大數(shù)據(jù)視角下的電子信息檔案管理探討

文/河南省安陽市社會福利院 南燚

一、大數(shù)據(jù)視角下電子信息檔案管理面臨的機遇

（一）有利于優(yōu)化單位的檔案管理模式。顧名思義，大數(shù)據(jù)技術針對的主要內(nèi)容是數(shù)據(jù)，單位檔案管理與大數(shù)據(jù)銜接的前提條件就是將單位電子檔案中的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，實現(xiàn)單位檔案電子化。只有將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)內(nèi)容，才能利用大數(shù)據(jù)技術進一步整合、分析。一方面，傳統(tǒng)檔案管理模式在查閱、拆裝檔案時容易損壞檔案的實體，而單位檔案電子化則有效避免了這一點，實現(xiàn)對檔案信息的永久保存與備份，避免涉及重大利益的信息丟失導致不可彌補的損失。

（二）有助于提升單位的檔案利用率。在將單位的檔案信息電子化之后，大量的檔案數(shù)據(jù)被儲存至TB級或者ZB級的云端上，在云端上可以對檔案信息進行分析、預測。典型如單位人事檔案電子化之后，可以通過大數(shù)據(jù)對人事的年齡構(gòu)成、職務變動、學歷基本信息等檔案信息進行統(tǒng)計、分析、預測，無需人工重復查卷。同時，對于需要內(nèi)部共享的檔案信息，單位的內(nèi)部機構(gòu)可以輸入密碼之后在云端上進行查閱，單位內(nèi)部信息共享網(wǎng)絡機制得到建立健全。另外，在檔案信息發(fā)生變動的時候，只需一個部門在云端上進行更改后，其他部門的相應信息也會得到及時更新，防止出現(xiàn)因信息不對稱造成的工作失誤。

二、大數(shù)據(jù)視角下電子信息檔案管理存在的困境

（一）電子信息檔案管理不規(guī)范。實際工作過程中，絕大多數(shù)單位無法及時、有效地對工作中產(chǎn)生的電子信息檔案加以數(shù)據(jù)化，加劇了檔案管理的不規(guī)范性與無序性。比如沒有派遣專業(yè)的人員定期核查儲存在云端上的檔案信息與實際信息是否有出入，沒有及時將有關電子檔案信息移交給上級部門。部分單位在相關工作開展過程中才發(fā)現(xiàn)信息有誤，阻礙了工作的進程。

（二）電子信息檔案資源共享意識不強，共享機制不暢通。雖然大部分單位的信息化程度較之以往都有所提升，但是在資源共享方面意識不強，共享機制還不夠透明。一方面，有關部門查閱電子信息檔案時不能在網(wǎng)絡上填寫審批表，仍然需要填寫紙質(zhì)審批表，由檔案主管部門的領導簽字、蓋章后才能查檔，遇到緊急工作或者身處外地時加劇了查檔難度。另一方面，檔案管理工作人員認為只要把電子信息數(shù)據(jù)化就是完成了工作任務，對電子信息檔案數(shù)據(jù)化后儲存在電腦硬盤當中，不及時將有關信息錄入到云端平臺，共享意識薄弱。這就導致電子信息檔案即使被數(shù)據(jù)化之后，也處于一個“孤島”的狀態(tài)。

三、大數(shù)據(jù)視角下電子信息檔案管理的對策

（一）研發(fā)電子信息檔案智慧化管理系統(tǒng)。現(xiàn)今電子信息檔案中的數(shù)據(jù)不僅包括文字、數(shù)字等傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)，還包括圖片、視頻、聲音等非結(jié)構(gòu)式的數(shù)據(jù)，檔案內(nèi)容和形式變化巨大，現(xiàn)行的管理系統(tǒng)已經(jīng)不能適應檔案管理工作的實際需求了，研發(fā)電子信息檔案智慧化管理系統(tǒng)迫在眉睫。單位可以運用物聯(lián)網(wǎng)技術建立對檔案實體的智能感知網(wǎng)，這種感知網(wǎng)可以自動感知非結(jié)構(gòu)式的數(shù)據(jù)，將其進行相應的數(shù)據(jù)化。

（二）健全電子信息檔案管理制度。首先，單位要出臺相應的規(guī)章制度，確保電子信息檔案被數(shù)據(jù)化之后能夠被上傳到云儲存平臺，保證數(shù)據(jù)更新的及時性、實效性。其次，單位在崗位設計上要適應工作實際，細化工作流程，將工作流程落實到具體的責任人。再次，單位要組織工作人員定期對云端上的數(shù)據(jù)進行核查，發(fā)現(xiàn)與實際情況不符的要及時更正處理。最后，加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設。隨著檔案信息呈現(xiàn)多樣化、高數(shù)量的趨勢，如何快速對電子信息檔案進行檢索，關系到檔案管理的工作質(zhì)量。因此，單位要針對檔案的種類進行目錄編輯、歸類。

（三）建立健全共享機制，提高工作人員共享意識。一方面，檔案管理工作人員要樹立“我為人人，人人為我”的共享意識，加強與其他部門、其他單位的信息溝通。對于新產(chǎn)生的電子信息檔案以及發(fā)生信息變動的事項，要及時在云端上進行錄入、更新，防止信息的重復收集。另一方面，單位要加強與其他單位的溝通協(xié)調(diào)，邀請業(yè)務上有重合、有關聯(lián)的單位進行共享機制合作。例如，可以共同建設云儲存平臺，實現(xiàn)雙方的共贏。

四、結(jié)語

在當前大數(shù)據(jù)浪潮下，電子信息檔案數(shù)據(jù)化是必然的趨勢。而我國在這一領域的起步稍晚，缺乏相應的理論以及技術攻克實踐中的短板，這對檔案管理部門來說既是機遇，又是挑戰(zhàn)。單位電子信息檔案管理數(shù)據(jù)化是一項系統(tǒng)繁瑣的工程。這項工程的建設需要系統(tǒng)內(nèi)部的各個部分都發(fā)揮作用，既要以檔案管理工作信息化為方向，通過大數(shù)據(jù)處理技術，立足于現(xiàn)有的信息平臺，建立一個科學、高效的電子信息檔案管理機制，又離不開檔案管理理念的與時俱進。