電子文檔的5S管理

文/江蘇省特種設備安全監督檢驗研究院常熟分院 孟大潤

一、引言

近年來，5S管理理念在我國方興未艾，不少企業將其稱為品質活動中最基礎的管理項目，認為如果將5S的精髓和做法付諸行動，并強化于員工的品質意識中，從而使企業徹底消除臟亂，員工養成認真、規范的好習慣，就可以使企業打下堅實的管理基礎，提升競爭實力。5S最初主要應用于制造業的現場管理，即通過對現場的物品整理、歸位、標識等，便于取用，提高工作效率，同時提升員工整體素質和修養。5S發展到現在，怎樣充分發揮其作用，進一步將其理念在更廣闊領域推廣應用已成為新的課題。其實5S不僅僅適用于企業現場管理，其理念同樣可以應用在管理活動的其他諸多方面，比如說我們最為常用的辦公電腦文檔管理。本文主要探討如何將5S管理的理念，具體應用到辦公領域，應用于電子文檔的管理和維護環節。

二、5S簡介

提及5S，可能不少人第一反應認為這是英文字母“S”打頭的幾個單詞縮寫。其實，這并不準確。5S稱謂源自日文，就是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）和素養（SHITSUKE）五個環節，因其日文發音用古羅馬注音均以“S”打頭，簡稱5S。目前國內對于5S具體定義有多種版本，這里不一一列舉。簡單概括，可以理解為：整理——要與不要，一留一棄；整頓——科學布局，取用快捷；清掃——清除垃圾，優化環境；清潔——建立標準，貫徹執行；素養——形成制度，養成習慣。

三、電子文檔管理的5S原則

辦公電腦在我們的日常工作中不可或缺，如果系統中毒、崩潰，可能幾天、幾個月，甚至于幾年的工作成果、記錄都會化為烏有，所有努力付諸東流。所以我們都很重視防止病毒攻擊，會裝防火墻，下載殺毒軟件，會經常做好文件資料備份等。但是卻很少有人意識到另一方面，由于不注意電腦里的電子文檔整理維護，日積月累，各種文檔、照片、程序文件散布堆積，雜亂無章，用時找不到，不用時卻冒出來了。這樣的情況顯然會打亂我們的工作節奏，降低工作效率，嚴重時還會導致重要數據信息丟失，造成重大損失。這時，做好電子文檔的5S管理就非常有必要。下面，我們就結合5S的理念，來探討一下電子文檔的管理原則。

（一）整理。電子文檔整理的原則就是要把文檔區分為有用與無用兩種類型，然后保留有用的、必要的文件，把不必要的刪除。根據原系統內文件名稱初步識別有價值的文件，包括制作、下載的文案、圖片、視頻以及安裝程序等，放置在保留區，待整理后歸位。對于識別出來無用的文件，例如重復的文件、打不開的文件、殘留的文案草稿，或從手機中導入的模糊不清的照片等，可以直接刪除。至于不太好區分的文件，如不明確用途的文件，或長期未使用的過期文件、已經完成安裝的安裝程序等，也應該果斷刪除。因為5S管理一個重要原則就是沒有標識、不明用途的物品就是不合格產品，應當作為垃圾扔掉。無用文檔的刪除就相當于5S活動中給不必要的物品貼上“紅色”標簽，并直接處理。

（二）整頓。辦公電腦的整頓應該遵循從大到小的原則，科學布局，全面規劃。1.合理分區。首先電腦應合理分區，一般至少設置C、D、E三個盤（具體分區及命名也可根據實際需要及個人喜好，每臺電腦可能不盡相同），整臺電腦全盤規劃，各個分區的用途應當明確。一般說來，C盤默認設置為系統盤，用于安裝系統文件。另外有一些最基本的應用程序也會默認安裝在C盤，無法修改路徑。D盤通常設置為應用程序盤，用于大多數非系統文件的安裝，包括工作中使用的OA辦公系統、文檔處理軟件（如AutoCAD、Photoshop以及一些翻譯軟件、輸入法等）、播放軟件等等。這些程序可以根據需要修改安裝路徑，或在不需要時刪除。E盤一般可以設置為資料存放盤，日常工作資料均可以保存在這里。如果條件允許，還可以設置更多的分區，用于存放個人生活資料、娛樂、游戲等類文件。這樣，我們可以明確和工作相關的文檔資料，應僅存放于E盤，避免盲目查找，浪費時間。2.細分文件夾。在每個盤下面，一般會建立不少文件夾來存放文件、資料。為便于檢索和管理文檔，可以根據需要建立多級文件夾。在最根本的第一級，可以建立“工作”“培訓”“資料”等大類文件夾。在一級文件夾（如“工作”）內，可以按照具體工作內容再建立“業務管理”“特種設備檢驗”或“統計考核”等二級文件夾。在同一項工作內容中，可以按照不同年度或不同部門、地區再建立專門文件夾，存放專屬文件。如果需要，還可以建立四級、五級等更加細分的文件夾。3.存儲路徑正確。比較重要的一點，一旦建立了上述邏輯清楚、層次分明的分級文件夾結構，就應該立即把原有相關文件按照正確的路徑存放，形成文檔目錄可視化管理效果，確保按照正確路徑可以快速找到正確的文檔。同時，如需創建或下載新的文檔，也應該在合適的文件夾內直接建立，不能隨手放在桌面或“我的圖片”“我的文檔”之類的系統默認路徑，以免引起新的混亂。

