乏，所以造成檔案管理室的設(shè)施比較陳舊，無法適應(yīng)新醫(yī)改背景下檔案管理規(guī)范化的操作要求。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作常見的問題

（一）醫(yī)院檔案管理體系規(guī)范性較低。由于衡水市醫(yī)院均建立了分級(jí)檔案管理體系，但是在實(shí)際運(yùn)行的過程中缺少規(guī)范性的操作，同時(shí)許多檔案管理人員由于自身水平不足，缺乏規(guī)范性的管理工作意識(shí)，造成衡水醫(yī)院檔案管理體系的發(fā)展不完善。還有一些工作人員為了自己減輕工作量，對(duì)于檔案材料的管理與歸類都比較隨意，或者私自帶回家中歸自己所有。這樣的行為很容易造成檔案材料丟失，破壞病例的完整性。在針對(duì)衡水市的醫(yī)院檔案管理工作過程中，由于缺少專業(yè)性的培訓(xùn)，造成醫(yī)務(wù)人員對(duì)于檔案管理規(guī)范化的要求認(rèn)識(shí)不足，加上宣傳力度不夠，所以人們很難認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的重要性。同時(shí)相關(guān)人員乃至全體醫(yī)務(wù)人員都無法明確醫(yī)院檔案的重要性。醫(yī)院檔案作為不可再生的資源，具有極其重要的參考價(jià)值，同時(shí)也是促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展的助推器。如果對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作缺乏規(guī)范性，那么長此以往，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展也會(huì)起到負(fù)面作用。

（二）醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)和能力無法適應(yīng)規(guī)范性操作的要求。由于衡水市的醫(yī)院檔案管理工作未得到足夠的重視，所以一直以來對(duì)于檔案管理人員的要求比較低，人員的個(gè)人業(yè)務(wù)能力參差不齊，無法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。隨著現(xiàn)代化電子檔案管理的推行，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式造成一定的沖擊，檔案管理人員自身缺乏與時(shí)俱進(jìn)的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，對(duì)于電子檔案的操作無法全面適應(yīng)，所以也無法達(dá)到檔案管理工作的規(guī)范性要求。隨著各種現(xiàn)代化技術(shù)的不斷出現(xiàn)，電子檔案管理的方法也在不斷變化，對(duì)于檔案管理人員的知識(shí)水平與專業(yè)水平的要求也在不斷提升，但是目前衡水市的醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)和能力未與規(guī)范化操作程序達(dá)到良好的匹配。

（三）醫(yī)院檔案管理制度不夠完善。長期以來，衡水市醫(yī)院檔案管理制度略顯無序，缺乏專人對(duì)于檔案進(jìn)行制度化的管理與操作，所以造成了檔案材料分類處理內(nèi)容無法有效界定，檢查督促制度落實(shí)不到位。檔案管理資料的收集也不夠完善。盡管在醫(yī)院檔案管理的過程中，大部分都能夠按照衛(wèi)生行政部門的要求來選擇各級(jí)人員負(fù)責(zé)具體的工作職責(zé)，但是制度的制定和職責(zé)明確化卻依然不足，這樣在很大程度上導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理缺乏有效依據(jù)和準(zhǔn)則，同時(shí)對(duì)于檔案管理的考核制度也不夠完善，缺乏嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)衡水地區(qū)的醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行檢查與管理。這樣就會(huì)造成許多管理檔案資料的缺失卻無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)，亦很容易給患者的病例造成干擾，影響治療的效果。

二、新醫(yī)改背景下提高檔案管理規(guī)范化的要求

（一）加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的重視程度。對(duì)于醫(yī)院管理者來說，應(yīng)該以發(fā)展的眼光看到檔案管理規(guī)范化能夠?yàn)獒t(yī)院整體醫(yī)療水平帶來的巨大收益。從目前來看，針對(duì)衡水市的醫(yī)院檔案管理工作提高重視程度，保證醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，并且從思想方面加強(qiáng)重視，這樣才可以提高全員上下對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的支持，更加積極、主動(dòng)地提高醫(yī)院檔案管理的水平。通過加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視程度，并且將檔案管理工作作為一種自覺的行為，可以有效地強(qiáng)化現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的主動(dòng)意識(shí)。提高對(duì)于檔案管理重視程度方面，可以采取很多種方法和措施，例如，通過定期開展培訓(xùn)、講座、考核等活動(dòng)在全院范圍內(nèi)明確檔案管理的重要性，積極宣傳醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化。并且組建由院領(lǐng)導(dǎo)、中層管理人員、基層醫(yī)護(hù)人員共同參與的醫(yī)院檔案管理規(guī)范制度，保證自上而下對(duì)于檔案管理的縱向延伸與橫向覆蓋，在全院上下形成全面的檔案管理規(guī)范化網(wǎng)絡(luò)體系，保證對(duì)于檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都有專門的負(fù)責(zé)人，通過這樣的舉措，可以保證從檔案形成的源頭開始保持規(guī)范化的管理。

