標準化科研項目管理系統分析與設計思路

王艷青 張鵬

（1沈陽師范大學，沈陽，110034；2中國航天標準化研究所，北京，100071）

在如今的社會，從生活到工作，從學習到生產，處處離不開信息技術 （Information Techno1ogy，IT）的應用，信息技術業已經滲透到我們生活的方方面面。伴隨著信息的產生速度不斷增加和計算機技術的飛速進步，為了提高管理水平、提升管理效率，國內外企業均通過建立各種系統處理單位內部事務和信息，并且隨著商業智能、數據挖掘等概念的提出，使得信息技術在企業管理領域發揮著越來越重要的作用。

在某些國防軍工領域的研究單位，由于體制、保密等多方面的限制，在信息化建設方面仍較為落后，在項目管理中仍有很多工作采用傳統的輸入方式和人工管理模式，這在面對科研類型的多樣化、科研項目不斷增長的新形勢下，已經顯得力不從心。如某傳統研究所，其管理方式上，雖然已有一些無紙化辦公系統，也采用了WORD、EXCEL等辦公軟件，但是在科研項目管理上仍未能實現更為現代化的信息管理系統，在科研項目中的立項申報、計劃批復、節點檢查、項目驗收等過程，仍需要大量的紙質材料進行流轉，通過人工記錄的方式進行進度、成果等方面的管理。這是一項工作量巨大而且細碎繁雜的事情。這種管理模式不僅效率低，也耗費了大量人員精力，使得一線的科研人員不僅要完成日常的科研任務，還要完成大量的文件流轉、經費測算等工作，無形之間增加了大量負擔。運用已成熟的信息化手段，研制新型科研項目管理系統也就勢在必行。

以標準為主要研究對象的標準化科研項目，以標準制修訂和標準化研究的軟課題為主。其特點是：研究過程中資料的收集整理較多，協調調研工作量大，會議研討多，成果主要以各類標準文本及研究報告為主。標準化科研項目更適合采用信息技術進行管理。一方面，標準主要以文字為載體，也可以看作是一種技術信息或技術資源，其制定的過程也以匯集和協調多方的技術信息為主，因此IT技術非常適用于標準的產生和應用。另一方面，隨著國家越來越重視標準化工作，標準科研項目的規模也逐步擴大，數量急劇增加。能夠處理大量數據也是信息技術較之于傳統的人工管理方式的最大優勢，尤其是數據量越大時，采用信息技術將獲得更高的效率提升和更好的經濟效益。

對標準化科研項目管理系統開展分析與設計，建立一套科學、有效的科研項目管理信息系統非常有必要，不但能解決研究單位面臨的科研任務不斷增長的壓力，也可以規范管理流程、加強監督、減輕一線科研人員的負擔，使之將更多的精力投入到科研之中，提高研究效率，具有非常重要的意義。

1 標準化科研項目管理特點與流程

1.1 標準化科研管理特點

標準化科研項目主要包括標準制修訂、標準預先研究、標準應用實施研究等。標準化科研項目涉及單位較多、需要協調的技術內容較多，與一般的工程項目管理相比，其項目的管理還具有以下特點。

a）項目前期論證具有一定難度。在項目可行性和立項論證階段，重點是對項目的先進性、可行性、經濟和社會效益等進行論述。標準化項目是一項需要大量協調的科研項目，在前期仍有需要探索的問題，對項目先進性的論述難以全面分析，同時也存在一些項目負責人貪大求全、主觀夸大項目預期目標等問題。因此，項目前期論證及立項評估需要保留多方的意見，綜合形成論證報告。

b）項目研究過程存在一定偏差。標準化科研項目有大量需要相關單位協調一致的技術指標，與一般科研項目追求先進性不同，標準化科研項目往往選擇的是優化、成熟的技術線路。在實際編制標準時，部分技術指標與技術線路會與前期論證存在偏差，甚至有時無法完成預定的技術指標。也有些項目在協調過程中，因為新的發現或條件的改變，需要重新變更標準化對象等。因此，標準化項目在時間進度、技術指標實現等方面，都存在未知因素，存在一定的風險。

c）項目在成果的評估上存在不確定性。標準化項目的成果，一般是通過專家評審的方式來進行評估。對于硬性約束，主要看是否在預定的計劃時間和預算成本內完成。對于科研項目的成果質量，主要依賴于專家的個人知識水平和能力，存在較大的人為因素。此外，標準化的效益主要來源于技術協調一致帶來的成本節約與效率提升。在實際測算中具有不易量化的特點，實際數據也較難取得。因此科研項目在最終成果的考核上存在較大的不確定性。

