淺議高星級酒店客用消耗品的財務管理

鄭靈肖

一、引言

國內品牌和國際品牌的相眾多酒店，在國內的高星級酒店經營市場展開了激烈的競爭。各個酒店都在尋求先進有效的管理模式，提高酒店營運管理能力，提升其自身在高星級酒店市場的份額。一般而言，重視細節管理的高星級酒店在財務管理工作中也同樣應注意細節管理，細致到位的酒店財務管理可以控制酒店成本支出，提高獲利能力，所以酒店財務管理水平是衡量酒店發展水平的重要組成部分。本文試著以高星級酒店的酒店用品之一——客用消耗品為對象，討論了客用消耗品的概念、外延，分析客用消耗品的管理現狀及不足，并從內控制度、預算編制、預算執行、財務分析等角度對高星級酒店客用消耗品的成本控制和品質控制提出具體建議。

二、客用消耗品的概念、范圍

酒店行業一直關注酒店用品的管理問題，高星級酒店也不例外。簡單地說，酒店用品是酒店生產和經營過程中需要的各種用具和物品的總稱，包括餐廳服務用品、玻璃器皿、前臺用品、客房棉織品、客用消耗品、清潔用品、酒吧消耗品、酒店員工制服、日用雜件等。其中的客用消耗品，也稱客房一次性消耗品是指在每間客房內配備的，供客人免費使用的一次性用品，主要包括牙具、梳子、剃須刀、香皂、浴帽、洗浴用品、擦鞋布、杯蓋、消毒封條、垃圾袋、標簽筆、客用抽紙等。酒店現有的客用消耗品有近20種。因為高星級酒店采購客用消耗品的高品質，又是供客人免費使用，所以高星級酒店客用消耗品的支出是酒店經營的重要成本。財務人員若能有效地參與到客用消耗品的管理，則可以為酒店帶來更好的經濟效益和其他綜合效益。

三、客用消耗品管理的現狀

（一）財務管理與業務管理脫節

在實務操作中，很多高星級酒店的財務人員認為客用消耗品的管理是客房部門負責的業務，應由客房部進行管理，而財務部只負責記賬和賬目核算，不應涉及業務經營的全過程。所以很多高星級酒店沒有制定針對客用消耗品的財務管理制度。因為沒有相應的財務管理制度，很多財務人員在對酒店客用消耗品記好賬，做好核算后就認為已經完成了對客用消耗品的財務管理事務，很少關心客用消耗品的性價比、采購價格，更遑論嚴格的內部控制和成本費用分析的意識。因前述原因，酒店管理層不能對客用消耗品的全流程進行有效的監管分析，缺乏風險的預測分析，不能夠及時發現風險。

（二）財務預算與業務預算脫節

高星級酒店注重預算編制，但預算編制更多把側重點放在財務數據的預算角度，往往忽視業務預算，非財務指標預算不重視。按照現行的一般操作方法，高星級酒店的預算由財務部全面負責。在編制財務預算時，對客用消耗品事項很熟悉的客房部很少甚至不參與客用消耗品預算的編制。財務部常常參照以往年度客用消耗品發生費用金額來定預算數據，往往只對與財務數據相關的客用消耗品的成本進行數據的羅列。因而，缺少客房部有效參與的財務預算往往缺乏數據背后邏輯關系支持體系，所編制的預算不具有實際的指導意義。如在財務預算編制時不分酒店營業的淡旺季，也沒有考慮到所在城市年度的臨時會展情況，導致客用消耗品的采購預算和庫存不能與客房出租形成正向對應關系，容易產生客用消耗品在客房出租淡季時形成庫存積壓；而在客房出租旺季時又面臨缺貨的局面。

（三）預算執行不到位

眾所周知，對于酒店經營活動而言，全面預算編制非常重要。很多高星級酒店非常重視預算編制，但同時又存在預算執行不到位情況。 在客用消耗品的管理過程中，相關部門和人員認為預算只是一個預估，往往是預算歸預算，執行的歸執行，實際費用列支不與預算情況相掛鉤。客房部往往覺得預算執行、預算跟蹤是財務部門的事情，導致客用消耗品的預算執行工作停留在表面，庫存管理、客用消耗品領取流程有缺陷。如在客用消耗品的采購環節，客用消耗品出現超預算支出時，酒店管理層往往疏于分析甚至不分析預算超支的內在原因，僅從表面控制客用消耗品的采購成本，甚至出現以降低客用消耗品的品質來達成預算數據的情形。

