關于新時期軍休業務檔案建設的探討

宋軍燁

一、軍休業務檔案的基本特點

軍休業務檔案在檔案類別中屬于專門檔案范疇，其檔案管理和軍休所的工作一樣具有檔案管理特殊性，檔案內容系統性，檔案保存長期性，檔案整理專業性等特點。

（一）檔案管理特殊性

軍休業務檔案管理與軍休所的工作性質有關，本身與一般的民生檔案不同，具有極強的政治性、政策性、思想性，因此軍休業務檔案的管理較其他類型民生檔案具有管理的特殊性。

（二）檔案內容系統性

軍休業務檔案管理內容主要是軍休干部檔案，其特點是要反映一個干部從政治表現、工作業績到生活方方面面的情況，要求詳細、系統、全面的反映干部的全貌。軍休干部檔案材料是否完整，能否反映干部的全貌就顯得非常重要，所以要及時收集反映軍休干部情況變化的檔案材料，保持軍休干部檔案的系統性。

（三）檔案保存長期性

軍休業務檔案保存的一般都是重要的軍休干部檔案和軍休所各項業務檔案，軍休業務檔案的敏感性和特殊性決定了軍休業務檔案的重要性，因此總體上來講軍休業務檔案的保存期限要比其他一般性的社會檔案時間要長。

（四）檔案整理專業性

軍休業務檔案管理人員不僅要熟悉軍休業務相關法律法規，更要熟悉軍休業務檔案管理工作的每一個環節，要從材料手續完備、表述內容是否準確、精煉，材料觀點是否明確無誤、檔案邏輯是否符合等方面認真鑒別，對每一種每一類材料的收集、分類、歸檔的要求要了如指掌等等。

二、軍休業務檔案的重要性

（一）軍休業務檔案是軍休所工作的重要信息和依據參考

軍休所工作的點點滴滴，總結的經驗教訓，以及取得的各種成績都會真實地記入和反映在軍休所形成的各類檔案之中。軍休業務檔案既是軍休所工作的真實記錄，更是軍休所今后工作開展的參考依據和靈感源泉。而且軍休業務檔案管理的規范化可以促進軍休業務的規范化，檔案工作越融入核心業務，越能的創造更高價值。因此隨著軍休所工作的深入開展，檔案管理工作的規范化運行，其各類檔案信息資源也必將會發揮更為重要的作用。

（二）軍休業務檔案是國家檔案資源體系的重要組成部分

軍休業務檔案不僅為其自身建設提供參考和服務，更為國家積累了極為寶貴的特色檔案信息資源，是國家檔案資源體系中不可或缺的重要組成部分。軍休業務檔案也是國家檔案事業發展一個不可或缺少的方面，在黨史研究編研和國家重大文獻編纂活動中也將起到非常重要的作用。另外其檔案內容以及對其實施的管理工作，也是國家檔案工作的一部分，為國家檔案事業做出了積極貢獻。

三、軍休業務檔案的管理現狀

目前我國軍休所按照隸屬關系一般分為兩大類，即軍隊和地方軍休所，而兩類軍休所軍休的基本工作內容基本相同。其他各級各類軍休所因地域和歸屬等原因雖存在一些差異，但僅就檔案管理而言，當前面臨的問題大致有以下幾點。

（一）檔案意識不強

一般單位領導對軍休業務檔案工作缺乏了解，對檔案的作用認識不到位，檔案意識淡薄，沒有將檔案管理納入單位總體規劃目標。在實際工作中重視不夠，特別是在軍休單位各項工作不斷發展的今天，只重視軍休業務工作而忽視檔案管理工作的現狀很普遍，嚴重制約軍休業務檔案工作的發展。存在監管不嚴，在檔案管理和使用過程中存在老好人、只求過的去、不出事等思想，沒有嚴格落實各項檔案管理制度，影響軍休業務檔案管理的嚴肅性，同時也給檔案管理工作帶來了許多不應有的麻煩。

（二）文件材料不能及時歸檔

一般來講，檔案的收集是檔案管理工作的基礎和源泉，而在日常工作最容易忽視的就是檔案的收集。許多軍休業務檔案由于長期散存在個人手中，或者其他原因致使許多文件材料未被收集、歸檔，導致文件材料歸檔不齊全，個別文件材料已很難找到，嚴重影響著軍休業務檔案的齊全完整和軍休檔案的系統性，很難全面反映軍休干部的全貌。

（三）檔案信息化建設方面比較落后

在當前大數據時代，各行各業都在開展信息化建設，對于軍休檔案工作而言只有加快檔案信息化方面建設，才能適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面。而目前多數單位軍休業務檔案管理還是傳統檔案管理模式，沒有全面開展檔案信息化工作，如存在檔案資源信息化方面不足，開展檔案數字化掃描工作的單位較少，或者在檔案管理信息化方面缺失，沒有軟件輔助檔案管理和開發利用工作等問題。

