探索大數據時代高校房產檔案管理新模式

文/寧夏職業技術學院 黃華

隨著我國社會主義市場經濟與科學技術的快速發展，高校發展速度也日新月異，同時高校房產變動頻率也逐漸增加。在此情況下，必須加強高校房產檔案管理工作，結合大數據時代的信息技術，有效創新檔案管理方法與管理途徑。房產檔案管理是高校管理工作中的重要內容，也是高效運轉與正常工作的保障，房產檔案管理能夠為高校建筑與發展提供最為原始的依據。所以必須充分重視高校房產檔案管理工作，結合信息技術，有效創新管理模式，提高管理工作質量與效率。

一、高校房產檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度尚不完善。由于當前我國高校拆遷的房屋權沒有被及時注銷，高校房屋的使用權限也較為隨意，并未開展統一的規范操作，使得高校房產檔案管理工作較為散亂。高校房產檔案使用年限較為久遠，部分數據失真，也有部分紙質檔案遺失或破壞。在檔案管理工作中，并未充分重視管理制度的完善，也無法提高工作效率，房產檔案管理工作難以發揮應有的作用。導致房產檔案管理工作僅是一項管理，缺乏全方位、多元化的管理模式。

（二）檔案管理模式滯后。我國大部分高校房屋使用權、房屋的功能與所有權隨著時間的發展有了一定的變化。高校檔案管理工作結構復雜，現階段房產檔案文件形式與規格也與之前有所不同，但是當前高校并未革新檔案管理工作，也難以滿足社會的多元化發展需求，無法提高檔案管理工作質量。檔案管理人員仍然采用手工記賬的方法，工作效率較低，甚至會導致數據丟失，這些都嚴重制約著高校房產檔案管理工作的有效創新和延展，也使得高校房產檔案管理工作難以發揮重要作用。

（三）房產檔案管理隊伍專業素質有待提高。由于高校房產檔案管理專業性較強，所以檔案管理人員必須掌握檔案學知識與現代化操作技術，但是當前高校房產檔案管理隊伍專業素質有待提高，部分管理人員是由其他科教師帶人或者是高校領導的某位親戚，在此種情況下，房產檔案管理隊伍素質難以有效提高。由于管理人員綜合素質參差不齊，缺乏房產檔案管理知識與相關技能，再加之信息時代與智能化時代的快速更新，使得檔案管理工作也出現多元化的發展需求，從而出現理論水平較低、專業能力較弱、知識結構單一等眾多現象，嚴重抑制高校房產檔案管理工作可持續發展。

二、大數據時代高校房產檔案管理新模式

（一）整和學校資源檔案，進行集中管理。社會在快速發展，高校房產檔案管理工作，也應當不斷創新改革，高校應當充分重視房產檔案管理工作的重要性，建立房產檔案資源數據庫，加強完善信息化檔案庫房建設，通過收集有效整理房屋的使用權限變化數據，能夠將各類房產資料，通過立卷、分類等有效管理。對于房產交易以及房屋產權變化，也應當及時有效地進行登記管理。運用科學化、現代化的管理手段，展開有效記錄，例如運用數字化管理，有助于提高工作質量與效率。

（二）打造信息化房產檔案管理工作模式。隨著時代的快速發展，高校房產檔案管理工作也應當緊密結合大數據時代的多元化發展需求，加強檔案管理工作的信息化水平。樹立以信息化網絡技術為基礎的高校房產檔案管理工作原則，加強檔案管理的保管與利用，高效運用相關智能加強房屋產權與使用權信息采集與分類，并且運用信息技術加強服務管理工作，進一步完善高校房產檔案管理模式。在管理工作中，能夠運用信息技術進行在線查找、掃碼識別等眾多方法，高效構建數字檔案庫，進行數據網絡化管理。有助于高校進一步完善房產數據信息，構建安全高效的房產信息數據庫，有助于實現在線分類與查詢，從而提高房產檔案管理工作效率。有助于高效方便快捷地使用、查詢房產檔案。高校采用現代化管理技術，可以應用辦公自動化方式，構建房產檔案網絡平臺，通過辦公自動化，使文檔自動生成與分類，檔案的管理查詢，都變得十分快捷。辦公自動化發展條件下，使用者能夠從眾多的資料中篩選出來，加強網絡技術的有效應用，也能夠讓使用者隨時隨地搜集到各類房產資料，同時加強了房產檔案管理平臺，密碼賬戶管理系統的應用，通過宣傳與教育，提高管理人員的安全責任意識，增強了檔案管理的保密性。同時，高校房產檔案管理人員能夠在日常工作中準確保證每項數據的真實可靠，有助于房產檔案數據信息日后的調用。

（三）提高房產檔案管理服務意識，進行多元化服務。大部分高校房產檔案管理意識較為薄弱，并未將房產檔案管理工作當成重要的工作有效進行。部分學校不斷壓縮房產檔案管理編制，甚至由于資源不足，出現資料丟失等問題。在大數據時代，房產檔案管理工作應當創新管理服務方式，使被動地為利用者提供服務，轉為積極主動地為利用者思考，有助于創設各類服務條件，提高服務質量。所以檔案管理人員必須加強檔案管理服務意識，通過強化房產檔案信息化管理觀念，有助于提高房產檔案管理工作效率。在大數據時代，加強信息技術的有效應用，高效構建信息化房產檔案管理新模式，必須創新管理方法，管理人員革新傳統服務理念，進一步拓展服務范圍，保證資源信息規范化發展，有助于提高服務質量與工作效率。高校管理人員必須結合市場多元化發展需求以及學校房屋使用情況，提高自身綜合素質，進行不斷的學習與完善，有助于提高房產檔案管理工作的進一步發展。

（四）提高房產檔案管理人員的專業技能。房產檔案管理人員的專業技能，決定著高校房產檔案管理工作質量的優劣。高校房產檔案管理工作發展情況不僅與房產檔案管理工作體制有著密切的關系，還與管理人員的綜合水平有著緊密的聯系。高校房產檔案管理人員必須提高自身的綜合素養與業務水平。同時，高校應當加強對房產檔案從業人員的相關知識培訓，使檔案管理人員能夠具備扎實的管理基礎與工作方法，能夠熟悉使用辦公自動化操作，掌握并熟悉網絡知識與計算機知識，進行安全技術操作，調整知識結構，才能夠跟得上時代發展的多元化需求，使房產檔案管理工作更加科學化、規范化。例如：檔案管理人員應當對房產檔案的收集、整理與保管、延邊與利用等，進行綜合分析與及時判斷。將大數據時代信息技術與數據分類等，有效融入房產檔案管理工作中，切實提高房產檔案管理工作的質量。

三、結束語

綜上所述，我們能夠看出，在大數據時代，高校房產檔案管理模式必須與時俱進，有效創新，通過提高管理人員的工作意識，創新工作方法，才能夠高效服務于高校房產檔案館內工作。同時，高校也應當加強對檔案管理人員的專業技能培訓，提高綜合素養，促使檔案管理人員能夠科學應用信息化操作技術，有效加強檔案管理工作的改革創新。通過全校的共同努力，促使高校房產檔案管理工作可持續發展。