1.2 一般流程

在國內科研項目的管理流程方面，根據 《國家科技計劃項目管理暫行辦法》、 《國家標準管理辦法》、 《中華人民共和國標準化法》和 《國防科技工業標準化工作管理辦法》等文件的規定，一般情況下，可將全過程周期的標準化科研項目的管理流程分為以下幾個步驟。

a）項目申報：每年國家有關主管部門發布項目論證指南或者論證要點。根據項目申報用戶指南或要點的有關說明，按照相關管理制度要求和規定的格式模版，填寫項目建議書或論證報告，提交給主管部門。

b）項目評審/評估：主管部門根據要求，一般先對項目進行形式審查，之后召集有關專業領域專家，對申報項目進行統一評審/評估。

c）項目立項：主管部門根據評估意見，比較篩選出較為可行、效益較好、符合論證要點的項目立項批復。

d）下達計劃/任務書或合同簽訂：主管部門根據項目建議書，編制有關項目計劃或任務書，明確項目主要研究內容、研究周期、項目經費等，向申報單位下達科研任務書或簽訂科研合同。

e）計劃實施：在計劃實施階段，標準制修訂項目與一般科研項目略有不同。標準制修訂項目實施主要分為5個階段：①征求意見階段——編制標準征求意見稿，并向有關單位、行業征求意見；②預審階段——根據征求的意見和預審會的意見，完善標準內容，組織專家對于修改后的標準文本進行審查；③送審階段——對意見進行研究分析和采納，并對未予采納的作出說明，編制標準送審稿，完成后提交有關標準化技術委員會審查；④報批階段——審查通過后，修改完善標準稿件，形成標準報批稿，送有關部門批準發布；⑤發布階段——印刷實施，將標準印刷后出版，并予以貫徹實施。

f）項目驗收：在規定驗收時間內，項目承擔單位完成了所有科研工作，即可按計劃向管理部門提出項目驗收申請，管理部門組織專家對項目的研究情況、任務完成情況、經費使用情況等進行審查，評審合格后通過驗收。

國內標準化科研項目在管理流程上雖然大體類似，但是各管理部門沒有統一的管理平臺，各研究單位仍需要根據不同項目渠道要求來進行項目申報和管理。

1.3 流程的優化與整合

各渠道標準化科研項目有各自的特點和要求，在建立管理信息系統時，需要將流程進行梳理，對項目需求進行規范化處理，保證數據的標準化，這樣才能使各類項目通過統一的數據交換和管理平臺完成信息化建設。在流程和項目信息數據的優化上，主要遵循以下幾個原則。

a）在項目管理的全周期內，應將項目從立項申請到實施驗收的各個流程都包括在內。但考慮到項目管理全流程較長，各階段流程相近。因此在流程優化上，將各個階段統一化，使用簡單的 “編寫—校對—審核—復查”單線流程，各階段重復使用這一質量審核流程，避免各個階段的審核流程不同帶來多個審批工作流。

b）數據保留最大集合，即盡可能多的保留項目審查信息和專家意見。標準化項目不同于一般科研項目，在項目進行過程中需要召開多次的研討會議，對項目進行分析和研究。因此，專家的審議意見非常重要，在項目流轉過程中要盡可能保留專家意見。

c）對于一個項目的基礎輸入，根據標準化科研項目特點，主要是項目合同和項目任務書。在項目管理的各項流程上，均以合同和任務書作為項目的硬性約束條件。

2 建立標準化科研項目管理信息系統

根據標準化科研管理特點，結合標準化科研項目流程的優化與整合，分析項目管理系統各層次方面的需求，按照功能需求建立各功能模塊。

2.1 需求分析

根據對使用需求的調研，項目管理系統主要有3個層次方面的需求。

a）領導決策層，主要需求是了解項目進展情況及項目風險。通過分析，此方面的需求主要包括：了解項目各類數據，希望系統能夠實現對項目各類數據的初步統計和分析，對項目執行進度和質量風險有初步自動化預警功能。此部分功能可以通過項目統計與分析功能模塊完成大部分需求，在項目計劃管理中也可以增加各類節點完成情況的查詢等功能，以實現此部分需求。

b）項目計劃管理層，主要是根據項目約束編制計劃，按照領導層的要求督促計劃的完成，檢查項目完成質量。此部分功能需求主要為項目計劃和質量管理。其中，需要通過工作流引擎實現大量的審批流轉功能。同時，此部分功能也是系統需求的重點。項目計劃編制與節點考核應根據研究單位目前的管理流程進行劃分，結合目前研究單位實際情況制定相關的管理流程，實現里程碑節點和成果的線上提交、審核。

c）項目具體執行層，即項目負責人和具體實施項目的一般科研人員在項目內部溝通和管理功能上的需求，包括任務分配和管理、成果線上提交、項目內部溝通和交流等。從功能上來說，主要也是集中在項目計劃和質量管理中。但是項目內部人員和任務分配相對獨立，將此部分功能獨立為一個模塊，便于功能的權限控制和使用。

