對高校學業預警管理檔案建設的思考

王欣 王瑞娜

【摘要】學業預警機制是高校教學管理中的新模式，對于促進高校教學質量發展起著積極的作用。學業預警管理檔案對于完善學業預警體系，規范學業預警工作，提高高校人才培養質量提供了重要的保障。

【關鍵詞】學業預警；檔案；檔案管理

目前全國高?；旧隙紝嵭辛藢W分制培養方案，要求學生必須在規定的年限內取得規定的學分，才能畢業。許多高校每學期或每學年都會統計規定期限內學分修讀情況，未修夠學分比例若達到預警規定，學校會提出學業預警。也就是通過預先發出警報，便于預警主體做出相應的對策性決定。學業預警機制是指高校在學生學業管理工作中，及早發現和識別學生潛在的和現實的學業問題并向其本人和家長告知，警示可能發生的不良后果，通過學?！獙W生—家長三方之間的溝通與協作，根據學生的實際情況采取相應措施，幫助學生提高學習成績，順利完成學業的一種管理制度。預警機制可以看作是一種信息溝通和危機干預機制，為進一步提升人才培養質量，提高整體教學管理水平起著積極的作用。學業預警體系包含三個模塊：學業預警、學業援助、學業預警檔案建設。

一、學業預警

（一）學業預警時間和預警對象。學業預警應該分為事前干預和事后預警。事前學業預警是常抓不懈的工作，班主任和任課老師需要在平時工作中及時關注學生學習狀態，給予學習困難同學關心和幫助，借助各方力量對其學習狀態進行提前干預，比如同一寢室的同學互相督促，指定專人輔導，監督經常曠課學生的課堂出勤情況，及時進行談話教育。從日常的教學工作中真正體現高校教育“以生為本”的教育理念。事后預警，也就是在每學期或每學年考試結束后，對當學期或當學年學生所獲得學分進行統計，如達不到所規定的最低要求，給予預警。所以，可以看出，事前干預的對象可以是全體學生，而事后預警的對象是個別學生或者學業困難學生。

（二）確定預警等級。對于學業成績不達標的學生，傳統的處理方式是在期末考試結束后，對學生的考試成績及學分獲得情況進行統計，準確地統計出學業預警范圍學生的信息，提供給學院學生工作辦公室。由班主任或輔導員將《學生學業預警通知單》以適當的形式交給學生家長，幫助家長了解孩子在校的學習情況，通過家長的配合做好教育工作。這種程度的預警視為黃色預警。每學期開學補考后，再次匯總統計學生前一學年或學期所獲得學分情況，如還低于學校規定的比例，則進入學業預警紅色等級，可視情況邀請家長到學校面談，對于學生下一步學業發展進行規劃和商談，從為學生未來學業發展、職業生涯發展著想的視角認真處理學業預警的后果。

（三）學業預警溝通機制。學生學業預警機制工作的環節多、工作量大、戰線長、涉及人員多、既包括學生本人，又涉及到學院領導、任課老師、班主任、學生管理部門、教學管理部門等等，因此對于預警信息的溝通交流，應采取多種信息渠道來進行，溝通渠道是否暢通、溝通方式是否妥當都影響到溝通的效果和預警的意義。溝通方式可以豐富一些，可利用面談、電子郵件和電話等傳統方式；也可用微信、QQ群等網絡聊天工具和交流平臺進行多維度、多手段的溝通交流；還可以經常關注學生的微信群等的使用，及時了解學生的思想動態。同時還要考慮學生的個性差異，采取合適的溝通方式，才能取得學生的信任。在跟家長交流時，要考慮家長的心情和接受程度，與家長了解學生以往的學習風格和學習習慣等，希望家長給予學生支持，而不是給予壓力和批評，尋求家長的配合共同幫助學生。在與受預警學生進行學業預警談話，一般情況下，最好進行個別談話，要尊重學生的個性和能力差異，應本著關愛學生、理解學生的真誠態度交談，了解學生對于學習的真實心理，幫學生查找問題和原因，要給受到紅色預警的學生指出學業預警的可能后果，并有針對性地幫助其制訂下一步學習計劃，樹立新的學習目標。這是學業預警最重要的環節，是學業預警能否取得實效的關鍵。另外，還需要班主任與任課老師溝通，了解學生對課程的認識、接受程度，對學習的態度，了解其學業出現問題的真正原因。多方位的良性溝通可以形成學生、家庭、學校間積極互動的良好局面。

二、學業援助幫扶計劃

在全方位溝通的基礎上，班主任或輔導員業已了解受預警學生的整體學習狀態和影響因素，然后制定幫扶計劃進行學業援助，這是關鍵所在。學業預警與幫扶體系涉及到學院、輔導員或班主任、任課教師、家長以及心理中心、學習援助中心等多方的密切配合，需要構建一個領導有力、執行有效的組織系統。學院內部，應成立學業預警與援助小組，根據學院的具體情況，由分管院長負責，以教學管理人員、學生輔導員、班主任、任課教師為成員，有心理咨詢老師、班級學生干部、家長等參與其中，制定《**學院學生學業預警與學業援助實施方案》，指導學業援助工作的順利執行。

