新建本科院校人事檔案管理實踐研究

文/三明學院人事處人事檔案室 黃宇宏

隨著高等教育的發展，許多地方院校發展為新建本科院校。新建本科院校多由多所學校重組合并而來，原先各學校管理體制、管理水平不一，合并之后檔案工作存在多方面的問題。如筆者所在的新建本科院校由四所學校合并而來，原先各學校根據干部管理權限分別將教職工人事檔案存放于不同的上級單位。由于歷史原因，合并之后也未及時進行統一管理，檔案管理權限在很長一段時間內未理順，造成檔案多頭管理，給材料的收集、整理、歸檔、利用帶來了不便。因此，根據干部管理權限統一歸口管理，規范新建本科院校教職工人事檔案管理工作成為亟待解決的問題。這其中首要的任務是進行人事檔案管理專門機構及制度的建設。

一、高校人事檔案室建設實踐

新建本科院校合并建校之后，隨著辦學規模的不斷擴大，學校管檔數量激增，原來小規模的人事檔案管理模式已不能適應新的發展形勢，亟須成立人事檔案室。《干部檔案工作條例》《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》中對人事檔案管理軟、硬件作出了相關規定：軟件方面，明確每管理1000的檔案需配備1名專職干部。硬件方面，要求設置專用檔案庫房、專門的閱檔室和管理人員辦公室且三室分開，其中庫房需20至25平方米/每千卷，配置鐵質檔案柜并設置空調、去濕、滅火等設備，根據“六防”措施要求配備防盜門窗、滅火器、溫濕度表、電風扇或排氣扇、防腐防蟲物品；管理人員辦公室配置切紙打孔機、復印機以及滅菌殺蟲等設備。

在工作中，高校可成立人事檔案室，配備專（兼）職檔案管理員，接受組織人事部門的領導，負責檔案室的維護和檔案管理工作。高校人事檔案室用房多由辦公用房改造而來，在改造過程中，須注意如下事項：

（一）檔案室的選址。為防水淹、隔熱，檔案室應避免設于底樓及頂樓，且遠離水源；本著便于利用的原則，人事檔案室應靠近組織、人事部門。

（二）檔案庫房的改建。檔案庫房除根據要求進行設備配置外，還須對建筑本身進行一定改動。出于防火考慮，須將辦公用電改為暗線；出于防光照考慮，須將辦公照明改為白熾燈光源；出于防高溫考慮，須將窗簾改為雙層防火遮光窗簾。

（三）辦公室、閱檔室的完善。辦公室除配備規定設備外，還須按照檔案信息化要求配備電腦，閱檔室還須安裝監控設備以保證被查閱檔案的安全。

二、高校人事檔案管理制度建設實踐

人事檔案管理需要建章立制。這里的“章”和“制”指的是在國家、省、市人事檔案工作相關規定的基礎上，結合本校實際制定的人事檔案管理辦法。在檔案室的醒目位置，應該將一些重要規定“制度上墻”，以供檔案管理人員和經辦人員照章執行。此外，還應設計一系列表格，供檔案管理各環節使用。

（一）常規管理使用的表格。此類表格是在人事檔案的接收、保管、提供利用、轉遞等各環節中涉及使用的表格。1.檔案接收應填寫《接收人事檔案登記表》，注明接收時間、檔案姓名、材料名稱、經辦人員等。2.檔案保管應有《人事檔案花名冊》，記載所管檔案的姓名、編號、存放位置等，并根據變動及時調整。3.檔案提供利用應填寫《人事檔案查、借閱審批表》和《人事檔案查、借閱登記表》，前者記載檔案查借閱人員及被查借閱人員、查借閱的事由和主要問題、各級領導審批意見，供經辦人員根據程序申請審批之用，后者簡要記載上述信息，供管理人員登記備案之用。4.檔案轉遞除了使用規定格式的《干部人事檔案材料轉遞單》，還須填寫《人事檔案轉遞審批表》和《人事檔案轉遞登記表》，前者記載轉遞檔案對象、轉遞人員的基本情況（姓名、單位、職務、政治面貌等）、轉遞原因、經辦科室意見、各級領導審批意見，供經辦人員根據程序申請審批之用，后者簡要記載上述信息，供檔案管理人員登記備案之用。

（二）檔案審核使用的表格。按照“逢提必審”“逢進必審”的要求，人事檔案審核日趨常態化。“逢提必審”是指干部任前審核，可借用干部人事檔案“三齡兩歷”專項審核用《干部任免審批表》格式，對照其中的項目逐項審核。“逢進必審”是指在人員錄用、調入之前進行的人事檔案審核，可設計相應表格作為新進人員檔案審核的記錄材料。《新進人員檔案審核表》和《新進人員檔案審核記錄單》可設置在一張紙的正、反面，便于查看。1.《新進人員檔案審核表》主要用來記錄檔案中的材料種類、名稱，表格可設置類別、審核項目和結果欄，即在表格中列出人事檔案十個大類及每個大類下的審核項目，在結果欄中填寫審核結果，如材料名稱、份數等。表格底部列出審核意見欄，由審核人員填寫最終審核意見。2.《新進人員檔案審核記錄單》主要用來記錄經審查缺少的材料及其他需要說明的事項。缺少材料時須記錄缺少的材料名稱、是否補齊、補齊時間、驗收人等。3.《檔案審核通知單》由通知單及存根兩聯組成，用來通知新進人員其檔案審核的結果，如需要補充的材料、檔案中需要作出說明的問題等，并要求其根據通知盡快補齊。