淺析新時期醫院檔案管理工作的新思路

文/聊城市第二人民醫院 崔剛

現如今國內的醫改政策正在不斷地改善，醫療衛生事業的改革已經成為目前國內各醫院的重點任務，在新時期背景下進行醫療衛生事業的改革創新對于醫院的管理工作來說是個極大的挑戰。醫院的檔案管理工作是醫院醫療信息資源管理的重要組成部分，其在醫院的運作過程中發揮著重要的憑證功能、醫療信息管理功能、醫療信息利用功能和醫療信息儲存功能，是醫院獲取醫療信息的主要方法，對于醫院的發展來說極為重要。要想有效提升醫院檔案管理工作的實際作用就必須要對檔案管理工作進行深入的改革創新，讓醫院的檔案管理工作能夠符合新時期背景下醫療衛生事業改革的發展需求。在傳統的醫院檔案管理模式當中有著許多的現存問題，使得醫院檔案管理系統缺乏完整性，而隨著醫療衛生事業改革的持續深入，醫院檔案管理工作必然也要針對現存問題進行改革創新。

一、改革創新醫院檔案管理工作的重要性

（一）實現醫院檔案信息資源的共享。在大數據時代背景下，信息技術發展迅速，各行各業都在不斷通過信息化技術來強化自身的信息管理能力、信息獲取能力和信息共享能力。國內許多三級甲等醫院在建設大數據信息資源共享平臺，通過信息資源共享平臺來打造現代化的信息資源管理模式。建設大數據信息資源共享平臺所使用到的計算機技術、網絡技術、通信技術以及信息模擬技術都被廣泛地應用在醫院內部的各項管理工作當中，其中最為重要的便是醫院的檔案管理工作。在建設起大數據信息資源共享平臺之后，醫院的相關部門如果想要獲取醫務人員的專業資料、技術職稱情況、技術培訓情況以及個人學歷資料情況，都可以利用信息資源共享平臺來獲取到想要的信息，還可以通過信息資源共享平臺來獲取關于醫院的醫院資源情況、固定資產情況、醫院人員結構以及藥品購入信息情況等多種多樣的數據信息。通過建設大數據信息資源共享平臺來實現醫院檔案信息資源的共享，讓醫院各個部門能夠第一時間獲取資源，使得各部門之間的協作更為便捷，進而提升醫院工作的效率。

（二）給醫院管理者在決策時提供信息。醫院內部的許多檔案資料能夠直接反映出醫院自建院以來所有的經營資料和管理工作的內容，而檔案管理工作便是通過妥善的儲存管理方法來保管全院各類員工的檔案資料和各種重要的文件資料，檔案管理工作在醫院的管理工作當中是信息記錄保存最具完整性的工作。通過對醫院檔案管理工作的改革創新實現檔案管理工作的制度化、標準化、信息化和規范化，進而提高檔案管理工作的管理水平以及檔案資料的作用，在醫院內部的一些科室和部門在進行決策的時候能夠直接通過檔案資料來幫助判斷，推動醫院的可持續發展。

二、目前國內醫院檔案管理工作的現存問題

（一）電子檔案的儲存和使用存在問題。在大數據時代背景下，電子形式的文件信息和資料有著更快的傳遞速度，而且調取十分便利，能夠直接通過網絡傳輸或共享平臺實現信息共享，在國內大多數行業領域當中得到了廣泛應用。但是目前的電子檔案缺乏統一的歸檔規范，有許多音頻、視頻以及文字形式的電子文件檔案的格式和標題都沒有滿足要求。除此之外，電子文件的檔案沒有認證標志，以至于電子文件的檔案能夠在辦公自動化系統上隨意進行修改，在審批表中的領導簽名套印可能會存在隨意性，使得醫院檔案管理工作的真實性和準確性大打折扣。而且電子的檔案有著不同種類的載體，這便導致有些檔案資料對于保存環境有著一定的要求，例如較為傳統的錄像帶和光盤等，很容易會出現文件損壞的情況。

（二）醫院缺乏健全的檔案管理工作制度。在實際的檔案管理工作當中，國內有許多基層醫院沒有建立起健全的檔案管理制度，還有部分醫院雖然已經制定并執行了檔案管理制度，但是卻沒有配套的檔案管理標準和實際的檔案管理模式，這便使得檔案資料在歸檔立卷的過程中沒有一個統一的標準，以至于這些醫院的檔案管理工作具有隨意性。除此之外，國內有許多醫院沒有設立專門的檔案管理部門，以至于不同的科室在檔案管理工作中存在著十分模糊的職責范圍，使得醫院不同科室的檔案管理工作十分繁雜，并且還有一部分醫院沒有在科室檔案管理工作中建立起有效的目標考核機制，這便導致許多檔案管理人員在檔案管理工作中缺乏對檔案管理工作重要性的清楚認知，做事缺少章法，最終導致醫院的檔案管理工作效率無法提高。