2.2 主要功能模塊的分析和設計思路

2.2.1 申報/立項管理功能設計

該功能模塊主要針對標準項目立項的有關工作，能夠實現單位或部門的標準項目需求的申報、審核等功能。申報和立項的功能需求中，主要針對來自上級和不同甲方單位的科研需求，對項目進行立項論證，按要求完成項目有關申報材料的編制。模塊應能夠按照不同渠道，提供有關立項報告模板及填寫要求，便于用戶填寫需求。因為申請書是專家評審時的唯一依據，填寫申請書質量的好壞直接影響項目能否申報成功，重要性可以達到50%～80%。因此，模塊應具備審核、審批流程，充分發揮專家把關作用，能夠對申請立項項目的主要內容、重點、難點等進行審核和審批流轉，并記錄各級審核人員、各級專家對項目立項的建議，確保研究線路正確、研究價值較高的項目能夠上報。模塊應具備匯總及導入導出功能，能夠實現項目信息匯總表及建議書的導出。同時，為了方便科研人員，模塊也應能夠實現歷史申報項目的查詢、導入導出。

2.2.2 項目計劃 （執行）管理功能設計

根據研究單位實際情況，項目管理主要通過對項目設立多個關鍵里程碑節點，并對節點完成情況進行跟蹤考核，以此判斷項目風險和完成進度。項目計劃管理是標準化科研項目管理的核心內容之一，能否按要求完成項目，需要依靠項目計劃管理的各節點里程碑完成數據進行判斷。項目計劃管理中重點是兩大部分內容：①項目計劃的編制，即里程碑節點的設置和更改；②計劃監控，即節點完成情況的審核和比對。因此，該模塊的主要功能分為計劃制定和計劃監控。

“計劃制定”根據計劃管理流程，主要是計劃制定審批和計劃變更等需求。按照研究單位計劃管理有關文件，對此部分的功能設置為計劃制定、計劃審批、計劃變更、里程碑節點設置等功能，應能夠實現：①年度、季度、月度等計劃的錄入和修改；②實現計劃多級流轉審批；③計劃變更審批；④靈活的里程碑節點設置等功能。計劃制定是項目管理部分的核心內容，計劃制定的流程一般為：計劃管理部門根據任務書/合同提出里程碑節點和計劃草案→項目負責人完善計劃草案→計劃管理部門審核后提交領導審批→領導根據情況審定計劃。由于計劃制定和計劃審批情況較為復雜，審批過程可能會有多次往復。因此，采用工作流引擎來實現計劃審批流程，實現復雜流程的管控與審核。

“計劃監控”是對計劃完成情況進行審核和比對，主要功能需求包括對計劃完成情況的查詢統計、對計劃里程碑完成成果的網絡流轉審批等。項目計劃監控的目的在于對項目研究進展程度、項目目標實現情況等進行階段評估與考核，在項目研究過程中及時發現問題，督促項目組解決問題，以保證項目研究的有效實施。同計劃管理一樣，計劃監控也是項目管理系統的核心內容。計劃監控功能模塊必須能夠完成計劃節點的監控和審核，同樣采用工作流引擎實現較為復雜的審批流程。在計劃監控模塊中，主要的功能是能夠支持計劃完成情況的審批流轉，能夠記錄各級審批對計劃完成成果的意見。因此，里程碑節點中成果提交和成果審批是主要功能，能夠將成果通過系統按要求上傳至服務器中，并由系統進行初步判斷，記錄計劃管理流程的各個時間節點和審核情況數據。

為了能夠識別出項目的初步風險，該模塊還要能夠對計劃完成情況進行統計分析。可按單位、渠道、項目類型等多種方式對計劃執行情況進行統計；可按月/季度/年等列出項目整體進展計劃，跟蹤計劃的完成與變更情況；支持甘特圖等分析圖表的生成。同時，能直觀地查看項目所對應的里程碑、大事及項目成果信息。能夠規劃項目的各個里程碑 （階段），還可以查看選中里程碑對應的基線、任務和發生的大事記等，里程碑支持節點成果的編輯與審核。這些查詢功能便于各級管理部門及項目負責人及時察覺到項目計劃完成的風險和了解項目進展動態。

