創(chuàng)新管理理念做好新時期高校院系辦公室管理工作的研究

摘要：隨著時代的進步，在高校院系行政管理中，作為管理的重要環(huán)節(jié)，院系辦公為師生服務，與教學安排及學生管理等工作聯系緊密，因而院系辦公室正常開展工作，對準確傳達高校文件精神、提升教學質量具有深遠意義。但目前，我國高校院系工作還存在很多缺陷，對高校健康發(fā)展造成了很大的影響。基于此，本文主要論述了新時期，高校院系創(chuàng)新管理理念，做好辦公室管理工作的相關知識，僅供參考。

關鍵詞：創(chuàng)新管理理念；高校院系；辦公室管理

引言：新時期，社會經濟的快速發(fā)展，現代科技水平不斷提高，促使社會各行業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化，尤其是管理技術與科學方面的變革，為各行業(yè)帶來了新的發(fā)展機遇。同時，國家大力推行教育改革，在此過程中，高等教育快速發(fā)展，從而對院校管理水平提出了新的要求。高校辦公室管理以教學與學生管理為主，為了更好的適應新形勢變化，高校院系應用創(chuàng)新管理理念，提高辦公室管理水平，顯得尤為重要。

一、新時期，高校院系辦公室管理工作熱點

（1）服務性。這也是高校院系辦公室管理工作的基本特點。院系辦公室管理工作，為學校與院系教學目標的實現提供了基礎保障，其旨在秉承教學規(guī)律與管理原則，以管理育人的理念，熱情而周到地位全校師生提供全面服務。其服務質量是院系辦公室管理工作的重要衡量標準。（2）綜合性。作為院系綜合辦事與服務機構，院系辦公室是黨政領導與職權管理的綜合性機構，其工作內容與文秘、會務、信訪、財會、網絡、外聯、公用房及設備、統計及后勤保障等密切相關；其有非常寬泛的工作職能，比如參謀、協調與管理、服務等。新形勢下，院系獨立承擔交科研、服務社會與傳承文化等職責，日常建設中，出現的很多的新問題與事物，需要辦公室負責處理。（3）時間性。辦公室工作任務時間節(jié)點明確，很多屬于上級或其它職能部門安排的緊急任務，強調任務完成的最后時間點，有明顯的時效性。另外，院系辦公室屬于中心樞紐，需要處理各類突發(fā)事件。在此過程中，辦公室要反應快速，急事急辦甚至特事特辦，將各方面關系與利益協調處理好。（4）協調性。高校行政管理中院校辦公室屬于基層辦事機構，其工作不但要面對院校相關職能部門與領導機關，還要對所有師生負責。確保準確而及時地進行上通下達、下情上饋，有效開展各項工作。協調處理好各方面關系，加強溝通與協作。

二、新時期高校院系辦公室管理工作的困境

2.1工作復雜，頭緒多

新時期，高校院系辦公室管理工作自身特點與發(fā)展，時期工作業(yè)務范圍廣且復雜，有很多頭緒。隨著工作內容的逐步細化與專業(yè)化，事無巨細，且要一絲不茍的完成，而在此過程中需要耗費大量時間與精力。此種背景下，辦公室管理工作中，建章立制無從談起，科學管理缺乏有效性，工作人員極易出現“疲于應付”的局面，使得辦公室管理工作失去其本質目標，工作積極與創(chuàng)新性亟待提高。

2.2人員綜合素養(yǎng)不高，結構配置不合理

首先，辦公室工作人員專業(yè)性有待提高，管理、教育或文秘專業(yè)人才緊缺。其次，工作人員整體學歷水平不高，相較之師資隊伍，職稱水平偏低。再次，工作人員不重視自身繼續(xù)教育，培訓機會不多，自身缺乏自我提高意識。其實，辦公室工作人員應該全面認識高校教科研等管理工作，了解院系各項行政管理工作內容與流程，同時還要具備信息及管理藝術等專業(yè)知識。

2.3信息化管理水平偏低

現階段，高校院系辦公室管理工作中，信息化管理水平比較低，亟待提高協同辦公性。首先，硬件建設，部分高校院系辦公室辦公設備設施比較落后。其次，軟件建設，沒有應用先進與完善的軟件系統，使用效率低，亦或是軟件功能以文件流轉為主，信息交流、共享及協同辦公等作用發(fā)揮不充分。最后，專業(yè)信息化管理人員配備不足，一般由其它辦公室人員兼任，在時間與技術等方面，無法保障信息化建設水平。

