加強公積金檔案管理的幾點思考

文/宜昌住房公積金管理中心 王莉

現階段，我國住房公積金業務和住房貸款數量越來越多，促使住房公積金檔案數量不斷增加，也相應增加了住房公積金的擁有量和使用量，怎樣加大新形勢下住房公積金檔案管理的力度，有效解決住房公積金檔案中突出的問題和風險隱患，已成為住房公積金管理急需解決的問題。

一、提高檔案管理認識，落實相關責任歸屬

住房公積金中心管理層要改變傳統的檔案管理思想，應對檔案管理在公積金管理工作中所占據的重要位置有更加充分的認識，應該知道檔案真實記錄了住房公積金的日常業務，檔案管理不僅是一個單位規范化管理的基本要求，同時保障了公積金貸款風險的防范與化解、住房保障體系的建立健全、信用社會和諧社會的構建，所以將檔案管理工作做好對住房公積金工作的順利開展極為有利，只有將人的主觀認識提高了，才能把人的主觀能動性充分發揮出來，真正將檔案管理工作提高，使其上升到更高的層次。住房公積金檔案管理包括繳存和提取住房公積金、公務管理、財務會計和個人住房公積金貸款等諸多類型，所以，要以住房公積金管理中心檔案室為中心，使各種檔案的業務部門可以充分相互協調的網絡管理體系構建起來，把責任落實到人頭，加大日常工作的監督力度，對科學的考核、激勵和獎懲機制予以建立，讓所有人都能擔負起自己的責任。

二、健全檔案管理制度，提高管理質量

首先，對崗位責任制予以完善，緊緊圍繞檔案規范化管理，立足于各個工作環節，對住房公積金管理操作規范予以制定，并結合實踐積累的管理經驗制定檔案規范化管理的制度和操作規則，嚴格操作，加大系統維護和檔案管理力度，第一時間歸檔和備份數據，對風險予以有效防范。其次，加大后臺監控力度，后臺復核、稽核應雙雙核實前臺操作員的操作，避免憑證丟失、數據缺乏真實性，使檔案資料的準確性和真實性得到保證。最后，將電算化制度建立起來，并以電子檔案的形勢收集住房公積金檔案資料，利用備份、上傳、檢索、下載和還原，并針對檔案的收集、整理、裝訂和規定制定詳細的管理規范，集中統一保管，使其安全性和完整性得到保證。

三、完善住房公積金檔案的管理機制

第一，必須要對管理予以完善，在管理住房公積金的時候要積極運用規范、科學的方法，要和實際相協調，更要認真分析實際情況，積極開展工作指導和考察。同時積極實行有效的監督，一方面是加大外部監督力度。在公積金檔案管理得到不斷優化的形勢下，各個檔案管理部門的發展腳步也越來越快，在這一過程中，必須實行有效監管，要對相關的檔案管理職責部門予以設立，包括利用監督檔案等，都要做好準備，如要對公積金管理的主要監管部門予以明確，要積極審核檔案的利用，人民銀行和銀監會負責監管公積金的貸款和繳存等。另一方面，以內部監督為切入點，要重視相關檔案管理過程中，主要以人們對公積金檔案的利用價值為中心，借助有效的協調工作，將內部的有效控制提高，在使用公積金檔案的時候要實行全程跟蹤，包括升級相關的管理軟件，將安全管理監督效果提高。可以設定單獨的檔案監管部門，立足于此，監督公積金檔案的有效管理，使其發展更為有效。

四、加強隊伍建設，提高檔案管理人員專業水平

住房公積金檔案管理過程較復雜，在管理中也會遇到各種各樣的問題，因此應和時代發展保持同步，主要確保管理的有效性，逐步從業務科室單獨管理向檔案部門的統一管理轉變，借助將管理水平提高，使管理更為科學，在這一過程中更應注重提高檔案管理人員的水平，并對檔案人員的專業水平進行深入分析。和實踐相結合總結出以下幾個方面隊伍建設的措施：首先，引進檔案管理專業性人才。檔案管理過程中需要借助引入人才實現管理效率的提高，要立足于檔案管理規模的大小，對人員編制予以增加，引進檔案管理的專業性人才，使檔案管理的科學化水平提高，這樣才可以和時代發展保持同步，增強檔案管理的科學性。其次，加大管理人員專業化培訓力度。檔案管理人員應主動學習最近幾年的檔案管理新觀念、新方法和新理論以及檔案法律法規，并積極和檔案行政管理部門溝通、學習，以此使檔案學科知識得到增強，實現檔案管理水平的提升。最后，加大學習住房公積金各項業務知識。住房公積金檔案管理人員應積極學習住房公積金各項業務，借助提高自身的業務水平，顯著提升住房公積金檔案管理的業務水平和工作能力。

五、結語

對于住房公積金管理而言，住房公積金檔案管理發揮著極為重要的作用，盡管現階段的住房公積金檔案管理工作仍有很多問題存在，但是筆者相信在各級相關部門高度重視此項工作的前提下，檔案管理工作必然會得到極大的完善，進而促進住房公積金事業的穩定、持續發展。