醫院人事檔案高效性和規范性路徑研究

李麗華

摘要：醫院人事檔案包含內容廣泛，主要涵射工作表現、專業能力、政治面貌以及社會關系等方面。在醫療體制改革全面化普及的現階段，醫院人事管理工作成效與醫院工作績效呈現出正相關的關系。其中如何對醫院人事檔案實現全局化控制，如何推動檔案朝著規范性和高效性的方向前進，是現階段醫院人事檔案學術研究領域和實踐工作領域重點關注的命題。正是基于以上背景，有必要以規范性和高效性為目標，以現代管理方式為有力抓手，對這一領域進行探討，推動人事檔案管理與醫院其他工作實踐接軌。

關鍵詞：管理體制；醫院人事；規范化；真實性；高效化

醫院工作人員履職工作和履職能力都詳細記載在人事檔案中，人事檔案是醫院拓寬選人用人思維的重要憑證。現階段，醫療工作呈現出復雜性、系統性和長期性的特征，醫院需要從選人用人上來優化人力資源結構，進而更好地服務社會大眾，更好地為社會大眾提供先進的醫療服務。同時，某一工作人員在某一專業領域研究愈發深入，其工作能力就會不斷提升。人事檔案作為記錄醫院工作人員工作能力提升，能夠幫助醫院快速安排合適的工作人員到合適的崗位任職，進而實現資源利用效率的最大化，最大限度節省在人力資本上的開支。筆者立足于規范性和高效性這一生態視域，重點分析醫院人事檔案管理中的困境，并摸索相應的規律，希望能夠推動醫院人事檔案管理工作在系統化、現代化和規范化的軌道上運行。

一、醫院人事檔案管理概況

在探討這一命題前，有必要從檔案學的角度對這一命題做一個界定。有學者認為醫院人事檔案就是反映醫院人事信息，與醫院人事信息呈現相關性的所有信息資源的總和。有學者則認為醫院人事檔案是一種個體身份憑證，主要是服務于醫院人事制度的信息資源。筆者認為醫院人事檔案的概念是一個不斷演進與發展的過程，其包括的內容十分廣泛，包含的內容也具有人身專屬性，專屬于某一醫院工作人員。但主要還是為了幫助醫院進行選人用人，幫助醫院能夠提升人力資源利用效率和質量。醫院人事檔案管理則是由醫院專人對上述與人事有關的信息進行收集、分析并利用的進程。從現代檔案管理學和人力資源學的角度進行分析，可以得出醫院人事檔案管理具有一定的特性。

第一，管理方式的機密性。醫院人事檔案并不屬于醫院信息公開的范疇，這是因為人事檔案中包含許多醫院工作人員的個人隱私，其中一些個人經歷直接或間接反映了某些重大歷史事件。這些信息資源都必須依照相關規定由專門部門保管，且管理方式具有機密性。

第二，管理方式的嚴格性。人事信息的真實性、原始性是人事檔案存在價值的基石，人事信息一旦出現錯誤或者與實際不符，就會導致醫院做出錯誤的人事安排，影響到人事工作的公平性和合理性。同時，醫院工作與群眾健康領域相關，用人錯誤可能引發嚴重的后果，進而醫院需要承擔巨大的風險和責任。正是由于這一原因，醫院人事檔案管理更為嚴格，否認管理方式嚴格性將會人為弱化人事檔案的價值，發生檔案竊取、篡改和作假的事件。

第三，管理方式的動態性。人事檔案管理所屬于管理學這一大范疇，管理學理論研究的深入以及現代科技的迅猛發揮在那都會導致管理方式變化，管理方式會朝著更加集成化、高效化和規范化的方向發展。正是基于此，醫院人事檔案管理在不同時代內涵不同，管理手段也不同，長期處于一個動態發展的進程當中。

二、醫院人事檔案管理困境

（一）信息化建設滯后

現階段，部分醫院信息化建設的滯后。首先，部分醫院仍然以手工管理為主，對醫院的人事信息難以進行集成化和高效化處理，無法利用有限的人力、財力和物力實現資源利用效率的最大化。這就導致檔案管理人員很可能付出了艱辛勞動，但不能取得很好的檔案管理成效。其次，有些醫院雖然將信息技術運用到人事檔案管理中，但是缺乏統一的規劃和總體的領導，不能系統的將人事檔案進行錄入并備份，在人事檔案丟失或者損壞時，需要重新收集人事檔案，信息建設仍然停留在低水平、低效率的階段。最后，部分醫院對數字人事檔案的管理格式不統一，導致檔案管理系統難以集中對數字檔案進行管理，需要人工轉化成統一格式后才能進行集中化管理和利用。

