淺析如何提升辦公室綜合事務(wù)管理水平

黃明義

摘要：本篇文章首先對(duì)加強(qiáng)辦公室管理的目的進(jìn)行闡述，從工作人員、相關(guān)體系兩個(gè)方面入手，對(duì)辦公室綜合事務(wù)管理現(xiàn)狀進(jìn)行解析，并以此為依據(jù)，提出提升辦公室綜合事務(wù)管理水平優(yōu)化對(duì)策。

關(guān)鍵詞：辦公室；綜合事務(wù)；管理水平

一、引言

從辦公室自身角度來說，其作為一項(xiàng)綜合性事務(wù)管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)也是企業(yè)的核心環(huán)節(jié)。在當(dāng)前企業(yè)各個(gè)部門中，辦公室在其中依舊占據(jù)重要位置，并且含有較強(qiáng)的提升空間。在這種情況下，要求辦公室工作人員嚴(yán)格要求自身，端正工作態(tài)度，全面提高自身綜合素養(yǎng)和職責(zé)道德水平，在落實(shí)好辦公室綜合事務(wù)管理工作的條件下，給企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供良好保障。

二、加強(qiáng)辦公室管理的目的

通常情況下，辦公室作為企業(yè)順利運(yùn)營的綜合性管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)其管理水平將會(huì)給企業(yè)各項(xiàng)工作的順利落實(shí)帶來直接影響。當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)水平的逐漸提升，辦公室管理憑借自身特有特性引導(dǎo)著企業(yè)管理模式的優(yōu)化和創(chuàng)新。并且，辦公室管理改革和創(chuàng)新不斷會(huì)給其可以管理水平帶來影響，在某種程度上也會(huì)阻礙企業(yè)的今后發(fā)展[1]。

通過全面落實(shí)辦公室管理工作，提升辦公室綜合管理水平，能能夠有效確保企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的規(guī)范性和統(tǒng)一性，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)以及業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)起到了保障效果。辦公室綜合事務(wù)管理水平將會(huì)給企業(yè)整體效益獲取和自身形象起到?jīng)Q定性作用。現(xiàn)階段，辦公室綜合事務(wù)管理以及得到了社會(huì)的廣泛關(guān)注，并朝著現(xiàn)代化和完善化的趨勢(shì)發(fā)展。在日新月異的當(dāng)前，通過加強(qiáng)辦公室綜合事務(wù)管理，能夠?qū)⑵髽I(yè)日常運(yùn)營環(huán)節(jié)中各項(xiàng)問題進(jìn)行處理，保證各項(xiàng)工作有序落實(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益的最優(yōu)化，給企業(yè)的健康發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。綜合辦公室工作流程見圖1：

三、辦公室綜合事務(wù)管理現(xiàn)狀

3.1工作人員方面

通常來說，辦公室工作的職責(zé)在于協(xié)作企業(yè)各個(gè)部門各項(xiàng)工作的有序開展，以此促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的改善，發(fā)展和規(guī)范辦公室綜合事務(wù)管理。但是從實(shí)際情況來說，即便企業(yè)在對(duì)應(yīng)部門設(shè)定的過程中，沒有給予辦公室工作高度注重，因?yàn)樯霞?jí)部門的注重力度不高，導(dǎo)致在落實(shí)辦公室綜合事務(wù)管理工作時(shí)將會(huì)面臨諸多漏洞。例如，人員分配存在缺失，大部分辦公室工作人員存在身兼多職的狀況。在這種情況下，不但加劇了辦公室工作人員自身壓力，同時(shí)還給其增加了精神上的負(fù)擔(dān)，從而使得其工作積極性逐漸消減。并且，因?yàn)榻鼛啄陙泶蟛糠制髽I(yè)職工呈現(xiàn)出年輕化特性，其工作經(jīng)驗(yàn)較為匱乏，再加上年齡層次比較少，工作集中性不高，受到外界影響影響比較大，不具備較強(qiáng)的職責(zé)意識(shí)和使命感，這給辦公室綜合事務(wù)管理工作的落實(shí)帶來約制[2]。

3.2相關(guān)體系方面

高效的辦公室工作能夠保證整體工作的完善性和統(tǒng)一性，然而從目前情況來說，大部分企業(yè)辦公室工作常常會(huì)面臨工作規(guī)劃不合理，部門職責(zé)不清晰、突發(fā)現(xiàn)象處理不及時(shí)等狀況，而導(dǎo)致這些問題出現(xiàn)的主要因素在于缺少完善的工作體系，甚至部分企業(yè)即便設(shè)定了辦公室工作體系，但是沒有將其執(zhí)行到實(shí)處，給辦公室綜合事務(wù)水平的發(fā)揮造成影響。正是因?yàn)榇嬖谥T多不規(guī)范流程和環(huán)節(jié)，使得辦公室整體工作水平偏低，在給企業(yè)核心工作開展帶來阻礙的同時(shí)，也會(huì)給企業(yè)整體運(yùn)營效益造成影響，使得企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益大打折扣。

