如何提升高校辦公室人員的工作效能

文/牡丹江師范學(xué)院 李想

黨的十九大報告提出要優(yōu)先發(fā)展教育事業(yè)，深化教育改革，辦好人民滿意的教育。作為教書育人、承擔著為社會提供人才支持的全國高校，自然而然成為這一事業(yè)發(fā)展的先行者。隨著新時期新形勢的到來，要想使我國教育事業(yè)邁上新的臺階，提高高校工作者的業(yè)務(wù)水平和工作效能勢在必行。高校辦公室作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，相關(guān)工作人員的各項能力都將在一定程度上影響著學(xué)校大局的發(fā)展，所以辦公室人員工作效能的提升也屬學(xué)校發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)。本文基于現(xiàn)階段高校辦公室工作所存在的問題及相應(yīng)的解決措施進行闡述，致力于使辦公室可以更好地服務(wù)于學(xué)校和師生。

一、高校辦公室職能

（一）行政職能。高校辦公室負責全校的行政事務(wù)管理，包括印章管理、會議安排、報告廳管理、來賓的接待、校內(nèi)車輛管理以及信訪工作等。

（二）公文起草。負責全校性長遠規(guī)劃以及年度工作計劃及總結(jié)，組織制定和發(fā)布各種全校性規(guī)章制度、通告、會議紀要等文件。

（三）信息采集與整理。負責全校大量的信息采集、整理、編印、上報工作。

（四）其他職能。完成校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

二、目前高校辦公室人員工作中存在的問題

（一）辦公室工作人員對自身工作職能認識不夠。辦公室作為高校的常設(shè)機構(gòu)，在學(xué)校發(fā)展過程中扮演著重要的角色。但實際上，高校辦公室的工作受各種因素的影響，包括由于上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致辦公室工作整體工作水平低下，只是進行日常繁重而單一的工作。與此同時，辦公室工作人員本身沒能對自己的工作有一個清晰的把握，參政議政的職能被忽略，許多職能和作用無法得到充分發(fā)揮，也使人才優(yōu)勢無法得到充分展現(xiàn)，這些都在一定程度上影響著學(xué)校的整體發(fā)展。

（二）工作人員整體素質(zhì)不過硬。辦公室工作復(fù)雜繁多，辦公室人員大多數(shù)時間也都忙于日常工作，致使很多人無暇進行系統(tǒng)的理論學(xué)習(xí)，新事物新思想接受較少，思想境界進步緩慢，自然影響政治素質(zhì)的進步和提高，也會進一步導(dǎo)致工作理念和工作方式的僵化落后。而工作能力方面，大多數(shù)辦公室人員是通過其他崗位的優(yōu)秀人才調(diào)動進行任用，專業(yè)能力在一定程度上有所缺失，若能接受專門的系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，此類問題將會得到有效的改善。

（三）工作態(tài)度和方式的不及時更新。面對較大的工作量和工作壓力，辦公室工作人員隊伍中也存在著一定的工作態(tài)度不積極、工作方式陳舊老化的現(xiàn)象，面對常規(guī)工作不能進行及時的總結(jié)歸納，與上級領(lǐng)導(dǎo)的溝通不到位，使得辦公室工作效率打折，整體的工作效果也顯得不盡如人意。對此，校領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)具體情況制定獎懲機制，使工作人員之間形成一種良性競爭意識，利用各種手段和方式調(diào)動工作人員的積極性，若人人都可以在這種環(huán)境下做好自己的本職工作，也將一定程度上影響辦公室整體的工作效率和工作質(zhì)量。

三、提高高校辦公室人員工作效能的相關(guān)策略

（一）優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，科學(xué)管理。由于工作復(fù)雜繁多，提高工作效率自然成為辦公室自我提升過程中的重頭戲。學(xué)校可以通過合理規(guī)劃辦公室人員結(jié)構(gòu)，根據(jù)年齡、性別、學(xué)歷、職稱以及工作能力等條件將工作人員進行劃分，盡量做到人員分配優(yōu)缺互補，人才優(yōu)勢充分利用，也通過工作中的不斷實踐，讓工作人員之間相互取長補短，以此達到共同進步的目的。同時較好的協(xié)調(diào)合作便是推動辦公室工作順利開展的有力武器，辦公室人員必須從大局出發(fā)，時刻凝聚在一起，齊心協(xié)力為學(xué)校發(fā)展作出貢獻。

（二）管理方法制度化、規(guī)范化。針對人員管理過程中和日常工作中所出現(xiàn)的各種問題，學(xué)校可以通過合理利用制度的約束性，建立健全科學(xué)的辦公室管理制度，使辦公室人員在制度的管理和制約下，自覺規(guī)范自身的行為，當然，若想使制度可以有效的利用，制定初期必須進行反復(fù)的斟酌，細節(jié)之處要進行多次的推敲，以保證制度在公平、公正、公開的條件下使人信服，從而發(fā)揮出其應(yīng)達到的效果。除此之外，制度的制定要堅持以人為本的原則，始終以實際情況為先，也可以制定獎懲機制，調(diào)動人員工作的積極性，同時還要根據(jù)時代發(fā)展要求以及本校自身實際情況，定期對制度進行修改，大膽創(chuàng)新，使制度始終保持活力和生命力。

（三）提供對外學(xué)習(xí)、交流機會。換句話講，工作結(jié)束后所呈現(xiàn)出來的質(zhì)量和效果就是工作人員工作能力的直接體現(xiàn)，而提高辦公室人員業(yè)務(wù)水平和工作效能的最直接最有效途徑，就是提高工作人員的工作能力，面對辦公室人員存在專業(yè)能力不過硬的現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)階層要想提高其工作效率，必須針對這一問題進行改善。可以采取外派參觀學(xué)習(xí)、邀請專業(yè)管理專家開展講座等形式，對其進行定期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的、與時俱進的管理理念和管理方式，而后將理論聯(lián)系實際，在不斷的實踐過程中提升自己的專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)，從而提高工作效能。

