圖書情報檔案信息一體化管理探究

文/西安工程大學圖書館 劉瑞

現代社會經濟背景下的互聯網事業的興起，在一定程度上對傳統的圖書情報檔案管理工作帶來了沖擊，但換個角度考慮，也是傳統圖書情報檔案信息管理的另一種途徑和渠道，互聯網技術的影響促進了圖書情報檔案信息管理的系統化和一體化，通過互聯網數據平臺的使用以及后臺數據分析技術的使用，提高圖書情報檔案信息在增加、錄入、刪減等傳統經營過程中的效率，還能夠提供傳統管理方式中難以達到的數據的及時調取和部分數據在整體數據中的分布情況等。

一、一體化管理在檔案信息管理中的必要性和價值

從圖書情報檔案信息管理這項工作本身的角度來考慮，會將復雜和系統作為圖書情報信息管理的兩個關鍵詞。圖書情報檔案信息管理的復雜性體現在傳統模式下信息載體的傳播過程艱難，以及更多的信息載體受時間的影響和變遷而成為無用信息，在空間的限制下，由于紙張載體的特點難以得到廣泛的傳播。計算機系統的引入對于圖書情報檔案信息管理的復雜性是程度加深的過程，增加了整個管理過程中的系統維護和技術支持的工作任務，但是從某種程度上看，也是一種將復雜的和割裂的信息糅合成為整體的數據庫的過程，這個過程使得圖書、情報、檔案三個方面的內容能夠集合成為“信息”門類來提供給讀者服務，因此在計算機系統發展下對于信息資源的復雜性是一種升級，而計算機系統的引入實際上針對于圖書情報檔案信息管理內部的專業運作，隨著互聯網技術的發展和深入，才使得這些復雜的信息能夠及時有效傳遞給讀者以供社會參考和運用。

圖書、情報、檔案三個方面信息的復雜性還體現在其歷史記錄的綜合與整體，體現了這項工作的系統性，對于信息的歷史記錄是圖書情報檔案管理的一個重要方面，當代互聯網社會發展下產生了“信息資源爆炸”的局面和結果，由于互聯網平臺對于資源的不斷吸收并且在信息傳播過程中提供了多種途徑，不僅大規模擴張了信息資源的收集和利用，更是為廣大網民帶來了多變而復雜的信息資源。這些信息資源在數量和規模上能夠帶給網民更加深刻和廣闊的信息，但同時也使得部分網民陷入接收信息的混亂和無效的過程中，反而徒增了更多篩選和整合的必要過程。因此互聯網技術和計算機系統在圖書情報檔案信息管理中能夠產生巨大的價值，但這種價值的有效性還需要不斷優化來增加系統使用的整體性，在現有的行業趨勢發展中已經開始逐漸摸索出一體化管理和系統管理的重要解決方式，對于解決信息資源爆炸和圖書情報檔案信息管理過程中的復雜問題是一種有效的措施。

二、傳統檔案信息管理過程中的缺陷和不足

為了更好地運行和發展圖書情報檔案信息管理的一體化管理，需要對傳統圖書情報檔案信息管理過程中的缺陷和不足進行深入分析并對癥下藥。傳統的圖書情報檔案信息管理最主要的缺陷在于效率的低下，這源于信息管理過程中資源的龐大和復雜，也源于傳統模式下的過程設計并沒有將效率作為重點關注的方面，而現代社會對于信息資源的使用與否，更多在于這項信息資源在獲取和攝入過程中的難度和復雜性，顯然傳統圖書情報檔案信息管理中的信息資源搜尋難度和整合難度都足以使得部分要使用這些資源的人們放棄使用。因此傳統圖書情報檔案信息管理中突出問題在于對于效率的忽視。另一個不足之處在于傳統圖書情報檔案信息管理的方向割裂和區分，一般情況下，在獲取和使用信息時并不存在嚴格的方向區分，尤其是進行學術研究過程中對于文獻資料和圖書資料的需求，傳統的圖書情報檔案信息管理中的信息獲取過程需要在三個部分進行信息搜尋和獲取，這極大影響了信息獲取的難度并且常常割裂信息之間的聯系，一般情況下，圖書的撰寫也會參考很多重要的文獻資料，而完成好一本圖書的目的往往也是為整個研究數據庫提供更多的研究成果和信息資源，但傳統的情報檔案信息管理并沒有將這種需求作為必要的措施進行研究，并且受到客觀條件下的技術限制難以達到實際的整合，因此針對于傳統圖書情報檔案信息管理中效率低下和資源割裂的不利因素而衍生出行業發展中對于一體化管理的訴求。