（三）醫院缺乏完善的檔案工作人員的培訓機制。國內有部分醫院由于醫院的管理者或是醫院的高層對與檔案管理工作的重視程度不高，沒有將檔案管理工作視為醫院管理工作中的重點，以至于在醫院的人力資源管理工作當中，沒有對檔案管理工作人員進行大力培訓，缺乏人員培訓資金的投入，導致檔案管理工作人員的管理理念和綜合水平不高。在醫院培訓檔案管理工作人員的過程當中，若醫院的管理者或是醫院的高層沒有對檔案管理工作引起重視，那么對于新入職的檔案管理工作人員的培訓也不可能重視完善，再加上較為年輕的檔案管理工作人員在接受力度并不強的培訓之后很容易對檔案管理工作的重要性產生錯誤的認知，以至于在實際的檔案管理工作中工作態度不夠積極，那么培訓便毫無實際效果，只是在無端地浪費資金和人力資源的投入。只有醫院的高層和醫院的管理者都對檔案管理工作引起重視，對新入職的檔案管理工作人員進行大力培訓，讓檔案管理工作人員清楚地認識到檔案管理工作的重要性，在進入崗位之后對待檔案管理工作有著積極的工作態度，對自己在工作中的表現進行客觀的評價，總結自身所需要改進和提升自身能力的地方，這樣才能夠真正提升人員培訓所帶來的價值。

三、改革創新醫院檔案管理工作的思路

（一）優化醫院檔案管理工作的相關機制。創新醫院檔案管理工作的內容，完善醫院檔案管理機制，是新時代背景下深化醫療衛生事業改革的重點。傳統的醫院檔案管理工作的重點主要集中在文件檔案的儲存和管理方面，通常情況下要使用檔案文件都需要按照制度流程來使用，效率低下。而現代化的檔案管理工作的理念和相關制度則有效提升了檔案管理工作的效率，對檔案管理工作人員的業務能力和綜合素養提出了更高的要求，使得檔案管理工作能夠給醫院內部的其他部門和科室在工作過程中提供可靠的信息資料，確保醫院各項工作的順利開展，提高了檔案資料的作用，為醫院帶來了更大的利用價值。國內有部分醫院在招聘檔案管理工作人員方面有著十分健全且科學的人才引進機制，但是卻缺乏對檔案管理工作人員職業生涯規劃的激勵機制，這便導致在招聘的時候能夠招到大量的人才但是卻又會在短時間內出現優秀人才大量流失的情況，所以必須要盡快建立起針對檔案管理工作人員的激勵機制，實現醫院人力資源的建設進程的深化。

（二）創新醫院檔案人力管理模式，強化檔案管理隊伍的整體水平。創新醫院檔案人力資源管理模式是落實醫院檔案管理戰略的重點，同時也是醫院人力資源管理研究當中的重點。戰略性的人力資源管理有別于傳統的醫院檔案人力資源管理，新的人力資源管理模式一方面保留了傳統的醫院檔案人力資源管理模式的優點，一方面又結合了新時代的發展特點，整體提升了醫院的檔案人力資源管理水平。新的檔案人力資源管理模式主要包括了針對醫院檔案管理工作人員的強力培訓機制、符合新時期社會發展價值觀的人才引進機制以及檔案管理工作人員的職位晉升考核機制等多個方面的內容。通過新的檔案人力資源管理模式的應用能夠有效強化醫院檔案管理工作人員的專業能力水平和綜合素養水平，提升檔案管理工作人員的工作態度。

四、結語

綜上所述，深入進行我國醫療衛生事業的全面改革，對國內醫院現有的檔案管理模式進行創新和優化，整體提升醫院的檔案管理效率和管理水平，建立起醫院現代化的管理模式是保障我國醫療衛生事業發展和進步的基礎。在如今這個大數據時代，醫院作為直接關系到社會民生的重要行業領域，必須要盡快強化檔案管理工作的建設，實現醫院檔案管理工作的規范化、信息化和制度化目標，只有提高了醫院檔案管理工作的效率和水平才能夠有效保障醫院中各項工作的順利進行，全面提升我國醫院的綜合實力水平、信息化技術水平和服務能力水平，促進我國醫院檔案管理的進一步發展。