（四）加強思想政治教育。習(xí)近平總書記在十九大報告中指出，要加強思想道德建設(shè)，要提高人民思想覺悟、道德水準、文明素養(yǎng)，提高全社會文明程度。作為一名高校教育工作者，本身就應(yīng)具備一定的政治素養(yǎng)，要始終保持堅定的理想信念，始終以飽滿的精神狀態(tài)去面對復(fù)雜繁多的工作，當然這也就需要通過不斷地學(xué)習(xí)理論，從而不斷地提高自身的思想道德素質(zhì)來實現(xiàn)。雖然辦公室人員由于工作量大導(dǎo)致想要進行系統(tǒng)理論知識學(xué)習(xí)十分困難，但是學(xué)校可以通過組織思想政治教育活動，加強對工作人員思想教育的同時，也達到了為其提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)機會的目的。

四、新時期對高校辦公室人員的新要求

（一）緊跟時代步伐，做新時期高校工作者。習(xí)近平總書記在十九大報告中指出，要全面貫徹黨的教育方針，落實立德樹人根本任務(wù)，辦人民滿意的教育。作為新時期高校工作者，必須要從一而終跟隨黨的腳步，思想上、行動上、作風(fēng)上牢牢與黨保持高度一致，緊跟時代步伐，全面宣傳和學(xué)習(xí)十九大精神，堅決按照黨的十九大的相關(guān)要求，牢牢把握新時期的發(fā)展方向，結(jié)合自身，更新思想，努力做好本職工作，加強理論知識學(xué)習(xí)，不斷提升自身的思想道德素質(zhì)，以嶄新的精神面貌面對新時期所帶來的機會與挑戰(zhàn)。

（二）認清自身職能，各項工作穩(wěn)扎穩(wěn)打。辦公室人員要想提高工作效能，就要對自身的工作職能有一個清晰的掌握，對待工作要有整體的規(guī)劃，時刻保持清醒的頭腦，牢牢把握工作大局，做到心中有數(shù)，包括了解自己什么時候做什么，應(yīng)該怎樣做，使得工作方式逐漸模式化。同時清晰的思路可以讓工作人員在此基礎(chǔ)之上進行更加全面的思考，更好地結(jié)合實際，加以創(chuàng)新，當然還要做到分配合理，溝通有效，采用靈活的工作方式將各項工作順利推進，如此可以使工作人員了解到自身的責任所在，對工作人員自身責任感也是一種鍛煉和培養(yǎng)，能夠以高度的責任感和使命感來面對自己的工作，也在一定程度上推動著工作的順利開展和落實。

（三）靈活工作方式，及時進行歸納總結(jié)。面對復(fù)雜繁瑣的工作，要想提高工作效能，辦公室工作人員必須要做到工作前有規(guī)劃，結(jié)束后有總結(jié)，頭腦中保持絕對清晰的工作思路和流程，將固定的常規(guī)的工作進行模式化整理，以為未來此類工作的高效開展打好基礎(chǔ)。還要不斷學(xué)習(xí)、借鑒新的管理和工作方法，不斷更新自身的工作方式，放棄陳舊的落后的工作方法和工作理念，緊跟新時期新思想，靈活面對各項工作，在實踐中總結(jié)經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)，不斷在工作中充實自我，提升自身的工作能力和業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)和鍛煉自己的思考能力和大局意識，實際上在自我進步的過程中，也在提高整體的工作效率。

（四）增強學(xué)習(xí)意識，提升自身業(yè)務(wù)能力。社會發(fā)展日新月異，時代的進步所帶來的新的要求，無時無刻不在督促我們要通過不斷學(xué)習(xí)來提升自己，由于工作量大導(dǎo)致辦公室人員學(xué)習(xí)時間相對較少，使得很多工作人員在自身業(yè)務(wù)能力不過硬的條件下，只能靠工作中不斷實踐來尋求突破，但是所帶來的效果也不盡如人意，自然也一定程度上影響了整體的工作效率。在此條件下更需要全體工作人員保持一顆好學(xué)之心，不斷在思想上、專業(yè)知識上以及個人能力上突破自己，不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力，在每項工作中做好自己，配合好其他人，彼此之間取長補短，共同進步，為整體工作水平的提高以及學(xué)校大局的發(fā)展貢獻自己的力量。

（五）積極主動思考，大膽創(chuàng)新工作思路。沉思就是勞動，思考就是行動。作為一名教育工作者，必須要爭做思想上的先驅(qū)，而在高校處于重要位置的辦公室工作人員更要始終保持獨立思考的意識，要對自己的工作有整體的把握和清晰的認識，在經(jīng)驗和教訓(xùn)的基礎(chǔ)上不斷充實自己、提升自己，不斷地學(xué)習(xí)和摸索適合自己的工作模式，大膽思考，勇于創(chuàng)新，緊跟時代步伐，更要充分利用互聯(lián)網(wǎng)、新媒體所帶來的可利用的工作手段，豐富工作形式，努力為學(xué)校提供更加高水平、高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

五、總結(jié)

總之，辦公室在高校發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，廣大高校辦公室工作人員要牢記習(xí)近平總書記在十九大報告中所提出的各項要求，在不斷地學(xué)習(xí)和實踐中提升自我，大膽創(chuàng)新，善于思考，注重提高工作效能，立足大局，積極思考，努力開創(chuàng)高校辦公室發(fā)展的嶄新局面。