（三）清掃。電腦經過一段時間的使用和運行，總會產生大量的垃圾。這些垃圾文件一方面會占用內存，降低電腦運行速度，嚴重時會導致系統內存不足而崩潰；另一方面也會因為無用的文件太多，雜亂無章干擾視線，影響所需文檔的查找和調用。這時候就需要定期對電腦進行深度的清掃。首先可以參考前面整理的原則，定期刪除無用的文件和空文件夾，節約內存和硬盤空間。對于系統運行產生的無用緩存和其他垃圾文件，可以借助一些系統清理軟件，常見的如360安全衛士、優化大師等等，掃描清除。另外，對于辦公電腦來說，應用辦公軟件內部的清掃也是很重要的一部分。比如我們日常使用的郵箱，經常會收到各種對賬單、廣告，甚至詐騙信息、病毒鏈接等，如不及時清理，不僅影響正常工作往來郵件的閱讀，還有可能把郵箱容量塞爆，導致真正重要的郵件反而無法收取。同樣，我們的OA辦公系統、信息管理系統也需要定期清掃。

（四）清潔。通過實施上述3S管理步驟后，我們的辦公電腦運行應該會呈現出一個嶄新的面貌。為了維護3S成果，使辦公電腦始終保持井井有條，使用便捷，就需要執行下一個S——SEIKETSU（清潔）。在5S的推廣應用中，也有人把清潔這個環節理解為“Standardizing”，即標準化。具體到文檔管理，就是建立完善的分級文件夾結構，日常使用過程中遵循已經確立的存儲原則，按照目錄將下載或新建的文件存放在正確的位置，而不是偷懶隨意選擇電腦默認路徑（電腦通常會默認安裝/存儲在系統盤C盤）。同時要根據內容、用途給文檔、文件夾明確命名，便于查找，切忌隨意使用代號（如：111，abc等），或直接使用“新建 Microsoft Office Word 文檔”及“新建文件夾”之類的 系統默認名稱，以免查找時不記得名稱不知道內容，盲目打開一個又一個文件夾、文件，浪費時間。對于內容相同的文檔，因多次編輯修改，且需要保留不同版本或中間稿以作參考時，可以在文件名后面加上版本號（如修改日期等），而不是簡單的在文件名后加上“（1）”“new”或“新”等字樣，這樣容易引起混淆。大概總結一下，電子文檔清潔的要求可以歸納為：合理分區、科學布局、明確命名、版本區分、及時存檔、路徑正確、定期清理。我們就以這個標準來對照檢查文檔管理是否達到要求，有不符合之處立即調整。

（五）素養。根據5S原則和個人工作習慣，建立適合自己的文檔管理準則，并形成規律，嚴格貫徹執行，不僅可以保持辦公電腦良好的運行狀態，提高工效率，而且可以培養高效、有序的工作作風，這也體現出工作能力、管理水平和綜合素質的提高，也就是5S管理的最后一環——素養的目標所在。

四、總結

隨著社會的發展，我們的工作節奏日益加快，對辦公自動化、高效化的要求也不斷提高。在應用高科技、新技術硬件輔助辦公的同時，如何在工作中正確使用辦公電腦科學管理電子文檔，還需要在實際運用中不斷積累經驗，學習先進方法。其中，5S管理理念給我們提供了一個全新的視角和系統的指導原則，更有助于科學合理地管理辦公軟件和文件資料，保障辦公電腦穩定運行，提高工作效率。因此，將5S應用到電子文檔管理具有一定的現實意義。