（二）在全院醫(yī)務(wù)人員中樹立檔案規(guī)范化管理的意識(shí)。通過提高對(duì)衡水醫(yī)院檔案重視程度的宣傳，全體醫(yī)護(hù)人員對(duì)于各自崗位的檔案管理工作有了非常清楚的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也保證了整個(gè)醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效化、規(guī)范化的基礎(chǔ)性操作。正是因?yàn)檫@樣的措施，在各級(jí)醫(yī)院上下形成了良好的檔案管理的氛圍，并且進(jìn)一步將檔案管理體系融入醫(yī)院文化建設(shè)之中，從而保證人人自覺遵守檔案管理規(guī)范化的要求。在這樣的管理意識(shí)下，各個(gè)醫(yī)務(wù)人員在針對(duì)患者的個(gè)人資料進(jìn)行記錄時(shí)更加的詳細(xì)準(zhǔn)確，包括姓名、住址、性別等資料也進(jìn)行了認(rèn)真細(xì)致的記錄，同時(shí)記錄了患者的傳染病史、遺傳病史以及影響、圖片資料等。通過這樣規(guī)范化的操作，可以讓患者的病例更加完整，并且在回訪的過程中也可以有一定的參考資料，從而促進(jìn)患者及時(shí)康復(fù)。通過這樣細(xì)致全面的檔案規(guī)范化管理，能夠提高病例的完整程度，避免出現(xiàn)不必要的醫(yī)患糾紛，為衡水市醫(yī)院的工作順利開展提供重要的原始資料，也能夠?yàn)榧m紛的解決提供重要的參考。正是因?yàn)闄n案管理工作的規(guī)范化開展，才能夠保證醫(yī)生在開具病例時(shí)認(rèn)真負(fù)責(zé)，并且將完整的病例移交給病例資料檔案室，保證檔案管理工作流程的規(guī)范性。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。為了保證檔案管理工作規(guī)范化開展，必須提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠適應(yīng)新醫(yī)改的要求。首先，由于衡水醫(yī)院檔案管理工作非常復(fù)雜，而且工作量非常繁重，所以只有專業(yè)的檔案管理人員才可以充分運(yùn)用理論知識(shí)來提高醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化。只有通過專業(yè)人員的規(guī)范化管理，才可以保證醫(yī)院檔案工作有條不紊地開展，同時(shí)促進(jìn)各個(gè)科室、各個(gè)流程實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與規(guī)范化。在這樣的要求之下，通過提高衡水市的醫(yī)院檔案管理規(guī)范化，能夠提高醫(yī)院各項(xiàng)工作的合理開展，促進(jìn)工作效率的提升。首先要加強(qiáng)醫(yī)院和高校之間的合作，進(jìn)一步培養(yǎng)出專業(yè)性人才，為醫(yī)院檔案管理工作儲(chǔ)備人才。其次一定要強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任心，保證檔案管理人員在整理檔案的過程中更加的認(rèn)真負(fù)責(zé)。還應(yīng)該建立嚴(yán)格有效的醫(yī)院檔案管理體系，進(jìn)一步選擇專業(yè)素質(zhì)較高和操作水平扎實(shí)的人才。在對(duì)于醫(yī)院檔案管理人員選擇和任用方面，要杜絕兼職、輪值情況的出現(xiàn)，積極建設(shè)專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，并且要與各個(gè)科室之間進(jìn)行緊密的聯(lián)系，從而針對(duì)不同科室的實(shí)際情況建立檔案。滿足管理現(xiàn)代化的需求，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)工作，盡可能地提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