2.2.3 驗收管理功能設計

項目驗收是項目完成后，有由上級部門或甲方單位對項目進行成果的驗收和考核。由于項目驗收工作往往由甲方單位進行組織，一般采用會議評審的方式進行，很難采用網絡方式進行評審。因此，系統中沒有對驗收成果進行線上驗收的功能，不能通過線上評審功能進行驗收評審。此部分的功能主要是根據目前實際驗收工作情況，完成：項目驗收申請的填報、審批和輸出；將線下驗收結果 （主要包括會議評審結論和甲方意見）錄入系統中，實現系統對驗收項目的記錄和評價，方便項目人員查看和處理；能夠梳理有關電子材料并歸檔保存，具備導入導出功能。

2.2.4 質量管理功能設計

質量管理功能與計劃管理緊密結合，標準制修訂項目的質量管理體現在標準制修訂過程的質量管理和標準本身的質量評價方面。標準制修訂過程的質量管理主要是指對各個階段標準文本及其他相關材料進行質量審核。標準本身的質量評價主要包括評審結果的記錄和管理。該功能模塊包括兩部分功能：成果評審和評審管理。

“成果評審”應能夠對計劃成果進行質量評審和考核。由于標準化科研項目軟成果較多，因此對成果的審核應實現網絡流轉審核。該模塊應支持課題研究報告或標準各階段稿件及有關材料的流轉，用戶可以通過該模塊，提交項目有關成果，并流轉至有關負責人進行審核。系統應能夠記錄項目流轉過程中，各級審核意見、審核時間等情況。當項目質量存在問題未通過時，有關意見情況能夠在計劃管理模塊中顯示。該模塊應能夠支持多級人員審核，支持多項目的質量情況統計分析，支持審核情況數據的導入導出。質量人員能夠跟蹤有關項目的會議評審記錄、審計各類輸出、監控項目關鍵過程。

“項目評審管理”包括項目評審/研討會議申請、評審會議記錄、評審結果記錄等功能。項目能夠實現會議申請的網絡流轉，實現各級審批并可記錄意見，能夠記錄會議紀要及評審結果，對評審結果進行記錄，并體現到有關項目的計劃管理模塊、質量管理模塊中。

2.3 數據關系簡要設計

數據庫設計步驟是根據功能需求，梳理分析出所需各類數據實體，再分析實體之間屬性的關系，之后再設計出具體數據表。在設計過程中，遵循的數據庫設計主要原則有：①一致性，保證在系統的任意階段數據一致，對于有出入的數據應能夠及時發現；②完整性，對于關鍵數據，要防止用戶輸入不合法的數據，影響數據結構，主要通過輸入規則來對用戶輸入進行審查；③拓展性，除滿足目前需求外，還應留有一定的拓展接口，便于后續開發。

本系統模塊中應包括人員、項目、計劃等多個實體。本文以其中最主要的項目管理模塊為例，對數據關系進行分析。數據實體主要包括以下幾類。經過分析，大致的數據關系如文末附圖所示。

a）用戶類 （人員信息）：主要包括系統用戶的各類信息。系統中所有的角色，包括項目負責人、科技部計劃管理人、評審專家、領導以及系統管理員等，都是屬于用戶類。

b）單位類：主要包括了用戶的單位信息。單位與用戶是一對多關系。

c）項目類：包括了項目的基本信息。項目類與項目負責人、項目類與單位類 （主承研單位）均是多對一關系。項目類與附件類是多對多關系。 “項目類”與 “意見與建議類”是一對多關系。

d）項目立項信息類：是在項目申報階段的基本信息，與最終項目獲得立項的信息會有差異。項目立項信息類與項目類是一對一關系。

e）項目計劃類：項目計劃類包括了項目里程碑節點的信息。項目類與項目計劃類是一對多關系。

f）意見與建議類：包括了線上評審、線下評審等提出的各類評審結論、質量意見以及修改建議。質量問題也屬于意見與建議類。 “意見與建議類”與 “項目類”是多對一關系。

本文通過對現狀的調研，結合實際工作需求，有針對性的提出了科研管理系統的架構，系統主要包括團隊管理、項目管理、質量管理以及查詢分析等模塊。每個模塊包括了若干相應的功能，基本滿足目前研究單位科研項目管理的各項需求。不僅僅能夠實現科研項目的全生命周期管理，也為管理人員提供了一個科研數據收集分析平臺，為科研發展、管理經營和決策提供了有效的信息支撐，可獲得巨大的收益。