（一）心理援助。學生的學業發展與心理發展密切相關，身心健康是進行社會活動的保障。心理學的實踐意義在于揭示心理現象的規律，并幫助人們運用心理規律，去指導、預測以及控制人的行為。運用心理學理論和方法，可以幫助解決學生的學習和行為問題，科學學習，有助于提高學習效率。因此可以立足于學生的學習本質，將心理學的理論應用于學業預警機制，用科學的思維方式、記憶方法、學習策略、學習技巧等指導學生學習過程，提高學習成績。而學業預警學生更需要心理學理論的指導，明確學習目的，增強其學習的主動性和能動性。此外對于有心理障礙或其他心理問題的預警學生，應及時與學校心理咨詢中心聯系，由專職心理輔導員進行心理咨詢與心理疏導，幫助他們正確認識自己，調適個人心理，積極面對自己的學習問題。

（二）學業幫扶。預警是要幫助學生及時認識自己的學習問題，找出原因，及早采取措施糾正偏差，降低不能順利畢業的風險。因此，采取有針對性的學業幫扶措施，是學生學業預警工作的重要組成部分。首先，班里應組成幫扶對子，學習優秀的學生對其進行學業上的輔導，還包括監督其上課情況，規范其學習習慣。其次，任課教師需加強預警學生的重修輔導，促使學生掌握課程知識。學業預警機制的成效取決于預警學生的主觀能動性，教師要激發學生的學習動力，從而提高預警學生的成功轉化率。

三、建立預警管理檔案體系

為了將學業預警和學業援助工作落到實處，實際工作當中產生了很多材料，是學業預警和學業幫扶過程實際工作的體現，這些材料跟蹤記錄了學校、家長和學生本人在這一管理活動中的參與程度、動態變化和學生學業成績的轉化。應該說，建立學業預警工作檔案，是對教學管理檔案和學生管理工作檔案體系的完善，利用好學生學業預警檔案對于促進教學質量發展也有積極意義。

（一）建立學業預警和學業援助手冊。為了更好地完善預警工作機制，各二級學院應建立預警學生動態的、持續的檔案資料庫，全方位收集相關材料并匯總成冊，這些材料包括：《**專業培養方案》《**學院學生學業預警與學業援助實施方案》、學生學業成績單、學生學業預警通知書（含回執）、學業預警談話記錄、學業預警幫扶協議書、學業援助幫扶談話記錄、受預警學生學業改進計劃、受預警學生學業狀況與幫扶情況記錄（含課程、任課老師、幫扶次數、幫扶時間、幫扶內容、重修成績等信息）等等。這些一手的資料可以為規范學業預警工作、督促班主任持續跟蹤預警學生的日常學習、加強與家長的長效溝通、跟進和促進預警學生的學業轉化提供支持。該檔案材料或使用活頁填寫后匯集起來，或成冊印制后發放使用。學業預警和學業援助手冊應設置不少于一個學期（學年）的內容，自學生第一次受學業預警時使用，主要是為了動態追蹤預警學生的學業變化狀況，分析存在的原因與障礙，創新學業輔導方法，總結學業預警工作中的問題，提高過程管理效率，改善預警學生學業援助的質量。另外對于那些不能順利畢業的結業生，也要進入預警學生檔案庫，以便在未來的彈性學年內結業生能按時回到學校參加重修完成學業。通過檔案庫的建立，能很好地總結和反思目前的預警工作還存在哪些不足，以便及時總結經驗和完善相關管理制度，為今后的預警工作取得更好的效果奠定良好基礎。

（二）學業預警檔案信息化管理。許多高校學生預警檔案信息多是手工填錄，檔案材料多為紙質載體，還是不能實現預警的終極目的——控制和預防。隨著大數據時代的到來，利用信息技術對數據進行管理和處理，獲得有價值的信息，是形勢所趨。對于學業預警工作來講，預警檔案的形成非常重要。建立學校預警學生數據庫，是高等學校教學管理檔案信息化建設的提升。通過數據庫的建立，可以對學生學業預警學習狀況作數據分析，進而分析受預警學生心理與行為特點，對其未來學業發展走向做預測，幫助班主任或任課老師提前做好學業干預，對受預警學生本人再次預警，以及對其他學生學業不良情況的發生予以控制。目前，高等學校都已經建立教務管理系統，可以利用教務管理系統建設學業預警數據庫。在教務管理系統中增加學業預警模塊，以每一學期為單位，在系統中設置達到預警條件的學分比例，如每學期獲得學分占該學期應修學分的1/2時，即自動進入預警學生數據庫，學生可以在預警模塊查詢自己不及格課程的學分數、未取得學分的課程名稱、已獲得學分數、應修讀學分數等，學生進行補考和重修的成績也將進入該數據庫。另外在學生個人系統界面顯示預警狀態（“學業預警中”或“預警結束”），既保密又起到了警示作用。除了預警學生可以自查外，學院主管領導、教學秘書、班主任也可通過此系統查詢到歷次學業預警學生的名單以及預警的具體信息，也可以從經年的數據評估預警學生不及格課程的設置是否合理等情況，作為教師調整教學方法或創新教學思維的參考。此外，許多高等學校已開發教務管理APP等信息服務軟件，方便師生在手機上進行查詢等活動，可以嘗試在學生查詢權限中添加學業預警信息查詢。

學業預警機制是通過建立學校、學生、家長三位一體共同協作的方式，提高大學生學業水平的管理機制，是高等學校進行人性化管理的重要體現。未來，教育工作者們還需繼續探索和創新學業預警機制信息化管理方式，建立完備的學業預警數據庫，完善高校學生學業預警體系。

【參考文獻】

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