企業人事檔案管理工作的運用與創新

文/河南省駐馬店市檔案局 劉芳

一、企業人事檔案管理的含義

企業人事檔案是指企業人力資源部門在招聘、配置、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中直接產生的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位立卷歸檔保存起來的以備查考的文字、聲音、圖像、照片、表格及其他各種形式的歷史記錄，是歷史、全面地考察員工的重要依據，是企業檔案的重要組成部分，是人事部門發現人才、使用人才、管理人才的重要依據，在人力資源開發、人才管理、人才政策制定等方面具有十分重要的作用。

二、研究的意義

（一）企業間的激烈競爭離不開企業人事檔案工作。人事檔案工作在企業發展中具有舉足輕重的地位和作用，主要表現是：第一，人事檔案對企業發展的步伐和速度起到促進作用。第二，人事檔案是培育企業核心競爭力的重要工具。優化企業人力資源管理，離不開企業人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切的關系。第三，人事檔案是企業競爭發展中人力資源管理的重要手段。人事檔案對于新單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。同時，由于企業可以根據人事檔案進行統計分析，制定出長遠的人才培養計劃。

（二）我國企業生存和發展環境的變化要求。企業人事檔案管理進行改革入世后，我國的企業面臨著更廣闊的國際市場，也面臨著更大的挑戰。在企業人事方面，人才流動全球化加劇，企業吸引和留住國際上的優秀人才是個重要的課題，各企業不但要有爭奪國際上優秀人才的緊迫感，還要有堅定有力的行動和制度保障。企業應采取各種靈活的人才利用措施，獲得國際上的優秀人才資源來提高本企業的人才隊伍和科技創新水平，提高本企業的市場競爭力，獲得自身生存和發展的空間；而目前我國企業的人事制度僵化，人事管理問題不斷突出，我國現有的人事制度及管理模式逐漸成了我國企業發展中的瓶頸。

（三）現代企業制度對企業人事檔案工作提出了更高的要求。實踐證明，在市場經濟發展的今天，企業仍然沿用傳統計劃經濟體制下的人事檔案管理模式，已經無法滿足市場經濟條件下人事制度改革及人才競爭、流動頻繁對人事檔案管理的新要求。所以，為了更好地發揮企業人事檔案工作在市場經濟中的作用，各級人事檔案部門要順應時代的發展需要，加快人事管理體制的改革，以知識經濟時代為背景，積極拓展管理職能，使人事檔案工作真正適應企業人力資源管理的新要求，為企業的發展作出新的貢獻。探索現階段人力資源管理轉變的途徑和方法，使企業在激烈競爭中不斷擴展空間和補充動力，實現持續健康地發展，是我國企業人事管理工作面臨的一項新課題。

三、企業人事檔案管理存在的幾個主要問題

（一）管理方式方法比較落后。很大一部分企業人事檔案管理工作仍然采用手工操作，重在收集，簡單地進行分類管理，方法繁瑣，操作起來極為不便，而且效率低，反應慢，由于輕視提供增值服務，大多數企業沒有使用現代化和信息化手段，使檔案信息陳舊，內容單一，日常表現空乏，形式雷同。有些企業配備了計算機作為數據庫，只用來存儲和簡單檢索，信息存儲量太少，所以實用性比較差。從這一點上看，人事檔案管理已經嚴重滯后于人力資源管理的改革。因為人才的錄用和晉升，其人事檔案是重要參考，這對檔案管理工作的主動性和系統性提出了高要求。

（二）檔案材料內容不齊全，信息不真實。企業員工人事檔案應當完整，信息必須準確，這是檔案管理的關鍵指標，但在實際工作中存在許多明顯不足，比如沒有完整收集企業員工檔案中必備的材料，包括學歷證明、技能證書等，導致重要材料缺失，再如鑒別不準確的問題，把一些本來不該歸檔、手續不完備，甚至存在問題的材料歸檔，影響了真實性。再有就是沒能及時整理，及時按規定歸檔，導致無序管理，甚者，一些企業沒有配套相應的基礎設施，材料隨意擺放，檔案管理的環境比較惡劣，加上不少企業對檔案管理這一塊工作不夠重視，制度不嚴，執行不力，管理混亂，檔案的轉入、轉出、查閱等不按正常手續進行，嚴重違反相關規定。