（四）積極構(gòu)建檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備體系。只有將信息化適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用到檔案管理體系中，才能夠更好地激發(fā)醫(yī)院檔案發(fā)揮出巨大的作用。這樣就能夠使得辦公文件和檔案管理產(chǎn)生聯(lián)動(dòng)，醫(yī)生在診斷過程中生成的患者信息和檔案直接輸送給檔案管理體系，從而保證檔案的完整，還能夠提升檔案歸類整理的效率，進(jìn)一步將檔案資源進(jìn)行實(shí)時(shí)共享，加強(qiáng)了對(duì)于患者病例的全方位研究。所以衡水醫(yī)院在構(gòu)建檔案管理現(xiàn)代化體系的過程中，必須加強(qiáng)對(duì)于信息化設(shè)備的更新與維護(hù)，加大資金和技術(shù)的支持。如果醫(yī)院檔案資料保存完整，則很有可能為我國醫(yī)療事業(yè)和科研成果提供必要的素材資料，從而對(duì)我國醫(yī)療水平的發(fā)展作出巨大的貢獻(xiàn)。同時(shí)引入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠大幅度提高檔案管理的效率。一方面，由于計(jì)算機(jī)的普及與廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)能夠針對(duì)檔案信息進(jìn)行專業(yè)的收集傳遞、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、管理等操作，這樣可以降低人工檔案管理的工作量，更好地節(jié)約時(shí)間，減少人力成本。還可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用來提高規(guī)范化的程度，促進(jìn)醫(yī)院的行政管理、科研教學(xué)以及病例管理提供高質(zhì)量的服務(wù)理念。

（五）擴(kuò)展醫(yī)院檔案的服務(wù)方式。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)于醫(yī)院檔案的利用來說，范圍也會(huì)更廣泛，而且也更應(yīng)該實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，這樣才能夠有效地保證在衡水醫(yī)院管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，檔案管理符合現(xiàn)代化的發(fā)展方式。在這樣的要求下，必須要充分發(fā)揮衡水醫(yī)院檔案資源的重要作用，通過有效拓展檔案管理與服務(wù)工作的范圍，廣泛地運(yùn)用現(xiàn)代管理手段，建立現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，這樣才能夠滿足衡水醫(yī)院現(xiàn)代化管理，符合社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)、新局面。通過充分提升醫(yī)院資源的利用效率，不斷適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，有助于醫(yī)患關(guān)系的進(jìn)一步改善，幫助患者能夠更加了解自身的病情，從而做到“以人為本”“以患者為中心”。同時(shí)，在醫(yī)院檔案服務(wù)方式擴(kuò)展的過程中，必須要積極地根據(jù)不同科室的不同特點(diǎn)來進(jìn)行改變，從而做到創(chuàng)新與實(shí)際相結(jié)合。比如有的部門適合上門服務(wù)，有的部門適宜臨床服務(wù)，所以對(duì)于衡水醫(yī)院檔案管理必須要有針對(duì)性。通過創(chuàng)新檔案服務(wù)于管理的方式，能夠積極地促進(jìn)醫(yī)院管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，進(jìn)一步增加醫(yī)院檔案的附加值，并且結(jié)合社會(huì)發(fā)展來進(jìn)行改革，也能夠更加有效地提升醫(yī)院檔案管理的效率。只有這樣，才能夠保證醫(yī)院檔案滿足各個(gè)部門的使用需求，并且主動(dòng)地為各個(gè)部門提供有價(jià)值的參考信息。通過全方位掌握檔案資源與管理，能夠更加充分地開展各項(xiàng)臨床試驗(yàn)和服務(wù)，提高衡水醫(yī)院的檔案管理規(guī)范化工作。

三、結(jié)論

新的醫(yī)療改革要求衡水醫(yī)院的發(fā)展必須堅(jiān)持現(xiàn)代化、規(guī)范化，這樣才能夠促進(jìn)醫(yī)院管理水平的進(jìn)一步提高。從目前來看，對(duì)于衡水市的醫(yī)院檔案管理工作的研究與開展，能夠極大地促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)技術(shù)的精進(jìn)，提升服務(wù)患者的質(zhì)量，因?yàn)闄n案管理工作是衡水醫(yī)院發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是開展各項(xiàng)工作的重要參考。衡水醫(yī)院積極響應(yīng)新醫(yī)改的要求，明確扎實(shí)、認(rèn)真、細(xì)致的工作作風(fēng)，通過規(guī)范化管理醫(yī)院檔案管理水平，扎實(shí)地提高業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)能力，積極促進(jìn)醫(yī)院工作的順利開展。衡水醫(yī)院在開展檔案管理工作規(guī)范化的過程中，針對(duì)各級(jí)醫(yī)院檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并且從五個(gè)方面予以針對(duì)性的解決，更好地推動(dòng)并促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化。