三、圖書情報檔案信息管理中一體化訴求的解決方式

（一）解決傳統模式中的信息割裂問題。當代社會對于信息共享的需求已經體現在了互聯網中各類信息整合網站的迅速發展中，廣大網民在進行信息搜尋和獲取過程中往往需要更加全面和綜合的信息，而不是錯落于各個角落的分散的信息。整合互聯網中割裂和分散的信息需要與圖書館等實體機構以及檔案管理等行政機構進行聯合，以互聯網為平臺和依托來共同完成信息資源的錄入與共享，為現代社會公民和科研院所提供更多和更加方面快捷的信息服務。具體的信息資源管理過程包括了信息的收集和采納、信息的錄入和編輯、信息的平臺發布和提供查詢，這些過程的進行和管理各有其特性和不同之處。信息的收集和采納過程需要建立在宏觀的資源規模下進行，需要收集和采納者將信息和全面系統作為整個過程中的原則和規范，需要保持理性和發展的眼光來看待長期需要和必備的信息資源，當然這是針對于系統運行條件有限的不足之處而產生的措施，一般情況下的系統信息資源收集和采納需要充分考慮原有信息資源的全面程度以及重點關注部分，要將信息的收集和采納過程建立在原有的系統信息資源基礎上來進行，劃分信息收集時的界限并提供一定的底線，在收納過程中要對信息進行價值評價，決定是否應該收納此類信息，或者在收納信息資源后能否為整體系統帶來價值和新鮮活力。部分信息資源在現有的客觀條件下也許并不能顯現出深刻的價值，但是可能具有一定的突破性和顛覆傳統邏輯的獨特性，因此對于此類信息資源的收集和采納需要考慮其價值，也需要考慮其獨特性在領域內可能會產生的意義和突破。信息的錄入和編輯工作需要全面細致的專業人員來進行，一般情況下對于信息資源的錄入和編輯并不是全盤接受的過程，而是依賴于編輯從業者的專業化水平而進行的不必要信息的剔除以及重復性信息和管理。整合系統和一體化的過程也是剔除重復性信息資源的一個方式。

很多互聯網信息資源雖然展現了豐富性，但其中也存在大量沒有得到整理的重復性信息來擾亂網民和科研院所在信息搜尋過程中的進程，重復性信息不僅在系統內部是多余和無用的，在文獻搜集和參考過程中還會增添復雜性和難度，而信息的錄入和編輯能夠整合三個系統內部的信息資源來增強圖書情報檔案信息管理的有序性和條理性。例如在進行近代史研究中不僅能夠在文獻搜集過程中發現領域內具有一定研究成果的文獻，還能夠掌握近代史研究中需要的原始資料信息，包括近代報紙和書籍等資料，涵蓋了圖書管理、情報管理和檔案管理三個方面的內容，比起單純的領域內文獻成果的參考多了現實意義的資料和書籍，使得研究更加能夠依托于具體發生過的歷史事實。因此對于信息資源的編輯從業者來講，在進行歷史資料的記錄和錄入過程中要充分整合各個方面的信息資源，并且在進行編輯時適當涉獵具體研究的發展態勢和方向，在近代史資料的編輯和整合過程中需要編輯從業者掌握基本的歷史研究方法和常識，才能夠在信息資源的整合中不遺漏任何能夠為研究提供價值的信息資料，能夠對信息資源進行重點突出和意義強化來為科研院所提供一定的便利。

（二）加強圖書情報檔案信息管理一體化過程中的技術支持。在圖書情報檔案信息管理一體化管理過程中，需要依托數據平臺的技術支持以及數據分析技術的支持，圖書情報檔案信息管理數據的復雜和龐大決定了后臺技術服務會出現一定的困難，而隨著互聯網技術的發展以及數據程序技術的發展，在進行數據平臺技術支持過程中也涌現了很多具有針對性的措施。一體化管理的技術支持首先體現在計算機系統的發展下，能夠容納大量的圖書信息資源、情報管理資源以及檔案管理資源，在圖書資源管理方面不僅具有詳細的類別區分下的實體圖書館資源，還包括了數字化圖書館的運行和管理，圖書館資源中整合了各個領域的專業書籍，也整合了代表著行業領域發展態勢的研究性期刊內容，當然這些期刊內容在通過計算機系統的錄入后能夠獲得更高效率的傳播。

計算機系統中情報管理資源和檔案管理資源在行政系統中獲得了普遍的應用，尤其是政府部門在進行文件傳達和下載資料上傳后能夠為民眾省去大量的信息接收時間，民眾需要辦理的業務可以通過網站信息的搜尋和獲取來進行文件下載，而現如今大部分業務辦理可以通過完全的在線網絡運行來完成，不僅方便了民眾的業務辦理過程，更能夠從進程和技術方面提高行政系統中工作人員的處理效率和速度。除了計算機系統在一體化管理過程中能夠得到充分使用以外，計算機多媒體技術也為一體化管理提供了信息獲取和供應的技術支持，與以往的信息資源保存大量的文字資料有很大區別，當代社會對于信息資源的掌握不再局限于紙質化的媒介基礎上，圖片、聲音、文字、視頻等綜合的媒介使用使得信息資源在傳播過程中呈現著多樣化的特性，并且在進行信息保存時圖片和視頻能夠保證信息資源的原始程度和不被改變的程度，文字資料在傳播過程中會受到不同知識背景的理解和分析，這種理解和分析會使得信息資源在傳播過程中產生異化。使得真正的信息資源的傳播意圖沒有得到有效的理解。視頻資料與圖片資料雖然也會產生不同程度的缺陷，但是能夠解決一部分文字資料傳播中產生歧義的問題。這也是多媒體技術在發展中為一體化管理所起到的不可忽視的作用。

四、結束語

圖書情報檔案管理信息一體化不僅需要在原有的不足和缺陷上針對性進行解決——包括提高信息資源傳播效率和減少信息資源之間的割裂等，更需要在現有的技術環境下對數據技術平臺進行充分應用并提高從業者的技術使用水平。