（三）人員素質建設不足。隨著人力資源管理的不斷深入，人事檔案管理手段也相應調整變化，對從業人員提出了知識化、年輕化、專業化等要求，但現實與需求之間存在明顯差距，例如人員配備比例不足，甚至無人管理，或是兼職管理，檔案管理員的素質較低，原則性不夠，不熟悉業務，不踏實，缺少奉獻精神，整體質量不高。

（四）透明度不高。國家管理的人事檔案只面向組織，個人都無法查閱自己的信息，企業在這方面雖有所改進，但開放性還遠遠不夠，這與政務公開、信息公開、公正透明的現代法治精神相違背。

四、改革與創新人事檔案管理的幾個主要措施

（一）決策者重新認識人事檔案管理工作。企業領導層引起高度重視，各部門才會主動支持這項工作，逐漸認識到員工人事檔案的積極作用，用以翔實記載員工的特長興趣和工作閱歷，特別是在本企業的工作表現情況，對其職業生涯成長有極其重要的參考作用，以形成正確判斷，其重要性與員工訪談相當，所以，企業要建立比較完善的人力資源管理體系，必須從人事檔案的整頓和管理做起。

（二）要走制度化和標準化道路，引入現代化的管理理念。檔案管理不能等同于一般的文件管理，這項工作專業性很強，屬于人事機密范疇，服務于人才評估和運用，因此，企業要樹立科學嚴謹的態度，建立一整套行之有效的規章制度和管理條例，嚴格執行，厘定人事檔案的管理范圍和部門職責，通過理順檔案保管、查閱、借用、收集、鑒定歸檔等流程，嚴密監管。隨著科學技術的深入應用，人事檔案管理要采用現代化技術，大面積使用計算機設備存儲信息，建立檢索系統，方便查閱的同時，提高工作效率和資料可靠程度，更有效而廣泛地利用相關社會資源。

（三）要走信息化和資源共享的路線。計算機和互聯網技術迅速發展，信息化已經成為人事檔案管理的普遍發展方向。由于這項工作實質上就是信息管理，利用計算機技術，開發相應的信息軟件，把檔案內容從書面文字轉為數字信息，使用友好的界面進行管理，可以迅速地在不同部門或單位之間傳輸數據，實現人力資源共享，大大提高人事檔案的利用率。而且，該管理系統還能實時跟蹤員工動態，及時更新其近期工作表現和成果，比純手工的人事檔案管理更準確、更及時，記載內容更為完整，幫助企業管理層在盡可能短的時間內準確了解員工情況。這種自動化管理系統的上線，標志著人事檔案管理向現代化管理方式邁出了第一步。

（四）建立區域性人事檔案管理方法。建設區域性的人事檔案管理中心，就是建立包括黨政機關、企事業單位在內的所有人員人事檔案的管理中心，并運用先進的現代化手段對人事檔案進行系統、科學的管理和開發利用，使其更好為現代化建設服務。人事檔案管理中心通過保管、提供利用乃至信息開發等眾多職能，實現服務人才，促進整個社會人才資源的合理配置。區域性檔案管理可以改變單位對人事檔案的占有權，使“單位人”真正變成“社會人”。人事檔案管理中心的建立，從人事檔案管理上使“單位人”向“社會人”的轉變成為了可能。第二，它適應時代的發展。第三，它有利于對人事檔案實體和信息的保護，避免損壞檔案的現象發生。第四，它有利于人事檔案的開發利用。第五，它可節省人力、物力、財力，減輕各用人單位的負擔。

（五）完善企業人事檔案保管和移交制度。近年來，人員流動現象已經演變的越來越嚴重，由人員的大量流動引發的人事檔案管理難也成為企業檔案管理部門關注的焦點。人員的大量流動必然要求企業檔案管理部門完善健全人事檔案的保管和移交制度。在人事調動或職務變動時，有關單位應及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應密切配合，加強聯系，及時催問或索要檔案，避免“無頭檔案”出現；同時個人還應及時向企業索要人事檔案并轉交新單位，保證人事檔案能夠得到及時的補充；此外，檔案管理部門還應定期作好檢查、核對工作，保證人檔一致，防止對人事檔案涂改、銷毀和撤換，確保人事檔案的真實準確性。