（四）檔案人員專業水平不高

檔案工作的政治性、服務性，決定了檔案專業人員必須具有較好的政治素養和業務水平。而目前由于在軍休部門，檔案管理沒有引起應有的重視，導致在檔案人員的管理和培養方面投入不足，一些部門雖配備了兼職檔案管理人員，但調動更換頻繁，崗位責任不清，沒有持續性，不能持續提高專業水平。另外由于管理不到位，致使一些檔案管理人員產生了得過且過的思想，缺乏主動工作意識和創新精神。甚至對各項制度與規章也不能很好地貫徹和執行，直接影響了軍休業務檔案工作的質量。

四、加強軍休業務檔案管理工作的措施

（一）提高檔案意識，建立健全檔案組織管理網絡

提高檔案意識，將講政治放在檔案工作第一位，是目前開創軍休業務檔案工作新局面的前提。首先，各級領導干部要充分認識檔案管理工作的重要性，切實重視支持檔案管理工作，一方面要將檔案工作作為軍休所的一項基礎性工作，列入單位計劃和領導的議事日程，真正把軍休業務檔案管理工作納入總體方案和工作目標，同軍休所工作一并研究、部署和落實，另一方面，要建設以機關檔案室為中心的檔案集中統管體系，建立有領導分管，部門主抓，具體人負責的三級檔案管理網絡，建立健全檔案組織管理體系，并結合實際，制定和完善檔案工作的各項規章制度，使檔案工作有法可依，有章可循，從而保證檔案工作的順利開展。其次，軍休業務檔案人員要提高自身政治意識和責任意識，努力熟悉和鉆研檔案業務，主動參加檔案集中培訓和技能訓練，以便更好地完成各項工作任務。

（二）深化檔案業務建設，提升軍休業務檔案歸檔率

軍休業務檔案工作主要包括兩個方面，一是檔案部門自身的檔案工作，包括檔案的實體管理，如檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等，還有檔案信息管理，如檔案的檢索、編研、提供利用等；二是對軍休單位內部其他各部門的檔案工作進行業務指導，如文件的形成、積累、歸檔整理等進行指導。因此，深化軍休檔案業務建設，要從多方面入手。首先，要嚴格檔案管理各項工作制度，研究制定本單位的軍休業務檔案的歸檔范圍和保管期限表，建立統一的分類標準和整理方法，在此基礎上，認真做好檔案的收集、整理、保管和利用等各項工作，確保軍休業務檔案的系統性、完整性和準確性，大力提升軍休業務檔案歸檔率。其次，把軍休業務檔案管理工作納入單位總體規劃，并制定軍休業務檔案管理工作具體實施目標，確保檔案管理工作同中心工作開展協調一致，整體推進，良性互動，既能夠保障檔案部門自身的檔案業務工作，又能對軍休單位內部其他部門檔案工作進行規范指導。

想提升軍休業務檔案歸檔率，就要研究軍休干部檔案的構成。一般來講，軍休干部檔案包括正本和副本。干部檔案正本內容分為兩部分。第一部分由反映干部政治表現、品德作風、能力水平、工作實績、個人經歷、職級待遇以及家庭和社會關系等情況的依據性材料構成；第二部分由反映干部的歷史、現實表現，家庭、社會關系等情況的參考性材料構成。干部檔案副本由正本中主要材料的復制件、重復件等構成。

1.下列材料應當收集歸入干部檔案正本第一部分

第一，干部履歷、自傳材料，包括：干部履歷書、干部履歷變化補充報告表（干部基本情況變化登記表）、自傳等。

第二，入伍、入團、入黨材料，包括：入伍（參加革命工作）政審表、登記表、批準書，入團、入黨志愿書，黨員發展對象培養考察登記表，預備黨員考察登記表，黨員登記表，更改或確認入伍、入團、入黨時間的批復、批注等。

第三，職級、軍銜、工資、待遇材料，包括：職務任免、授予（晉升）軍銜、確定（晉升）文職級別審批材料，專業技術職務（資格）評審、任命和確定、調整、改套專業技術等級審批材料，確定、調整、晉升薪金（工資）檔次審批材料，當選中國科學院、中國工程院院士的有關材料，國家和軍隊各類重要培養對象的審批或證明材料，有突出貢獻的中青年專家、享受各種特殊津貼和崗位津貼的審批材料。

第四，受訓、學歷材料，包括：入學批準書，全日制院校學員（生）、高等教育自學考試、電視大學、業余大學和函授學習的登記、畢（結）業材料，經組織認定的等級資格考試證書復印件，學歷、學位和短期培訓材料。

