高校檔案管理與電子文件歸檔的要點分析

郭湘仁

摘要：高校檔案管理是高校管理工作的一個重要組成部分，對高校教學工作的開展、整個學院的發展具有重要意義。隨著信息化時代的到來，高校各類辦公應用系統的普及，電子文件歸檔問題逐漸凸顯出來。基于這種情況，本文對高校檔案管理工作中針對電子文件歸檔這一方面存在的問題及電子文件歸檔的要點進行了相應分析和探討，以期能為大家提供借鑒與參考。

關鍵詞：高校檔案管理 電子文件歸檔 要點分析

高校電子文件歸檔工作是指高校檔案工作人員利用高校自身開發或購買的、上級部門開發的辦公應用系統所收集、統計、處理、產生的各類信息的電子文件進行鑒定、分類、整理、歸檔、保管、利用等的工作，如電子文書資料。學生的招生、錄取、學歷、學籍資料，教學資料、科研資料、基建資料等的歸檔工作。高校電子文件歸檔工作對于高校的日常運行和未來發展具有重要作用，所以發現高校檔案管理工作在電子文件歸檔這一方面中存在的缺陷，同時規范高校電子文件歸檔工作，才能提高檔案管理質量和效率。

一、高校電子文件歸檔管理工作現存的主要問題

（一）管理制度的缺失

目前，我國高校檔案管理工作普遍存在的一個問題就是檔案管理制度不健全。有些高校領導對檔案工作的重視程度不夠。所以忽視了檔案管理制度的建設，既沒有明確管理人員相應的責任和義務，也沒有建立明確的管理標準、操作準則。這就使得相應的管理人員在工作過程中對于自己的工作責任和內容不明確。影響了檔案管理工作的質量和效率。同時。有些高校沒有針對電子文件制定具體的收集、鑒定、分類、整理、歸檔、保存、利用操作準則，檔案管理人員在進行電子文件歸檔時無章可循。導致電子資料歸檔工作管理混亂，不利于高校電子文件歸檔工作的開展。

（二）管理隊伍的制約

檔案管理人員的綜合素質決定了高校電子檔案管理工作的成果和利用效果。當前高校檔案工作人員大部分都不是檔案專業出生，職業素養不高，工作意識不強，有些高校的檔案工作人員是兼職檔案員，專業能力不夠加上精力有限。難以完成高校的整體檔案管理工作。這就容易導致電子檔案管理不到位，電子歸檔文件催交不及時、不全面，整理不規范等現象，嚴重影響了電子檔案的利用效率。

（三）管理觀念的落后

隨著信息技術的不斷發展，電子辦公應用系統逐漸普及。目前的紙質檔案也是通過電子文件或電子辦公應用系統導出的電子文檔打印而成，如果能將這類電子文件經過分類、整理、歸檔直接導入檔案管理系統，既能方便檔案數字化工作。又能方便檔案部門管理和歸檔部門查閱。但目前高校領導對檔案工作不夠重視，沒有及時更新檔案管理觀念，引進和推行電子檔案管理系統，導致高校的檔案管理方式開始逐漸落后，影響了高校的檔案管理工作的未來發展。

二、高校電子文件歸檔要點分析

（一）建立合理的電子文件歸檔管理體系

高校應根據國家《電子文件歸檔與管理規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標準和規范，結合自身實際情況，制定相應的電子檔案管理辦法。第一。明確機構人員設置、領導職權、設施配備、管理人員及二級管理人員的職責與義務、獎懲機制。建立統一的管理制度和標準，能為電子檔案工作的展開奠定一個良好的基礎。同時，檔案部門加強管理，督促實施，規范指導，對于提升其管理質量具有重要作用。第二，明確電子檔案資料的回收范圍、規范電子檔案的格式。高校的電子檔案資料主要來源于傳統紙質檔案的數字化及高校各類辦公軟件日常運轉中所產生的電子文件資料。檔案管理部門應與各個處室、系部多聯系，給予指導，保障各種電子檔案資源的及時回收、規范回收。

（二）制定統一的電子文件歸檔方法

第一。制定電子文件的鑒定、分類、整理、歸檔、保管、利用的操作準則。電子文件形成部門對文件的價值做出鑒定，檔案管理部門對各種電子文件進行科學合理的分類。同時對各類電子文件的格式嚴格把關。為電子文件歸檔工作奠定基礎。第二，建立高校計算機信息管理網。高校應注重電子文檔信息服務器等管理網的建設和完善，通過相應的管理網絡，實現對電子文件的分類儲存，這樣不僅有利于提高工作效率，同時還能夠實現對各種電子文檔的信息化、精細化管理。從而有效提高管理工作質量和效率。

（三）實行紙質檔案和電子檔案并存的“雙套制”管理

電子文件的不穩定性和易修改性決定了高校應建立電子檔案與紙質檔案并存的“雙套制”管理模式。即所有歸檔的電子文件，必須制成一份紙質文檔保存，并使兩者建立互聯。在日常工作中，檔案管理人員應定期檢查電子存儲載體，定期重新拷貝，以防文件丟損，或做異地存儲、微縮品等，綜合運用兩種文檔存儲和管理方式。確保檔案的完整。

結束語：對于高校檔案管理工作來說。電子文件歸檔是一項系統性的工作。針對高校電子檔案管理工作現狀，采取有效的策略，制定相應的電子檔案管理辦法、操作準則，提高檔案工作人員業務素養，引進電子檔案管理系統，不斷推進相應工作，才能有效提高電子檔案管理質量，促進高校的未來發展。