（二）檔案管理不規范

人事檔案管理工作并不是簡單地將人事信息進行收集并歸納，而是要做到審核認真、編排有序、分類正確和裝訂整齊。實踐中，部分醫院檔案管理人員在鑒定和審核人事材料時，不能按照時間主線進行審核，審核思維不夠嚴密和嚴謹，鑒定思維欠缺邏輯性，導致部分錯誤信息仍然留在原始檔案中，后期更不會想起要對這些信息進行重新鑒別。除此之外，編排無序、分類錯誤和裝訂不整也是實踐中較為常見的情形，這其中固然有工作人員工作思維不嚴謹，規范化、高效化和標準化意識不強的因素在里面，但更多的是管理體制上存在漏洞，沒有形成“條塊結合、以點帶面”的編排體制，管理人員大多依據工作慣例和工作經驗來管理人事檔案，自然缺乏規范性、高效性和標準性。

三、優化醫院人事檔案管理的對策

（一）信息化建設的加強

首先，要提升檔案管理成效，實現效率和質量的齊頭迸進，有必要利用信息技術來實現檔案管理的集成化和科學化。信息技術的迅猛發展為醫院人事檔案備份提供了可行性的思路和路徑。筆者認為醫院應當購置處理數據能力較強的檔案管理系統，集中批次對人事檔案進行數字化錄入和數字化處理，減少檔案管理人員的管理負擔。同時，信息技術融入到醫院人事檔案管理后，只需要傳輸相應的數據就能實現人事檔案的流通、借閱與利用，加快了檔案部門與其他部門的溝通步伐。其次，為了集中批次對醫院人事檔案進行管理，有必要統一數字化處理格式，筆者建議統一采用pdf的數字轉化格式，防止不同word版本打開時排版的錯亂，也能使打印出的人事檔案信息更加清晰。最后，推動檔案服務體系向著網絡化的方向發展，逐級建立人事檔案管理網絡，在互聯網上實現人事檔案利用、調用和參考的一站式服務，提升利用質量和效率，縮短傳輸環節。

（二）管理體制的健全

一方面，以“明確工作重點，強化服務意識”為基點來健全管理體制。醫院應當構建“分步驟、雙重審核”的審核鑒定機制，培養檔案管理人員樹立嚴謹和邏輯的審核思維，使審核鑒定工作更為規范化。同時，要構建雙重審核機制，對于涉及政治背景、學歷背景以及專業能力等重點內容要審核兩次。實行交叉審核的機制，同一人事檔案又不同的檔案管理人員進行審核，減少審核時出現紕漏的幾率。另一方面，構建“條塊結合、以點帶面”的編排體制，細化人事檔案管理的工作環節，按照系統化的方式來細化工作環節，使檔案整理工作更加有條理。同時，醫院要創建符合醫院特點的培訓機制，加強人才隊伍培養建設。檔案管理人員的綜合素質很大程度上影響甚至決定了人事檔案管理成效。無論多么優良的管理體制，最終都需要管理人員來具體實施。因此，有必要從理論素養、信息技術以及現代檔案管理理論等幾個方面來加強對醫院檔案管理人員的培訓。

四、結語

未來醫院人事檔案制度會繼續深化，在深化過程中也需要攻克愈來愈多的難題，這是事物發展規律的體現，也是醫院人事檔案制度必經過程。在人事檔案制度改革過程中，我們必須要找出那些與改革不相適應的因素，有目的性的提出優化對策，進而滿足新形勢下人事檔案工作需求。通過本研究，筆者認為，如何把握人事檔案制度改革的發展趨勢和發展規律，很大程度上是檔案管理人員在實踐中摸索出來的，也是通過檔案管理的內容與成果體現出來的。筆者相信檔案管理人員強化意識和創新意識的提升，醫院檔案事業會更加多樣化、規范化和高效化，邁向一個嶄新的發展階段。

參考文獻

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