2.4激勵獎懲機制不完善

作為事業(yè)單位，高校院系辦公室“在編”工作人員，意味著有“鐵飯碗”。雖然事業(yè)單位積極推行聘用制改革，但受各方面因素影響，體制改革并不理想，同時辦公室工作內容復雜，事無巨細，無法像其他老師一樣可以申請研究課題，故長此以往，人員對工作產生厭倦心理。此種情況下，如果不盡快制定相關激勵政策，人員內心就會形成“得過且過”等消極情緒。雖然很多高校在學期末，都會測評行政人員工作表現，但大多以傳統德能勤績等標準為主，剛性考核指標的缺失，無法全面了解并客觀評價人員工作表現。另外，這一傳統評價模式個人感情色彩中，對很多兢兢業(yè)業(yè)工作的員工工作積極性造成了挫傷。

三、新時期，創(chuàng)新管理理念高校院系辦公室管理工作的建議

3.1堅持以人為本

新時期，高校院系辦公管理工作中，要強化以人為本理念，加強人才培養(yǎng)。日常工作中，明確辦公室工作人員主體地位，創(chuàng)造平等和諧的人際氛圍，確保且全身心投入工作。同時，還要考慮并尊重員工個體發(fā)展需求，為其提供發(fā)揮創(chuàng)造與主觀能動性的平臺，創(chuàng)新工作管理的基礎上，推動辦公室實現和諧發(fā)展。

3.2加強育人管理

提高辦公室工作人員綜合素養(yǎng)，為管理工作提供保障。因而首先要對工作人員加強教育與學習，引導院系辦公室員工牢固樹立全身心服務于教科研工作的思想，在日常工作中，加強育人管理與服務，為教學第一線與師生做實事、辦好事，以此提供熱忱、優(yōu)質與高效的服務。其次，積極接受各類學習與培訓手段，鼓勵辦公室員工認真學習先進教育理論與院系專業(yè)知識，掌握行政管理、秘書、公共關系及辦公自動化等領域知識，在寒暑假時期，積極參加短訓班或去其它院校參觀交流。在此基礎上，確保辦公室工作人員全面提高自身業(yè)務素養(yǎng)與管理水平。

3.3規(guī)范各項規(guī)章制度

一方面，高校院系辦公室，要結合工作內容的改變，對工作崗位與職責進行合理劃分。分門別類地將辦公室各項工作落實到人，實現崗位到人與責任到人的目標，以防出現責任混亂或與實際工作不相符等現象。另一方面，建立健全監(jiān)督、考核與獎懲等機制，全面落實崗位職責，在此基礎上激發(fā)辦公室工作人員地工作潛能，更好地完成本職工作。另外，完善各項辦事規(guī)則，嚴格執(zhí)行辦事、辦文及辦會等相關流程，確保事事有章可循，從而科學、合理與規(guī)范化地開展各項工作。

3.4加強知識、信息的共享與交流，成立組織學習機制

新時期，高校院系辦公室管理工作中，加強個人學習的同時，有意識地構建辦公室共同學習氛圍，形成良好的共同學習機制。重視“終身學習”，即辦公室工作人員必須要養(yǎng)成良好的終身學習習慣；重視“全員學習”，即辦公室各階層人員要全身心投入學習，特別是管理決策層，其直接影響到組織未來發(fā)展，深入學習顯得尤為重要；重視“全過程學習”：即在整個組織系統運行過程中，要貫穿學習理念。同時，通過定期輪崗或集中培訓等形式，加強知識與信息的共享、交流也是十分必要的。

結束語：綜上所述，隨著教育改革的深入推進，高校快速發(fā)展的同時，創(chuàng)新并改革自身管理工作，以此順應高校發(fā)展趨勢。高校院系辦公室管理工作中，創(chuàng)新管理理念，對社會穩(wěn)定發(fā)展非常重要。此種背景下，高校院系辦公室管理工作中，積極創(chuàng)新管理理念，以此更好地滿足高校院系辦公室管理工作改革需求，為提高高校院系辦公室管理工作水平與效率，推動高校穩(wěn)定發(fā)展，提供重要的保障。未來高校院系辦公室管理工作中，創(chuàng)新管理理念，將是時代發(fā)展的必然趨勢。

參考文獻

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[2]王勇.淺議高校院系辦公室管理中存在的問題及優(yōu)化策略[J].吉林工程技術師范學院學報，2016，32（01）：61-62.

作者簡介：杜薇，女，1975年11月9日，漢族，籍貫：江蘇徐州，學歷：本科，職稱：助理研究員，研究方向：教育管理。