辦公室核稿工具的研發

廣東電網有限責任公司東莞供電局 吳秀全 李學鵬

公文核稿是公文送交領導簽發前文秘人員所做的一項重要工作，是保證公文質量的重要環節，其目的在于使公文規范，節省領導審閱時間。但面對海量的文字，人工核稿不僅效率低，而且錯誤率高，所以基于計算機技術下研發的核稿工具很有現實需要，本文扼要闡述了核稿工具的研發歷程。

前言：核稿是公文處理工作中的重要組成部分，是對形成正式文件前的文稿進行把關，修改、訂正文稿中存在的各種問題。這是一項綜合性、技術性、業務性很強的工作，有其自身的規律性。一般來說，核稿必須首先弄清文稿形成的背景、過程、部門領導的意見以及會商情況等，在此基礎上，抓住重點對公文進行審核。

公文核稿主要是“三核”。一是核公文內容，保證用詞準確、客觀、可行；二是核公文文字，保證文字精煉、通暢、規范；三是核公文格式，保證公文規范化的具體表現和主要標志。公文核稿不僅僅是關乎公文質量的好壞，還是工作作風、業務水平的體現。

但是，面對大量的公文、海量的文字，如果單是人工核稿會花費大量的時間，而且在人工核稿過程中由于人力的疏忽，有時會出現文稿疏漏了格式，疏忽了細節，甚至因核稿費時較長，出現更嚴重的錯誤。這會導致公文質量下降，所以研發出一種自動核稿工具很有現實需要。

1.需求分析

經調研分析，辦公室核稿工具需要實現如下功能；

（1）WORD文檔排版格式自定義功能。工具提供排版格式自定義功能，可以新建、編輯、復制排版規則和格式。例如：可針對會議格式新建一個排版格式，可自定義標題、目錄的生成及格式，可自由設置格式有多少級標題（如一級標題、二級標題、三級標題……等等），可針對每一級標題的字體、段落、格式進行自由設置，并可將格式存為模板。

（2）格式版本管理功能和共享發布功能。可針對自定義的格式進行版本管理，并可查看不同版本之間的具體情況。同時可以將格式版本設置權限，共享給工具的其它使用者。其它使用者可以在現有模塊上快速復制新的格式模版。

（3）文字、表格、圖片自動排版功能

可根據自定義的格式模板，對具體的WORD格式文檔和目錄，自動進行排版。

（4）常見錯別字、標點符號自動校準功能可設置常見錯別字匹配庫，以及專用術語核對庫。工具可根據設置的匹配庫，對WORD文檔的錯別字、標點符號進行識別，并進行更正。

（5）文章層次段落自動識別功能。可根據文檔格式的設置規則，自動識別文檔的不同層次的段落，并對段落進行排版，同時具備對層次段落進行自動編號，并可識別錯誤編號進行糾正。

（6）目錄生成功能。可根據文檔的層次段落結構，自動生成目錄，并按設置的格式設置目錄的格式。

（7）頁眉、頁腳、頁面自定義設置功能。

（8）后臺運行功能。要求工具可在后臺以服務的形式運行。用戶可以通過工具提供的服務，在WORD編輯器中，直接通過快捷按鍵的方式，調用工具提供的服務，進行格式排版的設置。同時，要求工具具備針對不同的用戶，自定義快捷鍵的功能。

（9）右鍵快速操作功能。工具需要提供右鍵快速操作功能。可以在支持此功能的系統內，通過右鍵菜單，對WORD文檔或是整個目錄進行快速排版。

（10）文檔備份功能。工具需要對編輯過的文檔，具備自動備分的功能。并要求備份有清晰的版本信息。同時需提供文檔的版本還原下載功能。

（11）文檔排版日志功能。工具需要對排版的文檔，有清晰的日志記錄。如：本次排版，修改了哪些部分，進行了哪些格式的調整，以及錯別字的糾正等。并要求日志信息可根據使用者、操作文件名、日期等進行清晰詳細的歸類查看。

2.研發思路

采用先進的VB作為開發語言，利用計算機的運算、分析能力，基于B/S架構，開發框架主要采用典型MVC分層架構，使用JSTL和MUI框架處理界面UI層。運用WebWork框架處理表現層業務，運用STRUCT2框架與JDBC處理持久層和操作數據庫。數據庫使用Oracle11G，服務器運行于RHEL。

利用計算機嚴謹的運算功能應用到公文核稿工作中,實現類似Office辦公軟件一樣自動檢查、搜索錯誤或按設定條件進行一些不規范的語句，語病的提醒功能，并實現文稿版本的管理，能夠清晰記錄該文稿改動的次數，提高寫稿人的文稿水平,并實現文稿規范化管理，提高文稿管理水平。大大減少了工作時間，提高工作效率。

2.1 軟件邏輯設計

首先編寫宏定義模板，用戶根據核稿對象文件類型選擇核稿方式，提供軟件核稿、鼠標右鍵直核、鍵盤快捷鍵核稿三種方式，通過調用模板進行排版，完成核稿流程。

文本格式的自動校核功能設計：先對word 文檔進行遍歷識別，識別出標題、正文、一級標題、二級標題等內容。然后按要求的格式進行轉換，主要是對字體大小、行間距離、字號、符號、字體顏色等進行修改。最后設置具有變換格式功能的快捷鍵F2/F3/F4/F5。

2.2 代碼實現

編寫代碼設計文本格式的自動校核功能、文檔排版格式自定義、格式版本管理功能和共享發布、常見錯別字、標點符號自動校準、文章層次段落自動識別、目錄生成功能、文檔排版日志、后臺運行、右鍵快速操作、文檔備份、網絡排版高級、IE瀏覽器插件等12個功能。

2.3 設計應用界面

(1)程序的入口，完成程序的啟動；

(2)完成鍵盤監聽功能；

(3)可單文件右鍵核稿；

(4)可文件夾批處理；

(5)完成界面和其他邏輯功能；

每份待校核文件，可以單文件通過右鍵菜單“一鍵核稿”進行處理，也可以對整個文件夾進行批量處理。我們將四份原稿在字體、間隔、排版等方面都不是很規范的文稿來進行模擬，如圖1所示：

圖1

通過辦公室核稿工具自動核稿之后，上圖四份文稿變成如圖2所示：

圖2

可以看出，通過使用核稿工具自動編輯后，文稿無論是標題、字體，還是字號、斷落等都從雜亂無章變得整然有序。

3.總結

基于VB編程研制了“辦公室核稿工具”公文快速核稿軟件。軟件研制分為編碼設計、界面設計兩個部分，具有12個實用功能。適用性強，可應用所有windows 系統計算機設備，有軟件文檔核稿、右鍵文件夾核稿、文檔內容識別核稿三種方式，使用簡單，實現一鍵無差錯完成。操作簡單“辦公室核稿工具”能夠自動完成對整個文檔的初核，簡單快捷，比起人工逐字、逐句、逐個符號檢查核對減少了98%時間。本軟件能應用于辦公室文秘文員核稿、審稿工作，減少審核時間，提高審稿核稿效率。軟件應用簡便，上手即用，無需專門培訓，推廣性強。在東莞局文秘線開展全范圍應用，應用1年多以來文秘人員審稿效益得到明顯提高，擬稿人的擬稿質量、規范率較以往有顯著改善。