規(guī)范檔案管理 促進(jìn)學(xué)生就業(yè)

文/遼寧地質(zhì)工程職業(yè)學(xué)院 杜君

目前，部分高校存在對(duì)檔案重視程度不夠、管理不規(guī)范、管理手段落后等問題，有些畢業(yè)生對(duì)個(gè)人檔案漠不關(guān)心，甚至出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象，給自己造成了不必要的麻煩。所以強(qiáng)化對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)、規(guī)范學(xué)生檔案管理，對(duì)學(xué)生順利就業(yè)及將來的職業(yè)發(fā)展有重大意義。

一、強(qiáng)化檔案重要性的認(rèn)識(shí)

高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，不僅包括學(xué)生的簡(jiǎn)歷、家庭狀況、成績(jī)報(bào)表、鑒定評(píng)語，還包括學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料、三好學(xué)生和優(yōu)秀學(xué)生干部登記表、體檢表、黨、團(tuán)組織材料等，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。檔案對(duì)于每一個(gè)人來說是很重要的，他就是我們?nèi)松囊粋€(gè)縮影，有了檔案才能證明你在這個(gè)社會(huì)中的成長(zhǎng)軌跡。很多手續(xù)繞不開檔案這一關(guān)，目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。有些畢業(yè)生工作幾年后忽然發(fā)現(xiàn)自己無法按期轉(zhuǎn)正定級(jí)、申請(qǐng)職稱，在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)手續(xù)時(shí)也遇到麻煩，就是因?yàn)楫厴I(yè)生疏忽了檔案的存放問題，追悔莫及。總之，如果沒有檔案，個(gè)人的一些權(quán)益就得不到保障。

二、把握畢業(yè)生檔案的特點(diǎn)

畢業(yè)生學(xué)籍檔案與人事檔案既有區(qū)別又有聯(lián)系。畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是指通過參加全國(guó)統(tǒng)一考試并被錄取的大專院校學(xué)生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績(jī)、在校學(xué)習(xí)成績(jī)、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎(jiǎng)懲情況等。人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)和工作表現(xiàn)，個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要依據(jù)。畢業(yè)生的人事檔案由其學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)化而來，是指學(xué)生畢業(yè)后，在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)，這時(shí)的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案。

三、提升學(xué)生檔案管理質(zhì)量

（一）搞好宣傳強(qiáng)化檔案意識(shí)。檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，直接決定著檔案質(zhì)量的好壞。提高檔案意識(shí)，一是利用校園網(wǎng)、宣傳單、咨詢會(huì)等多種渠道宣傳有關(guān)學(xué)生檔案、人事檔案的管理知識(shí)，讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)學(xué)生檔案的重要性。輔導(dǎo)員日常在與學(xué)生的交流接觸過程中，要有意識(shí)做好引導(dǎo)教育。二是強(qiáng)化檔案形成涉及相關(guān)人員（如：各系處室領(lǐng)導(dǎo)、任課教師、輔導(dǎo)員、教務(wù)人員等）的專題學(xué)習(xí)培訓(xùn)，促使他們提高對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)和重視程度。

（二）完善制度規(guī)范檔案管理。高校必須按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)要求，建立一套嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、配套的學(xué)籍檔案管理制度和工作規(guī)范。高校學(xué)籍檔案涉及面廣，形成過程復(fù)雜細(xì)致。由于檔案具有完整性、真實(shí)性、規(guī)范性、私密性、多樣性等特點(diǎn)，因此高校必須從實(shí)際出發(fā)，運(yùn)用科學(xué)管理原則，建立健全檔案的收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職能等各項(xiàng)規(guī)章制度。同時(shí)要與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善，努力適應(yīng)高等教育發(fā)展新形勢(shì)。

（三）認(rèn)真收集完善檔案內(nèi)容。對(duì)檔案內(nèi)容的收集要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面。學(xué)校招生管理部門要收集各省市高招辦郵寄的檔案；在新生開學(xué)報(bào)到時(shí)，各二級(jí)系部要及時(shí)收集新生檔案，認(rèn)真核對(duì)，并標(biāo)注好每個(gè)學(xué)生的專業(yè)、班級(jí)、姓名、學(xué)號(hào)，然后將新生檔案移交至校招生辦，校招生辦在新生入學(xué)后一個(gè)月內(nèi)將收集到的學(xué)生檔案移交到校學(xué)生檔案室。對(duì)檔案內(nèi)容的動(dòng)態(tài)變化，如學(xué)生入黨、入團(tuán)、評(píng)優(yōu)、處分、轉(zhuǎn)專業(yè)、留降級(jí)、休復(fù)學(xué)等有關(guān)材料，必須在結(jié)束本項(xiàng)工作后二周內(nèi)全部移交給校學(xué)生檔案室，并及時(shí)分類整理，準(zhǔn)確裝入學(xué)生本人檔案。

（四）創(chuàng)新方法改進(jìn)管理模式。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為創(chuàng)新檔案管理提供了便利條件。檔案管理人員要提升現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)有能力，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、數(shù)碼影像技術(shù)、檔案管理軟件等先進(jìn)技術(shù)手段，提高檔案管理效率和水平。針對(duì)在立卷、歸檔、調(diào)檔、移交等具體工作中發(fā)現(xiàn)的問題，搞一些小創(chuàng)造、小革新，起到事半功倍之效。

四、注意檔案利用促進(jìn)就業(yè)

畢業(yè)生的檔案在任何情況下都不能自己攜帶，應(yīng)由學(xué)校交寄用人單位所在地人才中心，或由用人單位所在地人才中心調(diào)檔函到學(xué)校提取。落實(shí)了工作單位，并且所落實(shí)的單位具有人事管理權(quán)的，檔案應(yīng)調(diào)到該單位；落實(shí)了工作單位，但工作單位不具備人事管理權(quán)的，應(yīng)將人事檔案托管到人才中心；對(duì)于沒有落實(shí)工作單位的學(xué)生，如果沒有申請(qǐng)暫緩就業(yè)，學(xué)校會(huì)將其人事檔案轉(zhuǎn)到生源所在地。這一類畢業(yè)生應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到當(dāng)?shù)厝耸虏块T報(bào)到，辦理人事檔案的相關(guān)手續(xù)，否則就會(huì)被認(rèn)為是“棄檔”。少數(shù)畢業(yè)生由于多種原因一時(shí)沒有合適的就業(yè)單位，希望將檔案留在學(xué)校保管，待確定接收單位后再進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。學(xué)校在為其免費(fèi)保管二年之后，檔案仍在學(xué)校的，作為失業(yè)人員，學(xué)校自動(dòng)將其檔案轉(zhuǎn)往當(dāng)年畢業(yè)時(shí)戶籍所在地公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)保管。

五、結(jié)語

總之，高校要高度重視檔案管理工作，強(qiáng)化檔案意識(shí)和管理人員的責(zé)任心，建立科學(xué)規(guī)范的管理制度，采取先進(jìn)的管理手段，切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量。作為大學(xué)生，畢業(yè)走向社會(huì)是人生一個(gè)新的重要起點(diǎn)，要充分認(rèn)識(shí)到個(gè)人檔案的重要性，妥善處理個(gè)人的檔案，保護(hù)好自己的權(quán)益，避免在就業(yè)過程中走彎路。