四、加強客用消耗品財務管理的建議

（一）加強流程設計，財務管理與業務管理有效結合

第一，酒店應制定客用消耗品的采購、領用、盤存制度，確定精細化管理目標，讓管理有序。在制度流程設計是在制度中應該明確由客房部全面負責客用消耗品的管理；同時明確財務部協助客房部進行客用消耗品的管理，如要求財務部建立客用消耗品使用臺賬。在具體流程的設計上，建議由財務部依據已經編訂的預算，進行嚴格的計算，制定詳細的采購計劃。若采購是由客房部發起，采購單要注明采購數量、單價、庫存、預計使用期限等具體信息。采購流程設計時，有客房部、采購部、財務部共同參與，每個部門、每個崗位是流程中的一個節點，每個節點的工作依據、工作標準、工作權限要明確。采購流程之間以人、財、物為關聯網狀聯系，以業務邏輯為連接點形成制度控制，使得財務管理也業務管理有效結合。

第二，確定標準定額標準。在對酒店客用消耗品的管理過程中，要結合酒店的實際出租率情況制定客用消耗品的單間標準消耗定額。在對客用消耗品的使用時，應嚴格進行使用過程和使用數量的把控，從而保證酒店運營的正常運轉。與此同時，在執行定額制度時，要記錄客用消耗品的消耗情況并形成報表，定期針對報表進行分析整理，從而能夠及時調整定額制度，避免出現浪費情況。

（二）財務預算與業務預算編制融合編制

第一，充分溝通，爭取酒店管理層支持。酒店預算編制涉及酒店每個業務部門及職能部門需要投入精力餐飲，沒有酒店總經理和各部門負責人的全力支持和推動，往往難以實質性推動并取得務實的效果，最終導致財務預算淪落為財務部門的純數據填報。酒店總經理和各部門負責人的重視和支持程度決定了預算編制的精細化和科學性程度。在與酒店管理層溝通過程中，財務負責人應承擔起預算溝通、規劃、講解、推動的責任，要多種措施并舉，財務部組織不同層級的酒店預算培訓會，灌輸全面預算相關知識，培養預算意識。

第二，編制酒店全面預算時，應確定客房消耗品標準定額與客房總出租數量的正比關系。預算管理是精細化管理的平臺，業務預算與財務預算同步使力，可以倒逼各項工作規范化。客房部等業務部門可針對不同房型單間房所需配備客用消耗品的范圍、數量，制定消耗品標準定額。財務部則依據客服部制訂的客用消耗品的標準定額、酒店出租率、出租總客房等數據，編制客用消耗品預算消耗。這樣的編制邏輯，實際上要求酒店以職能部門目標為導向，提前規劃工作，把客用消耗品日常管理做實、做細，為執行和評價效果打好基礎。同時，也把財務部門由“審批”部門變為真正的“管理”和“服務”部門。

（三）預算分析跟蹤到位

建立客用消耗品預算分析情況定期報告制度。定期報告制度是預算分析環節的重要內容，也是預算事后管理的有效手段。客用消耗品預算分析包括耗用情況描述、原因分析、對策和建議。客用消耗品情況描述，包括預算執行情況：編制客用消耗品明細表的消耗范圍、數量、金額、單間每日消耗情況；客用消耗品執行情況與預算差異對比，是正偏離還是負偏離，是否在合理范圍內？客用消耗品與歷史數據對比，與行業平均水平對比。客用消耗品通過數據對比，進行原因分析，對差異形成的原因深入分析，是內部原因還是外部原因？內部原因是標準定額成本制定不科學內部損耗太多？等等；外部原因是客房市場影響酒店出租率、客用消耗品采購成本上升？通過分析差異，差異存在原因，針對分析的情況，提出可行的建議措施和改進方法。