第五，獎懲材料，包括：嘉獎、立功、授予榮譽稱號以及在各種表彰活動中評選的先進個人、優秀黨（團）員材料，受黨紀和軍紀處分的請示、批復、決定、通令以及刑事處分等材料。

第六，專業技術類成果材料，包括：獲得地方和軍隊各類專業技術成果獎勵表彰的審批或證明材料，經組織認定的發明創造、科研和學術成果、參加軍隊和地方重大比賽獲獎的證明材料或證書復印件。

第七，考核鑒定材料，包括：組織鑒定、考核評語、領導干部經濟責任審計報告等材料。

第八，家庭、社會關系材料，包括：干部配偶、子女情況以及家屬隨軍、隨調材料，干部直系親屬在國外的登記材料。

第九，離休、退休、轉業、復員材料，包括：離休、退休、授予功勛榮譽章、轉業、復員審批材料。

第十，傷亡材料，包括：評定傷殘等級審批材料，干部犧牲、病故登記表，生平材料。

第十一，其他材料，包括：擔任和當選軍隊、地方黨內和人大、政協領導、代表、委員的登記材料，出國、出境審批材料，政治歷史問題的結論材料，更改或確認姓名、民族以及出生時間等批復、批注，軍人公民身份號碼登記表等。

2.下列材料應當收集歸入干部檔案正本第二部分

第一，個人歷史、家庭成員、社會關系等情況的調查材料，結婚、離婚材料。

第二，更改或確認姓名、民族以及出生、入伍（參加革命工作）、入黨（團）時間等證明材料。

第三，審查結論、處分的證據材料，個人檢查、說明材料。

第四，獻身國防志愿材料。

第五，體格檢查、評殘證明材料。

第六，其他有參考價值的材料。

（三）加快軍休業務檔案信息化建設

當前，隨著信息技術的飛速發展，已深刻影響和改變了各個行業和各個部門的工作方式。大數據時代在不斷改造傳統產業的同時，也對傳統檔案管理模式提出了挑戰?？v觀檔案發展史，從竹簡到紙張，從紙張到電子，檔案工作都是在適應科技發展而不斷更新檔案管理內容和手段才獲取更大發展的。因此加快軍休業務檔案信息化建設，開展軍休業務檔案工作新局面，是順應時代的發展。檔案信息化建設要循序漸進，不能照搬先進，而是要結合軍休部門業務流程和檔案類型實際狀況，按照國家相關標準規范開展，如《紙質檔案數字化規范》《數字化外包安全管理規范》等。檔案信息化建設一方面是對現有檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為主，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重點，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化，另一方面是對增量檔案信息資源電子化，即對實行網絡辦公形成的電子文件進行在線歸檔，以實現文檔一體化，目前實行網絡辦公，在線歸檔可以大大提升公文運轉和檔案管理的效率，需要注意的是要確保雙軌制和網絡安全。檔案信息化管理模式與傳統檔案管理模式相比，有保護檔案原件，提升檔案工作效率，方便檔案利用，降低檔案管理工作量等多種方面的好處。需要注意的是檔案數字化工作開展前要對傳統載體檔案進行前處理，文件標題的擬寫，頁號編寫，破損的加以修裱，卷折的加以展平等等，還要進行文件級目錄編目，并錄入計算機，這些基礎工作完成后，檔案整體管理質量提高了，更有利于我們開展檔案數字化工作，有利于提高檔案信息化水平。

（四）提高檔案管理隊伍專業水平

提高檔案人員專業水平是提升檔案工作質量和水平的關鍵。特別是隨著軍休業務檔案工作內容和形式的發展，檔案的種類和載體類型發生了很大變化，尤其是檔案管理手段現代化建設的需求，要求檔案人員要具備很高的計算機水平和檔案業務能力。另外由于軍休工作的特殊性，還需要求檔案人員除了具備優秀的業務能力和理論水平，還要政治素質過硬，愛崗敬業，保密意識強，這些都是保障做好軍休檔案工作的必要條件。為此，軍休所要牢牢抓好以下幾項工作。首先，要保持檔案工作隊伍穩定，隨著軍休業務檔案工作不斷發展，這些兼職管理檔案的模式已經不能適應迅速發展的檔案管理形勢，需要建立專門的檔案管理機構，配備軍休業務檔案管理的專業性人員，以便更加科學規范地管理好軍休業務檔案。其次，要組織開展檔案培訓，提升檔案人員專業水平，還要主動關心和支持檔案人員的個成長，在晉職、聘任、學習進修和福利等方面享受與單位同等人員待遇，同時要為檔案人員學習深造、提升素質創造條件，充分調動檔案人員敬業愛崗的工作積極性。

（作者單位：河北省民政廳軍隊離退休干部第三休養所）