四、提升辦公室綜合事務(wù)管理水平的優(yōu)化對(duì)策

4.1優(yōu)化辦公室管理理念

首先，樹立良好的全局意識(shí)。辦公室工作人員不但要具備謀大局、思大勢(shì)的思想理念，在面臨較為繁瑣的現(xiàn)象時(shí)，能夠妥善處理，在思考以及處理問題的過程中，可以從整體角度入手，服從企業(yè)整體部署，在日常環(huán)節(jié)中，樹立良好的管理思想和理念，保證企業(yè)各個(gè)部門以及人員之間充分協(xié)調(diào)，以此形成合力，顧全大局，給辦公室各項(xiàng)工作開展提供條件[3]。其次，提升工作效率素養(yǎng)。辦公室優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提依據(jù)在于提升工作效率，辦公室工作人員需要銘記工作效率作為企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)順利運(yùn)營的依據(jù)，企業(yè)只有秉持良好的工作態(tài)度和意識(shí)，才能實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。因此，各項(xiàng)工作均要樹立良好的工作意識(shí)，以此促進(jìn)效益和效率的高度統(tǒng)一。

4.2科學(xué)選擇辦公室管理方式

辦公室作為各項(xiàng)工作處理事務(wù)的主要場(chǎng)所，給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基層機(jī)人員之間交流提供平臺(tái)。在當(dāng)前管理理念引導(dǎo)下，不管各項(xiàng)工作還是事務(wù)，都要結(jié)合事務(wù)所在各個(gè)環(huán)節(jié)中的職責(zé)主體和基本標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。在辦公室日常活動(dòng)中，需要對(duì)各項(xiàng)工作流程是否完善進(jìn)行思考，并結(jié)合各個(gè)職責(zé)實(shí)現(xiàn)規(guī)范劃分。辦公室主要職責(zé)在于輔助決策設(shè)定方面，也就是利用決策的方式對(duì)導(dǎo)向和考核等流程加以完善，并緊抓決策之前的調(diào)查探究，提出對(duì)應(yīng)的決策建議，做好決策之后的宣傳和反饋工作，并結(jié)合辦公室自身職責(zé)，實(shí)現(xiàn)信息調(diào)研和管理流程的設(shè)定，以此確保各項(xiàng)工作可以有序進(jìn)行。

4.3加強(qiáng)公室人員結(jié)構(gòu)和工作流程設(shè)置

任何企業(yè)為了能夠在市場(chǎng)中占據(jù)穩(wěn)定地位，就要確保其具備可持續(xù)發(fā)展的實(shí)力和優(yōu)勢(shì)，這就要求結(jié)合實(shí)際情況，做好辦公室人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化工作，并科學(xué)設(shè)定工作流程，只有這樣，才能從基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)辦公室綜合事務(wù)管理水平的提升，確保管理方式的規(guī)范性和合理性。在進(jìn)行管理內(nèi)容梳理和設(shè)定的過程中，還要保證管理框架的完善性，從篩選辦公室工作人員角度出發(fā)，科學(xué)設(shè)定引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，確保辦公室人員綜合素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)辦公室人員結(jié)構(gòu)完善，促進(jìn)辦公室管理團(tuán)隊(duì)水平的提高。除此之外，辦公室綜合事務(wù)管理作為企業(yè)各項(xiàng)管理內(nèi)容的縮影形式，但是其也是企業(yè)形象的依據(jù)，企業(yè)綜合事務(wù)管理工作內(nèi)容即便既繁瑣，數(shù)量又多，但是其大多數(shù)內(nèi)容在各個(gè)層級(jí)上均涉及了企業(yè)重要機(jī)密。因此，通過科學(xué)設(shè)定企業(yè)工作流程，可以讓企業(yè)朝著規(guī)范化的趨勢(shì)發(fā)展。人力資源管理示意圖見圖2：

4.4完善崗位責(zé)任體系

在進(jìn)行崗位職責(zé)體系設(shè)定的過程中，需要結(jié)合定崗、定責(zé)等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。結(jié)合辦公室工作職責(zé)和流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)對(duì)應(yīng)崗位的設(shè)定。其中，定責(zé)主要指對(duì)各個(gè)崗位的職責(zé)加以確定，保證各項(xiàng)工作的充分銜接，實(shí)現(xiàn)分工分明，各盡其職，相互配合[4]。此外，企業(yè)還要科學(xué)設(shè)定對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，也就是根據(jù)局部功能來迎合人性化工作需求，把各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)分配到各個(gè)崗位中，合理建立具體工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和崗位細(xì)則。

五、結(jié)束語

總而言之，不管是針對(duì)政府部門來說，還是基礎(chǔ)企業(yè)，辦公室在其中發(fā)揮著重要作用。而辦公室綜合事務(wù)管理水平將直接影響其今后發(fā)展。因此，企業(yè)需要給予辦公室綜合事務(wù)管理工作高度注重，全面提升辦公室綜合事務(wù)管理水平，實(shí)現(xiàn)辦公室綜合事務(wù)管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化，應(yīng)用科學(xué)管理方式，優(yōu)化管理體系，促進(jìn)辦公室管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]秦曉霞.如何做好新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理[J].中外企業(yè)家，2018（12）：83-85.

[2]楊慶紅，張貞.淺析如何提升辦公室綜合事務(wù)管理水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：11.

[3]向晶.淺談做好企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理[J].低碳世界，2017（05）：261-262.

[4]李威.對(duì)企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)及探討[J].低碳世界，2014（13）：298-299.